» مقالات » نگهداری اسناد » اصول آرشیو

اصول آرشیو

اصول آرشیو

اصول آرشیو

 

1- حفظ نظم سازمانی ”Provenance” که نیازمندان است که اسنادشخص یاسازمان ،بااسنادشخص یاسازمان دیگرتداخل پیدانکنند.برای مثال:اسنادعضویت،اسنادمشاجره ومیانجی گری،اسنادمالی وجلسات نبایدبا یکدیگرمخلوط شوند.

2-اصل حفظ نظم اولیه که محتاج آن است که نظم آغازینی که زیرآن،سازمان یاشخص مبادرت به  تولید،نگهداری واستفاده ازسندکرده است،محترم شمرده شده وبه همان ترتیب حفظ شودبنابراین اگرآرشیویست پرونده ای دریافت کردکه به شکل شماره ای وبرحسب کد پستی تنظیم شده بود،حفظ این نظم ضرورت دارد.

رعایت این دواصل برای حفظ ویژگی های استنادی واطلاعاتی که اسناد باخود دارند مهم است.وپزوهشگران آینده می توانند باهمان نظم اولیه وباهمان ترکیب سابق به اسنادمراجعه کنند وبه تفسیروبررسی اطلاعات مبادرت نمایند.

 

آرشیو و حرفه های مشابه

مدیران اسناد،کتابداران وموزه داران وآرشیویست ها.هریک ازاین مشاغل بامنابعی سروکاردارندکه براساس پیشینه وخصوصیات بایکدیگرمتفاوتند.تفاوت آنهابه صورت خلاصه به شرح زیراست:

1-مدیراسناد:معمولادفاترثبت تولیدونظارت براسنادجاری موردنیازامورسازمان رابرعهده دارند-تنظیم اسنادوکنترل آنهامعمولابه وسیله مدیران اسناداعمال می شود.-استفاده کنندگان ازاین منابع برای انجام وضایف اصولاکارمندان سازمان هستند-مدیراسنادبرای یافتن اسناداقدام به نگهداری واستفاده ازنمایه هاودفاترثبت می کنندوهدف نگهداری کنترل وبازیابی موثراقتصادی ونظام مند اسناد موردنیازدرعملیات کارسازمان وانجام وظایف می باشد.

2-آرشیویست:آنچه نگهداری می کنند،آرشیوبااسناد راکدی است که برای نگهداری دائمی انتخاب شده اندواکثرامنتشرشده ویگانه اند-استفاده کنندگان راسیاست های آرشیوواهداگران وامانت گذارندگان انتخاب می کنند-تنظیم اسنادبه ترتیبی است که تولیدکننده ایجادکرده،نگهداری واستفاده می شود-برای یافتن اسنادآرشیویست راهنماوسایراطلاعات رابرای پژوهشگران آماده می کند-مطالعه اسناددراتاق تحقیق ساختمان آرشیووزیرنظارت مسئولین اتاق انجام می شود-هدف ازنگهداری اسناد حفظ آنهاست چون ارزشهای استنادی واطلاعاتی دارند.

3-کتابدار:کتابخانه منبع چاپی رادرهررسانه ای ازجمله فیلم وکتاب که به تعداد زیاد منتشرمی شود نگهداری می کند-تنظیم اسنادبه وسیله نظام طبقه بندی ازپیش تعیین شده ای است،مثل کاری که درکتابخانه کنگره انجام می شود-تمامی اعضای جامعه می توانندازکتابخانه استفاده کنند.مثل کتابخانه مدرسه-نحوه یافتن کتاب ها با توجه به فهرستهای نام اثریاموضوع آن ودیدن قفسه هاست-محل مطالعه درساختمان کتابخانه یادرخانه به صورت امانتی است-هدف ازنگهداری برپایی کامل وجامعی که به درستی بایگانی وکنترل شده وبه طور موثر به کارگرفته می شود-مراجعه کنندگان به علت اهداف آموزشی وتفریحاتی به کتابخانه مراجعه می کنند.

4-موزه داران:موزه اشیائی رانگهداری می کندکه گاه یگانه اندوگاه به تعدادزیادی یافت می شوند-تنظیم اشیاچندان مهم نیست وکنترل اهمیت دارد-استفاده کنندگان همه اعضای جامعه هستندوازطریق مراجعه به نمایشگاه وموزه،آثاررامشاهده می کنند-منابع موزه درگالری ها ومحوطه های نمایشگاه دیده می شوند-هدف ازنگهداری جمع آوری ونگهداری اشیابرای جامعه است-مراجعه کنندگان به دلایل آموزشی وتفریحی یازیبایی شناختی به موزه مراجعه می کنند.

