1- نتيجه طبقه‌بندي (Indexing – classifying records)
طبقه‌بندي اسناد كه يكي از وظايف مهم مديريت اسناد و مدارك است، از آغاز وروئد سند به سازمان مثل «نامههاي وارده» و يا ارسال سند مثل «نامههاي صادره» آغاز مي‌گردد.
در اينجاست كه عمليات گردش مكاتبات درباره مكاتبات اداري كه خود شامل عمليات «دريافت» و «ثبت» و «توزيع» مكاتبات است، نوعي طبقه‌بندي در مورد اسناد تلقي مي‌گردد كه ظاهراً هنوز سند وارد مرحله بايگاني نشده است.
درباره عملکرد بایگانی ریلی بیشتر بدانید.
همچنین با احترام و خوش‌آمدگویی به شما!خوشحالیم که شما از سایت ما بازدید می کنید
اینجا جایی است که شما می‌توانید با دقت و اطمینان، به دنبال راه حلی کامل برای نیازهای بایگانی و سازماندهی اسناد خود بگردید. ما به دلیل ارائه محصولات با کیفیت و عملکرد بالا، مفتخر به ارائه یک تجربه مطمئن و رضایت‌بخش از قفسه بایگانی و قفسه بندی انبار صنعتی هستیم. ما اینجا هستیم تا به شما کمک کنیم فضایی منظم و مناسب برای نگهداری اسناد، مدارک خود داشته باشید. با امید به اینکه محصولات ما به نیازهای شما پاسخ دهند و تجربه‌ای لذت‌بخش را برای شما فراهم کنند، با افتخار منتظر تماس شما هستیم تا به شما در ارائه مشاوره رایگان کمک کنیم
تلفن تماس: 88309044-021
2- در عمليات دريافت نامههاي وارده
كه وظايف بازبيني (Inspecting the records) و تفكيك نامههاي وارده (Classifying the records) را عهده‌دار است و ثبت كه مراحل سه‌گانه و تقسيم‌بندي اسناد و مدارك اداري شامل:
الف) ثبت نامههاي وارده و دسته‌بندي آنها به:
نامههاي وارده ابتدا به ساكن
نامههاي وارده پيرو
نامههاي وارده بازگشتي مي‌شود.
همگي بحث طبقه‌بندي اسناد را نشان مي‌دهند.
درباره تفاوت قفسه دوار و قفسه بایگانی ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
ب – ثبت نامههاي صادره دسته‌بندي آنها شامل:
نامههاي صادره ابتدا به ساكن
نامههاي صادره پيرو
نامههاي وارده بازگشتي مي‌شود.
نيز بحث طبقه‌بندي اسناد مطرح است.
پ – در عمليات «توزيع» مكاتبات نيز كه شامل مراحل «ارجاع» و «ارسال» نامههاي اداري مي‌شود، خود نوعي طبقه‌بندي اسناد را شامل مي‌گردد.
درباره قفسه بایگانی کشویی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
ت – اكثر ابزارهاي بايگاني نيز كاربرد طبقه‌بندي سند را در وجود خود دارند.
مانند «قفسه‌ها» و «كارت‌ها» و «فرم‌ها» و «كاردكس‌ها» و حتي وسيله پيشرفته امروزي بنام «كامپيوتر» كه علاوه بر ذخيره اطلاعات اسناد بايگاني، سخت‌افزاري است كه در نرم‌افزار خود، عمل طبقه‌بندي اطلاعات اسناد را هم انجام مي‌دهد.
درباره تفاوت قفسه کتابخانه و قفسه کتابخانه ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
3- نتيجه نظم و ترتيب
چنانچه در فن بايگاني، نظم و ترتيب از بين برود و با دچار مشكلاتي گردد، كليات مديريت اسناد و مدارك دچار مشكل شده و باعث لطمه زدن به ساير امور جاري و بخصوص مكاتبات اداري سازمان مي‌گردد.
همچنین مقاله اصول و فنون بايگاني را مطالعه کنید.
اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا
منبع (سایت اوژن سیستم جهان): www.ozhanco.com
شرکت اوژن افتخار دارد در کنار همتایان بین المللی خود از جمله شرکت dexion به تولید با کیفیت ترین قفسه های انبار در ایران تولید کند.