» مقالات » نگهداری اسناد » چگونه فضای اداری را به حداکثر برسانیم؟

چگونه فضای اداری را به حداکثر برسانیم؟

چگونه فضای اداری را به حداکثر برسانیم؟

 

چگونه فضای اداری را به حداکثر برسانیم؟

هر اداره، دفتر یا شرکتی چه بزرگ و چه کوچک، به فضای ذخیره سازی کافی احتیاج دارد. یک دفتر آشفته، هیچ وقت نمی تواند یک فضای کاری سازنده ایی باشد.  انبوهی از کاغذ بازی ها و بهم ریختگی های عمومی می تواند باعث حواس پرتی کارمندان شود و بر میزان تمرکز اطراف دفتر تأثیر بگذارد.

اگر دفتر کار شما کوچک است، ممکن است در تلاش برای افزایش فضای ذخیره سازی باشید. در حالی که فضای هر اداره متفاوت است، اما یک چیز ثابت می ماند، فضای ذخیره سازی کافی کلیدی است. دفتر جایی است که بسیاری از ما بیشتر روز خود را در آنجا می گذرانیم و بنابراین مهم است که این فضایی باشد که در آن احساس مثمر ثمر بودن، تمرکز و راحتی داشته باشیم.

 

می دانید که ارتقای دفترکار به فضای بزرگ تر کار ساده ای نیست، روش های زیادی وجود دارد که می توانید فضای دفتر خود را به حداکثر برسانید و فضای ذخیره سازی را ایجاد کنید. سرمایه گذاری در راه حل های مناسب ذخیره سازی، بایگانی و تغییر در چیدمان شما می تواند ضمن بهبود کارایی شغل شما، تفاوت زیادی در ظاهر و احساس بهتری در محیط کار شما ایجاد کند.

در زیر، ما به چگونگی به حداکثر رساندن فضای اداری دفتر خود نگاهی می اندازیم.

 

فضای اداری خود را شسته و رفته کنید.

در ابتدا بهتر است که از شر تمام چیزهایی که به کار نمی آیند و دفتر کاری شما را بهم ریخته اند، خلاص شوید. هر چه دفتر کاری شما نامرتب و بهم ریخته باشد، فضای کمتری برای کار وجود دارد.

زمانی را به این مورد اختصاص دهید که از گوشه و کنار دفتر، هر آنچه را که به آن نیازی ندارید که می تواند شامل: قطعات قدیمی کامپیوتر، کاغذهای بایگانی قدیمی که منسوخ شده اند، یادداشت های قدیمی و مبلمان اداری شکسته باشند از دست آن ها خلاص شوید.

در محل کار خود "میز مرتب" را تبلیغ کنید که این خود می تواند سیاست و ایده ی خوبی باشد. هر روز از کارمندان خود بخواهید که میزهای خود را مرتب نمایند و هر چیزی را در جای خود بگذارند. به این ترتیب، دفترکاری شما می تواند به یک فضای مرتب، تمیز و بدون سر و صدا باقی بماند.

 

تا جایی که می توانید بدون کاغذ کار کنید.

تعجب آور است که بدانید یادداشت ها، فاکتورها و حتی اسناد مهم، انبوهی از کاغذهای بی پایانی هستند که به سرعت فضای اداری را اشغال می کنند. بیایید از همین حالا کاغذ را از بسیاری مراحل اداری خود حذف کنید و از ذخیره ی اسناد و مدارک مهم در سیستم های رایانه ای و آنلاین به جای کمد بایگانی و کشوی بایگانی  استفاده کنید.

این کار مزیت های زیادی برای شما می کند که مهم ترین آن ها صرفه جویی در فضای اداری می باشد و علاوه بر آن باعث می شود که شما خیلی سریع به مدارک و اسنادی که نیاز دارید، فقط با سرچ در پایگاه داده های موجود، به آن ها دسترسی داشته باشید.

یادداشت های ارائه و جلسات می تواند به سرعت از طریق پست الکترونیکی برای کارمندان ارسال شود، اسناد را می توان با فقط کلیک یک دکمه و فاکتورهای ذخیره شده با خیال راحت و بدون اشغال فضای ذخیره سازی گران بها در دفتر خود، با کل دفتر کار خود به اشتراک گذاشت.

 چگونه فضای اداری را به حداکثر برسانیم؟

 

محل کار شخصی کارمندان را ذخیره کنید.

کشوهای کوچک فضای زیادی را اشغال نمی کنند و به کارمندان خود جایی می دهند تا وسایل کار شخصی خود را ذخیره کنند. بیشتر واحدهای کشو را می توان زیر میز جمع کرد و به صرفه جویی در فضا کمک می کند در حالی که به کارمندان در جایی امن برای نگهداری وسایل خود می دهید. گنجاندن فضای ذخیره سازی شخصی در طراحی دفتر کار، به شما اطمینان می دهد که فقط موارد ضروری در دفتر نگهداری می شود.

به علاوه، برخی از پایه ها و واحدهای کشو می توانند به سرعت با افزودن یک بالشتک به صندلی های ثانویه تبدیل شوند. این برای بحث های سریع روی میز و یا زمانی که تیم های مختلف در حال همکاری با یک پروژه هستند و نیاز به پیشرفت دارند، ایده آل است.

 

در کمدهای ذخیره سازی سرمایه گذاری کنید.

روش دیگر، نصب کمد در محل کار یک روش موثر برای دادن فضایی مخصوص به کارمندان است که بتوانند وسایل خود را در آن ذخیره کنند. بسیاری از کارمندان برای تکمیل کارهای روزمره خود، از تلفن و هدست گرفته تا تبلت و لپ تاپ، به ابزارهای مختلف اعتماد می کنند. تهیه کمدهای کار به کارمندان این امکان را می دهد تا با خیال راحت و ایمن وسایل را بدون نیاز به حمل و نقل در طول روز یا بهم ریختن میز و فضای کار آن ها ذخیره کنند.

