سنتها و دانش بشری به صورت مختلف ، نسل به نسل انتقال یافته اند و شکل مکتوب آن ، همواره دارای نقش واهمیت ویژه ای بوده و در این میان ، اسناد به عنوان معتبرترین منابع شناخت جوامع و فرهنگها ، نقش انکار ناپذیر در انتقال میراث بشری به نسلهای بعدی داشته و ازطرفی به مثابه ابزاری جهت انجام امور دولتها و همچنین وسیله اثبات حق و حقوق مردمان به شمار می رود.
درباره عملکرد بایگانی ریلی بیشتر بدانید.
حفظ ونگهداری این میراث گرانبها ، همواره مورد توجه دولتها و افراد ذینفع بوده است . امروزه آرشیوها چنین مسئولیت سنگینی را بر عهده گرفته و علاوه بر آن خدمات ویژه ای را نیز ارائه می دهند . آرشیوها قسمت اعظم اسناد خود رااز بین مکاتبات و پرونده های دستگاههای دولتی تهیه می کنند ، زیرا وزارتخانه ها و سازمانهای دولتی محل رویش انبوه اسناد و مکاتبات گوناگون می باشند و پس از آنکه آنها کارایی اداری خود را از دست دادند طبعاً نیازی به آنها نخواهد بود .
درباره تفاوت قفسه بایگانی و قفسه بایگانی ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
بنابراین آرشیوهامی توانند بیشترین بهره ها را از آنها ببرند.
از سوی دیگر دولتها به دلیل نیاز به حفظ سوابق خود مجبور به ایجاد آرشیوها می باشند ؛ اما آیا تمام اسناد آرشیوی هستند ؟ آیا همه آنها راباید نگهداری نمود؟ تا چه زمانی و چگونه ؟
برای یافتن پاسخ مجبور به تعیین ارزشهای اسناد می باشیم ، مرجع ذیصلاح جهت تشخیص ارزشها را باید مشخص نمود و با بهره گیری از تئوریهای ابراز شده ، از اصول ارزشیابی پیروی نمود وبااجماع کارشناسی و کسب رضایت شورای آرشیوی اوراق زائد را امحاء و اسناد باارزش را به آرشیو منتقل نمود.
درباره قفسه بایگانی کشویی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
ارزشیابی اسناد اساسی ترین فعالیت آرشیو و مدیریت اسناد می باشد چرا که مدیران اسناد بدون ارزشیابی از تصمیم گیری نهایی عاجزند و مهمترین مسئولیت آرشیو تصمیم گیری در خصوص انتخاب و گزینش اسناد است .
از طرفي وزارتخانه‌ها و سازمانها براي انجام وظايف خود، ناگزير از مكاتبه درون و برون سازماني مي‌باشند. در اين راستا سالانه به مقدار زيادي اسناد و پرونده‌هائي كه حاوي مطالب مربوط به اقدامهاي روزمره مي‌باشد توليد و نگهداري مي‌شوند.
اينگونه اسناد و پرونده‌ها پس از آنكه نقش خود را در سازمان مربوطه ايفا نمودند از چرخه اداري خارج شده و معمولاً مورد مراجعة دستگاه ها قرار نمي‌گيرند، براساس مفاد قانون تأسيس سازمان اسناد ملي ايران كليه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده‌ها،عكس‌ها، نقشه‌ها، كليشه‌ها، نمودارها، فيلمها، ميكروفيلم‌ها، نوارهاي ضبط صوت و ساير اسنادي كه در دستگاه دولت تهيه شده و يا به دستگاه دولت رسيده است و به طور مداوم يا غيرمداوم در تصرف دولت بوده است مي‌بايد براساس مقررات خاصي مورد ارزشيابي قرار گيرند و اسنادي كه از لحاظ اداري، مالي، اقتصادي، قضائي، سياسي، فرهنگي، علمي، فني و تاريخي واجد ارزش نگهداري دائم باشند به آرشيو ملي منتقل و اوراقي كه فاقد ارزشهاي مزبور باشند، طي مراحل قانوني امحاء گردد.
درباره تفاوت قفسه کتابخانه و قفسه کتابخانه ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
تعاریفی از ارزشیابی اسناد
1ارزشیابی تعیین میزان ضرورت نگهداری اسناد یک سازمان می باشد .
2ارزشیابی فرآیندی است که براساس آن عمر مفید هر ردیف از اسناد یک سازمان مشخص می شود.
3ارزشیابی تلاشی است به منظور یافتن فواید آتی یک سند.
4ارزشیابی انتخاب اسناد ویژه برای آرشیو ملی و تشخیص اوراق امحایی است.
5ارزشیابی عبارت است از تجزیه و تحلیل موضوعی اسناد به منظور تعیین مدت نگهداری آنها برای دستگاه ایجاد کننده.
به نظر می رسد تعاریف فوق مکمل یکدیگر می باشند و در واقع ارزشیابی اسناد تمامی مفاهیم یاد شده را در بر می گیرد.
همچنین مقاله آموزش اصول بایگانی و دفترداری را مطالعه کنید.
اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا
منبع: www.ozhanco.com