» منوی هدر » مقالات » نگهداری اسناد

گردش اسناد و مکاتبات اداری

نوشته‏ های اداری ابزار انتقال اطلاعات از انجام وظایف و مسوولیت های اداری در جهت رسیدن به اهداف سازمان است. نوشته ‏های اداری دارای ارزش و اعتبار خاص می ‏باشد و بسیاری از آنها به عنوان اسناد با ارزش ارزیابی می ‏شوند. نوشته‏ های اداری سهم بزرگی در رسیدن سازمان به اهداف و انجام مسوولیت های اداری دارد گردش صحیح این مکاتبات و رعایت اصول مدیریت اسناد و عمل به آنها باعث پیشبرد بهتر امور و بهره ‏وری بیشتر در سازمان می ‏شود. در هر سازمان دو نهاد دبیرخانه و بایگانی در ایجاد ارتباط بین اسناد و مخاطبان اسناد و اجرایی کردن مدیریت آن سهم و جایگاه خاصی دارد.

اطلاعات بیشتر...

بایگانی راکد چیست؟

سوابق، در پي انجام وظايف هر سازمان ايجاد و يا دريافت مي شوند و در زماني كه عملي پايان نيافته ، سوابق مربوط به آن ،جاري و پس از اتمام مراحل كار ، غيرجاري يا راكد تلقي مي شوند. در واقع ، به علت عدم استفادة روزانه ، بايد تحت شرايط خاصي براي مدت معيني در سازمان ايجاد كننده به عنوان بايگاني نيمه جاري يا نيمه راكد نگهداري شوند. نگهداري اين گونه سوابق ، موجب هزينة زياد مي گردد. لذا مديريت امور اسناد غير جاري ، امروزه بيش از پيش مورد توجه مسئولان اداري بويژه سازمان هاي بزرگ مي باشد. هدف از برنامة امور اسناد غيرجاري ضمن تقليل و صرفه جوئي قابل توجه درجا، نيروي انساني و وقت بررسي و عمل تصفيه و تفكيك سوابق باارزش از بی ارزش مي باشد.

اطلاعات بیشتر...

کابینت های انبار موزه ای

کابینت انبار موزه ای استاندارد، عریض، صندوقی، کابینت های مخصوص نگهداری حشرات، نقشه و کابینت های مخصوص نگهداری گیاهان خشک شده در موزه ها موضوع مورد بحث ما در این مقاله می باشند.

اطلاعات بیشتر...

اطلاعات لازم براي تسجيل راكد بودن پرونده ها

1. عنوان پرونده 2. تاريخ اولين و آخرين برگ موجود در پرونده 3. شماره يا كد پرونده 4.ساير اطلاعات مورد نياز در بايگاني راكد پرونده ها به دو طريق تنظيم مي گردد: 1. با همان شماره و كد جاري درقفسه ها نگاهداري مي شود . 2. شماره و كد جديد با تنظيم دفتر راهنماي بايگاني راكد در قفسه ها نگاهداري مي شود.

اطلاعات بیشتر...

روشهاي دريافت و نگهداري و مراجعه وامحاء

در بسياري از مراكز بايگاني راكد ، سوابق به صورت امانت به سازمان توليد كننده يا صاحب آن ارسال م يگردد. در صورت عاريت ، سازمان مي تواند تا رفع نياز آنها را نزد خود نگه دارد. گاهي پرونده ها به لحاظ نياز مبرم ، به سازمان اصلي خود عودت داده مي شوند.

اطلاعات بیشتر...
اولین  قبلی  1  2  3  4  5  بعدی  آخرین
مشاوره رایگان و کارشناسی تخصصی