در حالی که کارمندان ممکن است به واحد کشوی شخصی خود دسترسی داشته باشند، اما ممکن است احساس راحتی نکنند که اسباب و تجهیزات گران قیمت را در کشو بگذارند. کمدهای نگهداری به شما کمک می کند تا سطح و مناطق در دفتر کار شما تمیز باشد و موارد را از سر راه خودداری کنید.

 

از فضای دیوار استفاده کنید.

بسیاری از افراد هنگام استفاده از فضا فراموش می کنند که می توانند از فضای دیوار نیز استفاده کنید. در حقیقت، ذخیره سازی دیوار یکی از موثرترین روش ها برای به حداکثر رساندن فضا و آزاد سازی سایر مناطق دفتر شما است. قلاب، قفسه بندی و کمد دیواری می توانند به سرعت و به راحتی نصب شوند و روشی موثر برای ذخیره وسایل اداری بدون از بین بردن فضای کف است.

چوب پنبه یا تخته های مغناطیسی را می توان برای ذخیره کردن کاغذهای مهم و جلوگیری از شناور کردن اسناد و مدارک خاص در اطراف دفتر تهیه کرد. تابلوهای اعلانات نیز یک روش عالی برای شخصی سازی فضای کار شما است.

 

از مبلمان بیش از حد بزرگ خودداری کنید.

اگر فضای اداری کمی دارید، باید مبلمان متناسب با فضای خود بخرید. از سرمایه گذاری در مبلمان بیش از حد بزرگ خودداری کنید. اگر همه کارمندان به کامپیوتر، تلفن و صفحه کلید برای کار نیاز داشته باشند، میز کار اضافی است. در عوض، میزهای کوچکتری موجود است که هنوز فضای مورد نیاز کارمندان را تأمین می کنند، اما فضای اداری زیادی را اشغال نمی کنند.

به همین ترتیب، می توان مبلمان اتاق های اجتماعات را کوچک کرد. اگرچه یک میز بزرگ و یک ردیف صندلی می تواند در تعدادی از تنظیمات مفید باشد، اما اگر فضای کافی ندارید، ارزش تلاش برای شلوغ کردن کارمندان در آنجا را ندارد. در عوض، مبلمان کوچکتر را انتخاب کنید و جلسات شرکت های بزرگ را به جلسات تیم های کوچکتر تقسیم کنید.

 

کابل های اداری را حذف کنید.

کابل های درهم و برهم می توانند به سرعت یک دفتر کوچک را اشغال کنند، نه تنها فضای اداره را بهم ریخته نشان می دهند، بلکه خطرات سلامتی و ایمنی را نیز به همراه دارند. برای ایجاد فضای خالی در محل کار خود و ایجاد فضای کار امن تر، از مرتب سازی کابل یا بندهای کیسه ای استفاده کنید تا کابل ها به طور مرتب کنار هم قرار بگیرند. روش دیگر، می توان از سینی های کابل و سبدهای سیم زیر میز برای نگه داشتن کابل ها از کف و جلوگیری از سر خوردن کارمندان روی آن ها استفاده کرد.

اگر می خواهید به طور کامل از شر کابل ها خلاص شوید، به جای آن کامپیوترها و دستگاه ها را با استفاده از wifi در نظر بگیرید. این امر باعث می شود تا نیاز به کابل کاملاً برطرف شود و اطمینان حاصل شود که فضای اداری کاملاً تمیز و استفاده از آن آزاد است.

 

برای ایجاد حس فضا از نور استفاده کنید.

یک دفتر کوچک و تاریک ممکن است کار در آن را خسته کننده به نظر آید. در واقع، ایجاد انگیزه در کارمندان برای یک مکان کار تاریک ممکن است برای کارمندان دشوار باشد. نورپردازی تأثیر زیادی در نحوه احساس و رفتار افراد در محل کار دارد، بنابراین شاید ارزش آن را داشته باشید که نور فعلی را ارتقا دهید. استفاده هوشمندانه از نور می تواند فضایی را بزرگتر و جادارتر جلوه دهد.

در صورت امکان، میزان نور طبیعی فضای دفتر خود را افزایش دهید. نور طبیعی می تواند بهره وری را افزایش داده و سطح تمرکز را بهبود بخشد، بنابراین نصب درب های شیشه ای و نصب نورگیرها در صورت امکان مهم است. اگر به نور اضافی نیاز دارید، به سراغ LED ها بروید. آنها نه تنها سازگار با محیط زیست هستند، بلکه نور طبیعی تری نیز ایجاد می کنند.

 

 منبع: https://www.rslni.com/short-on-storage-space-in-the-office-heres-how-to-maximise-your-office-space

www.ozhanco.com

 

مقالات مرتبط:

 امنیت در بایگانی اسناد ضرورت آشنایی با انواع سیستم های بایگانی سیستم بایگانی ریلی چیست؟ قفسه بندی کتابخانه دانشگاه ها و مدارس ضرورت آشنایی با انواع سیستم های بایگانی
امنیت در بایگانی اسنادضرورت آشنایی با انواع سیستم های بایگانی سیستم بایگانی ریلی چیست؟  قفسه بندی کتابخانه دانشگاه ها و مدارس قفسه بندی کتابخانه عمومی

 

 

نویسنده: شیدا عمادی

بازگشت به لیست
مشاوره رایگان و کارشناسی تخصصی