» منوی هدر » مقالات » نگهداری اسناد

تفاوت مناقصه و مزایده

مناقصه روشی است که در آن سازمان‌های عمومی، خرید کالا یا خدمت مورد نیاز خود را به رقابت و مسابقه می‌گذارند و با اشخاص حقوقی یا حقیقی که کمترین قیمت یا مناسب‌ترین شرایط را پیشنهاد می‌کنند، معامله می‌نمایند. مزایده ترتیبی است که در آن اداره، فروش کالاها و خدمات یا هر دو را از طریق درج آگهی در روزنامه کثیرالأنتشار و یا روزنامه رسمی کشور به رقابت عمومی می‌گذارد و قرارداد را با شخصی که بیشترین بهاء را پیشنهاد می‌کند، منعقد می‌سازد. مزایده خود بر دو نوع می‌باشد:

اطلاعات بیشتر...

انواع سند از محتوی و موضوع

اسناد و مدارك از نظر محتوي و موضوع به گروههاي مختلف قابل تقسيم ميباشد. با وجوداين كه در هر يك ازاين اسناد به موضوع خاصي پرداخته شده است، و يا تشريح وروشن سازي مقوله خاصي مورد توجه قرار گرفته، اما به اعتبار ارتباط ذاتي دانشهاي انساني با يكدگير اسناد مربوط به يك موضوع ميتواند در ساير بخشها مورد استفاده قرار گيرد

اطلاعات بیشتر...

آیین نامه و نحوه نگارش مکاتبات اداری

یکی از مهمترین ابزارهای رسیدن به هدف های سازمان، ایجاد ارتباطات رسمی از طریق نوشته های اداری است. مکاتبات اداری زبان رسمی سازمان محسوب شده و موجب موفقیت و پیشرفت سازمان خواهد شد. لذا یکی از ارکان ساختار ادارت، نوشتار اداری است که از سویی دیگر بیانگر میزان دانش، تخصص و کاردانی کارکنان و مدیران سازمان است.

اطلاعات بیشتر...

اهمیت مدیریت و دسترســی به اسناد

دسترســی بــه اطلاعــات در زمینه های گونا گــون میتوانــد به عنــوان یک منبع حیاتی برای پیشرفتهای علمی و اقتصادی یک کشور محسوب ّی قلمداد میشــود که نقــش مهمی در شــود. اطالعــات نوعی ســرمایه مل تحــوالت جامعــه دارد و ســازماندهی و اســتفاده صحیح از این ســرمایه ّی تأثیر بســیار ز یادی در بررســیهای اجتماعــی، اقتصادی و فرهنگی مل جامعــه دارد. بنابرایــن فعالیــت در زمینــه گــردآوری، ذخیــره، باز یابــی و برای استفاده از اشــاعه اطالعات و خدمات آرشــیوی پشــتوانه غنی مل تجارت گذشته است.

اطلاعات بیشتر...

مشخصات و وظایف آرشیوی

اســناد آرشــیوی که توســط پدیدآورندگان آن ساخته شده و تنظیم یافته توسط سازمان یا مراکز آرشیوی تحویل گرفته میشود. از آنجا که اسناد آرشیوی توسط افراد، سازمانها و مؤسسه ها به منظور خاص تهیه شده است و نیز با توجه به آنکه ارزش اداری آنها مورد توجه اســت، ممکن اســت توســط همان فرد یا ســازمان یا فرد دیگر دوباره مورد استفاده قرار گیرد. همچنین پژوهشهای تار یخی دربارۀ اسناد آرشیوی ایجاب میکند که نظم و ترتیب اعمالشده از طرف پدیدآورندگان آن محفوظ بماند. پارهای از ویژگیهای اسناد آرشیوی چنین است:

اطلاعات بیشتر...

پشــتیبانی از مدیریــت اســناد

پشــتیبانی از مدیریــت اســناد مجموعــه ای از برنامه ها، اقدامات، فرصت های آموزشــی، ابزارهــا و ارتباطاتی است که کاربران را به استفاده از بهترین روشها در مدیریت اسناد ترغیب میکند. همچنین پشتیبانی به ارتقای تطابق افراد با قوانین و خطمشیهای مدیریت اسناد در سازمان کمک کرده و مدیریت اسناد را به عنوان یکی از مهمترین و الزمترین فعالیتهای سازمانی گسترش میدهد. مخاطبــان مــورد نظــر برای پشــتیبانی از مدیریت اســناد عبارتنــد از: متخصصان فناوری اطلاعــات، مدیران ارشــد، متخصصــان دولتــی، تولیدکننــدگان اســناد و عموم مــردم. هر فــردی که اســناد را تولید کــرده، از آنها اســتفاده کــرده یــا بــه هر ترتیــب تحت تأثیر آنهــا قرار گرفته اســت،

اطلاعات بیشتر...

آشنایی با مرکز اسناد و مدیریت اسناد

وقتــی اداره بایگانــی عمومــی در انگلســتان تأســیس شــد، چنــان از انبــوه اســناد و مــدارک انباشــته شــد کــه متصدیان گفتند نمیتوانند این همه اوراق را جا دهند تا چه رســد آنها را نظم و ســامان بخشــند. پس به فکر افتادند که مقدار از یادی از آنها را از بین ببرند. گفتگو درگرفت که چه را دور بریزند. از قرار معلوم کلیه مدارک، چه خصوصی و چه عمومی، مربوط به بنای راه آهن در این کشور را منهدم کردند؛ چون به زعم آنان موضوعی چنین پیش پاافتاده و ملالت بار نمیتوانســت مورد عالقه کســی باشــد. امروز اقتصاددانان برای دسترســی به آن اسناد از هیچ چیز در یغ ندارند. نکته این است که کمتر از یک قرن پیش به فکر کسی خطور نمیکرد که این اوراق در آینده چه اهمیت خطیری پیدا خواهد کرد.

اطلاعات بیشتر...

مشکلات استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی

استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان‌ها همواره رو به رشد بوده است. دو بُعد اصلی این سیستم‌ها «انسان» و «ماشین» هستند. لذا ادوات و تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری نقش عمده و انکارناپذیری در پایایی این سیستم‌ها بازی می‌کنند. در این تحقیق، همراه با پرسشنامه از پاسخ‌دهندگان خواسته شد که نظرات و پیشنهادات خود را نیز در زمینه استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی بیان دارند.

اطلاعات بیشتر...

روش شناسی تحقیق

با توجه به نقش وسیع اتوماسیون اداری بر ارتباطات سازمانی و با هدف شناسایی حوزه‌های ارتباطی متأثر از این سیستم و اندازه‌گیری میزان تأثیر سیستم بر هر یک از این حوزه‌ها، تحقیقی را به روش میدانی بر روی تعدادی از کارکنانی که از اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند، انجام داده‌ایم.

اطلاعات بیشتر...

اتوماسیون اداری و ارتباطات سازمانی

با نگاهی به کاربردهای سیستم اتوماسیون اداری، مشخص می‌شود که اتوماسیون اداری بیشترین کاربرد را در بخش ارتباطات داشته است. این سیستم اکثر حوزه‌های ارتباطی سازمان را در برگرفته و متحول می‌کند. مراودات دفتری و مکاتبات اداری، بیشترین حوزه‌های ارتباطی را در سازمان‌ها ایجاد می‌کنند.

اطلاعات بیشتر...

تأثیر سیستم های اتوماسیون بر ارتباطات سازمانی

ارتباطات سازمانی، همواره از مباحث عمده و مورد توجه در سازمان‌ها بوده است. با ظهور فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات، تغییرات شگرفی در این حوزه در سازمان‌ها به وجود آمد. این مقاله مبتنی بر یک تحقیق میدانی در زمینه بررسی تأثیر سیستم‌های اتوماسیون اداری بر برخی حوزه‌های ارتباطات سازمانی است. برای بررسی این تأثیرات، پرسشنامه‌ای حاوی معیارهای مختلف ارتباطی تهیه شد و پاسخ دهندگان، تأثیر اتوماسیون اداری را بر هر یک از معیارها ارزیابی نمودند. در مجموع از نتایج به دست آمده مشخص شد که اتوماسیون اداری ارتباطات رسمی و مراودات دفتری را بسیار تسهیل نموده است، ولی در مورد ارتباطات غیر رسمی و شخصی افراد تأثیر چندانی نداشته است. همچنین این سیستم در زمینه پیش‌گیری از برخی برخوردها و ارتباطات منفی و غیرضروری در سازمان، نقش مثبتی ایفا می‌کند.

اطلاعات بیشتر...

مكاتبات اداري

مكاتبات اداري به لحاظ شكل و محتواي دروني دسته بندي مي شوند. نامة اداري: نوشته اي كه حاوي يك يا چند موضوع اداري است و وسيلة برقراري ارتباط محدود در داخل و يا خارج از يك سازمان باشد و در برگه هاي مخصوص و استاندارد نامه نگار ي با نشا نه و عنوان دستگاه مربوطه و در قالب اركان و اجزاي مشخصي تهي ه شود ، اصطلاحاً نامة ادار ي نامي ده مي شود. اركان يك نامة اداري عبارتند از: شماره، تاريخ، عنوان واحد گيرنده، عنوان واحد فرستنده، موضوع، متن، عنوان امضا كننده مكاتبات و سمت سازماني امضاي شخص ذي صلاح، كه به عنوان عناصر اصلي نامة اداري موجب رسميت و اعتبار حقوقي آن مي شوند.

اطلاعات بیشتر...

