کارتابل چیست و انواع آن

کارتابل
دفتری است که برای ترتیب بندی و اولویت بندی در مکاتبات استفاده می شود. پوشه مخصوصی که نامه ها و پرونده های جاری را برای صدور دستور در آن قرار می دهند، کارپوشه یا کارتابل می نامند. در حقیقت، تمام مکاتبات که توسط مدیر دیده می شود، در ترتیب اولویت در نظم قرار می گیرد و به مدیر ارائه می شود. پس از بررسی نامه ها و ارائه دستورالعمل ها یا اقدامات برای هر حرف، مدیر کارت را به دبیرخانه باز می کند تا نامه ها را به بخش های مختلف سازمان برگرداند و مراجعه نماید. در اینجا لازم است توجه داشته باشید که در هر صفحه از کارت، فقط یک حرف از نامه با ضمیمه های ممکن است قرار داده شده است. از قرار دادن یک نامه در هر طرف صفحه کارت اجتناب کنید. همچنین، جلوگیری از قرار دادن چندین حرف در یک صفحه در هر صفحه، در دفتر کارتابل سه حفره وجود دارد، به طوری که از طریق ورق عبور می کند و حروف به یکدیگر نمی چسبند.

درباره عملکرد بایگانی ریلی  بیشتر بدانید.

کارتابل به دو بخش اصلی سیستم اتوماسیون جاری و پیگیری تقسیم می شود که هر کدام برای هر نوع ورودی (مانند نامه، یادداشت اداری، فرم اداری، ایمیل …) است. علاوه بر این، فیلد “زنده در عمل” برای طبقه بندی کاربر در “کارت” استفاده می شود.

درباره تفاوت قفسه بایگانی  و قفسه بایگانی ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

انواع کارتابل

کارتابل جاری
محل تمام نوشته هایی است که سایرین به کاربر سیستم اداری اتوماسیون ارسال کرده اند. برای مثال، اگر یک نامه جدید به کاربر ارسال شده باشد، ابتدا باید بر روی کارت فعلی کلیک کنید و نامه ای را در سبد خرید مشاهده کنید.

کارتابل پیگیری
جایی است که تمام نامه هایی که کاربر سیستم اتوماسیون به دیگران فرستاده است ارسال شده است. به عنوان مثال، اگر کاربر یک نامه به یک پست یا یک پست خاص ارسال کند، می توانید آخرین اطلاعات وضعیت را با کلیک روی ردیاب دریافت کنید.

درباره تفاوت قفسه کتابخانه و قفسه کتابخانه ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

کارتابل آنلاین
با توجه به حجم زیاد کار، نیاز به سفرهای درون شهری و خارج از شهر و نگرانی های بسیاری، مدیران را فرصتی برای پاسخ به تمام کار و نامه های خود در حالی که در سازمان نیستند، را ترک نمی کند. سرعت پایین خطوط ارتباط اینترنتی در بعضی از نقاط همچنین باعث می شود مدیران از سیستم اتوماسیون اداری در خانه یا خانه استفاده کنند. در نتیجه، سیستم اتوماسیون اتوماتیک مبتنی بر وب همراه با زیرسیستم رمزنگاری آفلاین، مدیر را قادر می سازد که کار باقیمانده خود را در خانه یا جایی دیگر انجام دهد و آنها را با اولین ارتباط با سیستم اصلی به روز کند.

درباره قفسه بایگانی کشویی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

با این امکان، مدیران می توانند نامه ها و وظایف خود را در خانه، سفر، ماموریت ها، و یا از هر کجا، و انجام عملیات مشترک مانند بازدید از نامه ها و وظایف، مراجعه به آنها را همراه با املای دسترسی داشته باشند … به این ترتیب، با این سیستم مبتنی بر وب، شما می توانید از کارتون مجازی به جای جعبه های فیزیکی و هسته استفاده کنید. دسترسی به کارتون ها از طریق اینترنت محدودیت های فضایی را حذف می کند و نیازی به حضور دائمی در محل کار برای رسیدگی به مکاتبات نیست. این به تحقق دور زدن کمک می کند. کارتن سیستم های اتوماسیون اداری متفاوت است.

همچنین مقاله شناسايي اسناد خطي را مطالعه کنید.

مزایای کارتابل اتوماسیون اداری

مزایای استفاده از کارت در اتوماسیون اداری
• توانایی تعریف کارتون برای مدیران، کارشناسان و کارکنان
• توزیع سریع نامه های دریافتی بین گیرندگان داخلی سازمان (مرجع سریع)
• امکان ارسال نامه به چندین واحد یا افراد همزمان
• امکان ارسال نامه های گروه به یک فرد
• قابلیت تعریف کارتن برای هر واحد
• به سرعت حروف مرتبط با نامه را نمایش دهید
• امکان ثبت نام نامه های داخلی، پیش نویس و نامه های پاسخ
• پاسخ به حروف ورودی و حروف داخلی برای تسریع پاسخ
• مشاهده نامه های مرجع بدون باز کردن حروف در صفحه اصلی سبد خرید
• ارجاع یک نامه توسط یکی از کارکنان به سایر پرسنل یا واحد با توجه به سطح دسترسی
• امکان مرتب سازی حروف در کارت بر اساس تاریخ، تاریخ مرجع، موضوع، شماره نامه، …
• یک لیست از عبارات استفاده شده توسط هر مدیر در سرویس ارجاع را برای سریع دستورالعمل ها با استفاده از میانبرها ارسال کنید.
• امکان پیگیری ارجاعات به افرادی که به نامه نگفته اند و …
• گزارش عملیات و کنترل حضور پرسنل از طریق کارت
• امکان ارسال و دریافت فاکس گروهی و ایمیل از طریق کارت
• امکان ارسال SMS (از طریق اس ام اس)

اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا
منبع: www.ozhanco.com