اتاق آرشیو مهمترین بخش ساختمان اختصاص داده شده برای نگهداری سوابق است. با توجه به وزن سنگین فایل ها، مناسب ترین مکان برای استقرار آرشیو ها، طبقه پایین ساختمان است. مناطق با ویژگی های زیر برای آرشیو ها مناسب نیستند:
– محیط های ناسالم، مانند خزنده های مرطوب و جریان های زیرزمینی.
– محیط های بدون ریسک، مانند مناطق نزدیک به دیگ بخار.
– محیط با مشکل از نظر دسترسی.
– محیط های ثبت نشده برای حفظ اسناد محرمانه.
درباره عملکرد بایگانی ریلی بیشتر بدانید.
موارد مربوط به این موارد عبارتند از:
– کف اتاق ذخیره سازی، با ظرفیت بار 1200 کیلوگرم در هر متر مربع، با ارتفاع استاندارد 20.2 متر برای قفسه های ثابت. در مورد ملافه، بهتر است از ضد کف پا، مانند پوشش سرامیکی، کفپوش قابل شستشو استفاده کنید تا از افزایش گرد و غبار جلوگیری شود.
– پوششهای داخلی و خارجی دیوارهای بایگانی از مواد مقاوم در برابر رطوبت و حرارت عایق ساخته شده است. پنجره های دیوارهای بیرونی را باز کنید.
– بهترین دمای برای آرشیو کردن، به طور متوسط 18 تا 20 درجه با رطوبت 50 درصد است.
– برای جلوگیری از نور خورشید، بهترین راه برای ترتیب موارد و قفسه ها، بازگرداندن خورشید و مخالفت با راهروها بین قفسه ها است.
درباره تفاوت کمد بایگانی و کمد بایگانی ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
حفاظت از پرونده:
عفونت های حشره و قارچی به طور مستقیم با تنظیم رطوبت و نور مرتبط هستند. با این حال، برای کنترل جوندگان، مسدود کردن حفره های لوله های آب گرم، ورود آیراتورها و لوله های زهکشی یکی از مهم ترین اقدامات است که به طور کلی توصیه می شود.
همچنین مقاله تاریخچه آرشیو را مطالعه کنید.
پرونده محافظ: محافظ فایل شامل انواع مختلفی از قبیل پوشه ها، کارتونینگ ها، رشته ها و یا کلاس های درس است که با توجه به موارد زیر انتخاب می شوند:
1-مطابقت با آرشیو ها از لحاظ نوع، اندازه و تعداد.
2) طول حفاظتی، بسته به عمر مورد. فایل هایی که برای مدت زمان طولانی در بایگانی فعلی مورد استفاده قرار می گیرند باید قوی تر و با دوام باشند.
درباره تفاوت کمد کتابخانه و کمد کتابخانه ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
3. پوشه ها یا پوشه ها برای مطابقت با اندازه سوابق در فایل. در اصل، قطر فایل نباید بیش از 2.5 سانتیمتر باشد و نباید بیش از 150 برگ در فایل نگهداری شود.
درباره کمد بایگانی کشویی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
4. نگهداری یا ضمیمه سوابق نیز تأثیر زیادی در تعیین نوع محافظ فایل دارد. معمولا برای صاف کردن رکورد، استفاده از آن آسان است. اگر میزان ارجاع به پرونده بالا باشد، نصب در داخل پوشه باعث می شود که فایل به سرعت سقوط کند.
اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا