» مقالات » نگهداری اسناد

نامه نگاری اداري

آيين نگارش يا شيوة سخن آرايي شامل قاعد ههايي است برگرفته از علم يافن ها در نويسندگي، كار نويسنده و خواننده را آسان مي كند و به نوشته ز يب ايي، ش يوايي، صراحت و روشني مي بخشد. بنابراين هدف از گردآوري ، دسته بند ي و تنظیم اين قواعد، آشنا يي بيش تر با شيوه هاي درست نويسي، پرهيز از به كار بردن نابه جا و املاي نادرست واژه ها و تركيب نامناسب آنها در جمله و در نتيجه بيان مطلب مورد نظر به زيباترين و شيواترين شكل و انتقال آنها به مخاطب و خواننده به رساترين حالت ممكن است.

اطلاعات بیشتر...

آرشیو وکارکردهای آن

آرشیوها حافظه تاریخی ملتها هستند و وظیفه حفظ نگهداری و سازماندهی کلیه اسناد و منابع تاریخی مرتبط با یک کشور را بر عهده دارند. آرشیوها را می توان از لحاظ شمول دربرگیری منابع،دایره اختیارات و شرح وظایف به آرشیوهای ملی منطقه ای و محلی تقسیم نمود،که به خاطر در برداشتن منابع مختلف کارکردهای متفاوتی را در جمع آوری ،نگهداری و سازماندهی اسناد بر عهده دارند.

اطلاعات بیشتر...

تاریخچه تاسیس کتابخانه ملی

تـاريخچـه تشكيـل مجمـوعـه كتابخانه ملی بـه آغـاز دهـه 1240 ش. بـاز مي گردد. در 1268 ق./1231ش.، مدرسه دارالفنون در تهـران كار خود را آغاز كرد، و 12 سال بعد ( 1280ق./1243ش.) كتابخانه كوچكي در آن مدرسه تأسيس شد و تقدير چنين بود كه اين مجموعه كوچك در مدرسه اي كه به سبك اروپايي، ساخته شده بود، هسته اوليه مجموعه كتابخانه ملّي ايـران شـود كـه 73 سـال بعـد، در سوم شهريور 1316ش. رسماً، در تهران، گشايش يافت؛ و يكي از مظاهر تجدد در اين كشور به شمار مي رفت.

اطلاعات بیشتر...

تاریخچه دفاتر اسناد رسمی

شرکت اوژن سیستم جهان: نخستین قانون ثبت اسناد درسال 1290 هجري شمسی تصویب شد و بر اساس آن قانون، اسناد رسمی در اداره ثبت تنظیم ومعاملات رسمی درآن اداره ثبت می شد . درآن زمان دفاتر اسناد رسمی به صورتی که امروزه وجود دارد ودرهر کوي و برزنی به چشم می خورد وجود نداشت و هرکس می خواست معامله اي به طور رسمی انجام دهد باید به اداره ثبت مراجعه می نمود ودرآن اداره، مباشرین ثبت اسناد یعنی کارمندانی که عنوان آنان مباشر ثبت و وظیفه آنها ثبت معاملات و قراردادها و تعهدات بود سند را تنظیم و در دفتر اسنادرسمی ثبت می نمودند. این رویه تا بهمن ماه سال 1307خورشیدي ادامه داشت و ...

اطلاعات بیشتر...

وظايف بخش بايگاني

وظيفه بايگاني در هر سازمان طبقه بندي اسناد ،ثبت و ضبط و كنترل آنهاست و اين وظيفه از مرحله دريافت سند آغاز و تا زماني كه به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بين مي رود و يا به علت ارزش استثنايي در محل معيني براي هميشه نگهداري مي شود دوام خواهد يافت . اين وظائف را مي توان به تفضيل به شرح زير بيان نمود:

اطلاعات بیشتر...

عناوين شغلي دبير خانه ها در نظام متمركز امور دفتري

عناوين شغلي دبير خانه ها در نظام متمركز امور دفتري رئيس دفتر يا دبير خانه معاون يا دستيار رئيس دفتر يا دبير خانه مسئول ثبت نامه ها يا دفاتر ثبت وصدور نامه ها مسئول جمع آوري و توزيع نامه ها

اطلاعات بیشتر...

مديريت امور دفتري|دبير خانه|نامه هاي اداري

مديريت امور دفتري: مجموعه اصول و روش هايي است كه ناظر بر دريافت و ثبت، تهيه و صدور نامه هاي اداري مي باشد و موجب هماهنگي، كنترل و بهبود روش هاي گردش نامه هاي اداري در كليه سطوح سازماني مي باشد.

اطلاعات بیشتر...

كليات مديريت اسناد و بايگاني

رشد جمعيت ، توسعه ي فعاليت هاي سياسي، اجتماعي، فرهنگي، حقوقي، اقتصادي و غيره....... منجر به ايجاد روز افزون سوابق اداري مي گردد و در هر سازمان، نتايج انديشه ها، فعاليت ها و اقدامات انجام شده به صورت اسناد نگهداري مي شوند، اين اسناد، حاوي اطلاعات و تجربيات گران بهايي است كه، يكي از ابزارهاي مهم مديريت در تهيه برنامه ها و تصميم گيري هاي اداري محسوب مي شوند. اين اسناد يا همان مكاتبات اداري بايد مديريت شوند و " مديريت اسناد " با اعمال روش ها و موازين علمي باعث مي شود تا تنظيم اسناد در وضعي قرار گيرند كه : اولا، دسترسي سريع به آن ها امكان پذير باشد و ثانيا، در نگهداري اسناد با ارزش نهايت كوشش به عمل آيد كه اين امر باعث تقليل هزينه و سهولت مراجعه كاربران به اسناد مي شود.

اطلاعات بیشتر...

تاریخچه آرشیو در جهان

یونانیان از اولین اقوامی بودند که به نگهداری اسناد و مدارک اقدام کردند. آنها اسناد و مدارک خود را در معابد، از جمله پرستشگاه "منارون " که به نام مادر خدایان است ضبط میکردند. در این گونه معبدها گزارش های مجالس، قوانین و رساله ها و سایر مدارک کشور نگهداری می شد.

اطلاعات بیشتر...

نحوه تبدیل اسناد و مدارک مالی به میکروفیلم

اسناد غیر قطعی اعم از جاری و سنواتی از قبیل اسناد پیش پرداخت، علی الحساب و تنخواه گردان قبل از منظور شدن به هزینه قطعی قابل میکروفیلم نمی باشند و ...

اطلاعات بیشتر...

فهرست نویسی در کتابخانه ها

فهرست کتابخانه ليست منظمي است از کتابها و ساير مدارک اطلاعاتي کتابخانه است که اطلاعات تو صيفي اعم از نام نويسنده " عنوان ، ويرايش ، ناشر، تاريخ انتشار و مشخصات ظاهري، موضوع ومحل بايگاني مدرک مورد نظر ذکر ميشود. همانطور که تمام کتاب ، بيانگر اطلاعات درون کتاب است ، فهرست کتابخانه نيز منابع موجود در کتابخانه را نشان ميدهد.

اطلاعات بیشتر...

اصول تشکیل پرونده

پرونده عبارتست از مجموعه اسناد و مداركي كه داراي وجه اشتراك خاص بوده و اين اسناد و مدارك در يك پوشه و با رعايت اصول تشكيل پرونده، تنظيم و حفظ و نگهداري گردند. اين وجه اشتراك خاص مي‌تواند يك «موضوع» و يا يك «اسم» باشد. (تا چند دهه قبل به جاي واژه از لفظ فرنگي آن يعني «دوسيه» استفاده مي‌شده است.)

اطلاعات بیشتر...

انواع اسناد

اهمّ اسنادى كه در حال حاضر موجودست و يا آنكه پراكنده مانده و بايد جمع‏آورى شود بر چند نوع است: ــ كتابچه هاى دستورالعمل مربوط به جمع و خرج مملكتى و ولايتى و جزء جمع آنها، ــ كتابچه هاى مالياتى مملكتى و ولايتى (بنيچه ها)، ــ كتابچه هاى احصاء نفوس، ــ اسناد ديوانى اعم از فرمان، دستخط، نشان، منشور، مثال، رقعه، حكم، ابلاغ، تلگرافات و غيره، ــ وقفنامه ها، ــ قبالجات و بنچاقهاى ملكى و اسناد شرعى معاملاتى و قباله هاى نكاح(20)، ــ اسناد و مكاتبات تجارى، اعم از دفاتر كپيه و عين مكاتبات، ــ فردهاى مالياتى و جمع و خرج و حقوق‏ها ...

اطلاعات بیشتر...

مراكز كنونى نگاه دارى اسناد

اسنادى كه در حال حاضر در ايران موجودست به دو دسته تقسيم پذيرست. يك دسته آنهاست كه در مجموعه‏ها و مراكز عمومى مملكت نگاه‏دارى مى‏شود. دسته ديگر آنهاست كه نزد اشخاص است و از گروه مجموعه‏هاى خصوصى شمرده مى‏شود. نام مراكز عمومى كه اسناد قديمى در اختيار دارند (و البته اكثر آنها از اسناد دوره قاجارى است) به ترتيب اهميت بدين شرح است:

اطلاعات بیشتر...

اسناد و مدارك - Documents records

سند و مدرك دو واژه مترادف هستند كه در بسياري از حالات نوشتاري و يا گفتاري بكار برده مي‌شوند. معمولاً بهنگامي كه منظور نويسنده در يك نوشته معني و مفهوم عام باشد، هر دو بكار برده مي‌شود. مثال: اسناد و مدارك اداري نياز به نگهداري دارند. در مواقعي هم كه در گفتار و كلام معني و مفهوم عام هر دو منظور گوينده باشد، در كنار يكديگر بكار برده مي‌شوند.

اطلاعات بیشتر...

نتایج حاصله از طبقه بندی اسناد

طبقه‌بندي اسناد كه يكي از وظايف مهم مديريت اسناد و مدارك است، از آغاز وروئد سند به سازمان مثل «نامه‌هاي وارده» و يا ارسال سند مثل «نامه‌هاي صادره» آغاز مي‌گردد. در اينجاست كه عمليات گردش مكاتبات درباره مكاتبات اداري كه خود شامل عمليات «دريافت» و «ثبت» و «توزيع» مكاتبات است، نوعي طبقه‌بندي در مورد اسناد تلقي مي‌گردد كه ظاهراً هنوز سند وارد مرحله بايگاني نشده است.

اطلاعات بیشتر...

اصول و فنون بايگاني

بايگاني را فن طبقه‌بندي، تنظيم، حفظ و نگهداري اسناد و مدارك گويند، بنحوي كه بتوان با سرعت و سهولت و اطمينان و با درنظر گرفتن توسعه‌پذيري به سند و مدرك موردنياز دسترسي پيدا نمود. در اين تعريف جامع از فن بايگاني به اصطلاحات و مفاهیمي برخورد مي‌شود كه لازم به توضيح است.

اطلاعات بیشتر...

ارزشیابی اسناد

سنتها ودانش بشری به صورت مختلف ، نسل به نسل انتقال یافته اند و شکل مکتوب آن ، همواره دارای نقش واهمیت ویژه ای بوده و در این میان ، اسناد به عنوان معتبرترین منابع شناخت جوامع و فرهنگها ، نقش انکار ناپذیر در انتقال میراث بشری به نسلهای بعدی داشته و ازطرفی به مثابه ابزاری جهت انجام امور دولتها و همچنین وسیله اثبات حق و حقوق مردمان به شمار می رود.حفظ ونگهداری این میراث گرانبها ، همواره مورد توجه دولتها و افراد ذینفع بوده است . امروزه آرشیوها چنین مسئولیت سنگینی را بر عهده گرفته و علاوه بر آن خدمات ویژه ای را نیز ارائه می دهند .

اطلاعات بیشتر...

آموزش اصول بایگانی و دفترداری

گسترش فعالیت های مختلف در جامعه و افزایش جمعیت باعث ایجاد اسناد و مدارک بسیاری شده است. بسیاری از این اسناد و مدارک دارای اطلاعات مهم و ارزشمندی است ، به همین دلیل مدیریت اسناد و نحوه بایگانی اسناد حسابداری و به طور کلی طریقه اصول بایگانی و دفترداری در سازمان اهمیت بسیاری دارد. به همین دلیل در این مقاله به آموزش بایگانی و نحوه بایگانی نامه های اداری می پردازیم ، هم چنین به معرفی یک نرم افزار بایگانی اسناد که امروزه بسیار مورد استفاده قرار می گیرد ، می پردازیم.

اطلاعات بیشتر...

فرآیند امحاء اسناد دارای مجوز

امروزه استفاده از سیتم های اتوماسیون اداری در کشور ما نیز رایج و مورد استفاده می باشد هرچند در این سیستم ها قسمتی نیز تحت عنوان بایگانی طرح ریزی گردیده است لکن قابلیت انجام وظایف یک بایگان را به صورت هوشمند ندارد . با توجه به اینکه معمولا نظام بایگانی در سازمان ها توسط افراد بایگان بعضا به صورت سلیقه ای عمل می شود بکارگیری نرم افزاری جامع که بتواند علاوه بر انجام وظایف بایگان قابلیت گزارش دهی و گزارش گیری داشته باشد مثمر فایده می باشد .

اطلاعات بیشتر...