سامانة مديريت اسناد

سامانة مديريت اسناد كه به نام سامانة مكاتبات يا نرم افزار مكاتبات نيز شناخته مي شود، امكان مديريت بر گردش مكاتبات را در يك سازمان فراهم مي نمايد. اين مكتوبات علاوه بر نامه و مستندات مرسوم سازماني، شامل موارد جديدي از جمله برگه هاي پويا، مستندات در گردش ساير نرم افزارهاي مرتبط، نمابر و نامه هاي پست الكترونيكي م ي باشد . معمولاً در سامانة مكاتبات، گستره اي از گردش مكتوبات، از مراحل آغازين توليد تا امضا و ارسال الكترونيكي پوشش داده مي شود.

اطلاعات بیشتر...

ساز و كارهاي بايگاني

سازوكار متمركز بايگاني: در اين سازوكار اسناد ايجاد شده در يك واحد سازماني يا واحدهاي سازماني در سامانه هاي اداري و اجرايي و … به صورت متمركز در يك مكان حفظ و نگهداري شده و ممكن است بر اين اساس ساز و كارها ي ارسال مراسلات، در يافت و توزيع (امور دفتر ي و دبيرخانه) نيز به صورت متمركز باشند.

اطلاعات بیشتر...

واژه نامه و اصطلاحات رايج در مكاتبات اداری

ارتباطات: عبارت است از توزيع و گردش اطلاعات بر اساس سياست ها و خط مش ي سازما ني، به منظور ايجاد حركت و هدايت رفتار سازماني در ساز و كار سلسله مراتب اداري و در راستاي نيل به اهداف و مأموريت هاي سازمان.

اطلاعات بیشتر...

دستور خط فارسي و علايم نشانه گذاري

خط،چهرة مكتوب زبان است و همان گونه كه زبان از مجموعه اصول و قواعدي به نام "دستور زبان" پيروي مي كند، هر چيز بايد پيرو اصول و ضوابطي باشد كه ما مجموع آن اصول و ضوابط را "دستور خط" ناميده ايم.

اطلاعات بیشتر...

مراحل گزارش نويسي

نويسندگان كتاب هاي پايه و معتبر گزارش نويسي، مراحل چهارگانه تهيه و تدارك، طرح ربط منطقي مطالب، نگارش و تجديد نظر را در تنظيم هر نوع گزارش ضروري دانسته اند. الف. مرحله تهيه و تدارك: پيش از اين كه آغاز به نوشتن كنيم، بايد تمام اطلاعات، حقا يق، علل و عوامل مربوط به موضوع گزارش را مورد نظر قرار دهيم و براي اين كار بايد فكر كنيم كه هدف ما از نوشتن گزارش چيست، خواننده آن چيست، چه اطلاعاتي دارد و به چه اطلاعاتي نياز دارد. افزون بر آن، داشتن آمادگي ذهني، رواني و جسماني براي نگارش داراي اهميت بسيار است . همچنين دارا بودن ذوق، شوق و قريحه نويسندگي، تسلط آشنايي كافي به موضوع مورد بحث ، شناخت منابع و استفاده از آيين نگارش از اهميت خاصي برخوردار است.

اطلاعات بیشتر...

گزارش نويسي

يكي از وظايف عمده هر سازمان، گردآور ي و ارائه اطلاعات درست، د قي ق و سر يع به مدير و مقام هاي تصميم گيرنده است، به گونه اي كه اين مقام ها در سطوح مختلف سازماني بتوانند با استفاده از اطلاعات به دست آمده، تصميم هاي لازم را اتخاذ كنند. بنابراين، بيشتربرنامه ريزي ها و تصميم ها بر مبناي گزارش و اطلاعاتي است كه ارائه مي شود. با توجه به اهميت گزارش، ته ي ه كنندة گزارش در مقابل سازمان و مد ير خود مسئول است و كوچك ترين سهل انگاري در اين مورد ممكن است ضرر جبران ناپذيري را متوجه سازمان كند.

اطلاعات بیشتر...

نامة اداري

نوشته اي كه حاوي يك يا چند موضوع اداري و وسيله برقراري ارتباط محدود در داخل و خارج از يك سازمان باشد و در برگه هاي مخصوص و استاندارد نامه نگاري با نشان و عنوان دستگاه مربوط و در قالب اركان و اجزاي مشخصي تهيه شود، اصطلاحاً نامة اداري ناميده مي شود.

اطلاعات بیشتر...

انواع بخشنامه

انواع بخشنامه الف. انواع بخشنامه از حيث محتواي مطالب: از اين منظر بخشنامه ها را مي توان به بخشنامه هاي درخواستي، دستوري، هماهنگي، ابلاغ قوانين، ابلاغ مصوبات داخلي سازمان و بازدارنده تقسيم كرد. ب. انواع بخشنامه از لحاظ سطح سازماني: در اين تقسيم بندي بخشنامه ها در آغاز به دو گروه عمد ة بخشنامه هاي خارجي و داخلي تقسيم مي شوند. اين تقسيم بندي با استفاده از عنوان ها ي خارج ي و داخلي فقط در ارتباط با خارج و داخل سازمان مي باشد. بنابراين...

اطلاعات بیشتر...
اولین  قبلی  1  2  3  بعدی  آخرین