 پیشه آرشیو

بااینکه جامعه استرالیا بیش ازیک قرن به امرآرشیوتوجه کردهاست اماحرفه آرشیوحرفه نسبتاجدیدی به شمارمی رود.

سه حادثه بزرگ دراین پیشه اتفاق افتاده است:الف-اقدام دانشگاه "نیوساوث ویلز"دراعطای مدرک مدیریت آرشیوبه علاقه مندان کاردراین موسسه بود.ب-تاسیس شورای مستقل آرشیویست های استرالیادرسال 1975.ج-شکل گیری شورای آرشیواسترالیادرژولای1985.

انواع موسسات آرشیوی استرالیا

با وجود تنوع موسسات آرشیوی دراسترالیا،مجموعه های این مخازن ازسه نوع مشخص تجاوزنمی کند:

1-اسنادطبیعی یادرون سازمانی(آرشیوی که تنهااسنادمادرراجمع آوری می کند)مثل شرکت املاک "بروکن هیل"که فقط اسناد موسسات تابعه آن رابرای نگهداری می پذیرد.

2-گردآوری اسناد(آرشیوی که ازچندین منبع،مربوط به ناحیه/محل،موضوع،اقدام یارسانه ویژه ای سندجمع آوری می کند)مثل اسنادکاروتجارت.این آرشیواسنادتجاری،بازرگانی واسنادسازمان هاواتحادیه های حرفه ای رانیزدرخودجای می دهد.

3-ترکیبی ازدومواردقبل که هم به طورطبیعی ازموسسه مادرتغذیه میکند وهم ازسایرمنابع،سندقبول می کند.مثل کتابخانه "تاریخ غرب استرالیا"که درعین حال اسنادمشاغل مختلف،مدارس،کلیساها واتباع کشوررانیزمی پذیرد.

مشارکت آرشیوی

هرآرشیویست درقبال اهداگران،کاربران اسناد،منابع آرشیو،موسسه مادروسایرموسسات وهمکاران آرشیوی خویش درارتباط است،متعهد می باشد.به همین دلیل به تدوین قوانین اخلاقی وپایبندی به آن اصرارمی ورزد.نمونه هایی ازمعیارهای اخلاقی که آرشیویست دراجرای مسئولیَت متنوع خویش اعمال می کندعبارتنداز:الف-دفاع ازصحت معنوی وفیزیکی اسناد.ب-تعهدداشتن نسبت به قوانین سازمان وفاش نکردن اطلاعات اسنادی.ج-احترام به محرمانه بودن مذاکرات بااهداگران وسپارندگان اسناد.د-رفتارمنصفانه ومودبانه باتمام مراجعین.ه-همکاری باسایرهمکاران وسازمان ها پیرامون مسائل مربوط به اسناد.

 انجمن آرشیویست های استرالیا

همه مابرای نگهداری اسناددرتکاپوییم وموفقیَت زمانی حاصل می شودکه راه حل مشکلات راباهمکارانمان درمیان بگذاریم وقوانین مشترک اعمال کنیم.همین انگیزه،آرشیویست هارابه تشکیل "انجمن آرشیویست های استرالیا"وحفظ ارتباط،مشارکت وایفای سهم درآن ترغیب نمود.

این انجمن دوهدف عمده دارد:

1-درپی تشخیص وبررسی ورفع مشکلات ومعضلات آرشیویست ها است.

2-عامل تسهیل درارتباط وهمکاری بین آرشیویست ها،سازمان ها،آرشیوها،کاربران وسلیرمتخصصینی است که به تکمیل کارآرشیویست ها کمک می کنند.درواقع این انجمن وسیله ای برای ایجادارتباط،حمایت،یادگیری وتدریس،آشناکردن وبازکردن باب رقابت دربین اعضااست.

 اهداف جامعه چیست؟

1-بهبودراه های حفظ ونگهداری اسنادبه کمک روش های موجود.

2-تفهیم ماهیَت اسنادوارزش آن به توده مردم وگروه های ویژه.

3-ارج نهادن به حرفه آرشیویست ها وتلاش برای بهبود موقعیت شغلی ورفاهی او.

4-تشویق آرشیویست ،آرشیووبهره وران اسناد،به حفظ همکاری وارتباط بیشتر.

5-انتشارمجله یاسایرمنابع ازاهداف جامعه.

 

منبع: www.ozhanco.com

   


بازگشت به لیست