آرشیو در آینده

امروزه سیستم های بایگانی در سراسر جهان شناخته شده است که استفاده و بهره برداری از آن بخشی از زندگی فرهنگی هر گروه اجتماعی است. در حقیقت، آرشیو نقش مهمی را در میانجیگری اطلاعات ایفا می کنند که به عنوان راهنمایی برای وجدان و پیروی از یک ملت عمل می کند و اشاره به آن برای بازیابی واقعیت های موجود در گذشته و حال و همچنین پیدا کردن یک دید روشن از آینده، به عنوان ضروری در نظر گرفته شده است.

درباره عملکرد بایگانی ریلی  بیشتر بدانید.

اصل ایجاد آرشیو تمدن یونان را به عقب می کشد. از قرن 4 تا 5 قبل از میلاد، آتنی ها سوابق ارزشمندی خود را در معبد مترون، “مادر خدایان”، در نزدیکی دادگاه شهر در میدان عمومی نگهداری کردند. معبد تجمع معاهدات، قوانین دست نویس، پیش نویس عمومی عمومی و دیگر امور دولتی بود.

درباره تفاوت کمد بایگانی و کمد بایگانی ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

در میان پرونده ها، رساله های سقراط، با استدلال های خاص خود، حاوی نسخ خطی از بازی های اسطوره ای مانند آهیل، سوفوکل، آریس و لیست پیروزی بازیکنان یونان در بازی های المپیک بود. این مقاله تا قرن سوم میلادی در ورق کاغذ پاپیروس ذخیره شد. اگر چه آنها در حال حاضر در موسسات بایگانی نگهداری نمی شوند، آرشیو ها می توانند معبد باستان شناسی نامیده شوند، اولین مکان برای نگهداری نسخه های خطی.

پیشرفت بایگانی در دوره کاهش تمدن های باستانی و قرون وسطایی، پیامدهای مهمی برای شکل گیری ماهیت و سازماندهی آرشیوها در اوایل قرن جدید داشته است و هر کشوری از جهان، با توجه به حکومت و نظر حکومت حاکم بر آنها، اسناد خود را حفظ کرده و حفظ کرده است.

تفاوت عمده بین آرشیو و کتابخانه این بود که از همان ابتدا آرشیو متمایز از کتابخانه و تخصص بود، هر چند برخی از روش ها رایج بود، اما این به این معنی نبود که دو مرکز وجود داشته باشد. از آنجا که، از یک سو شیوه و روش تولید مواد مورد علاقه مراکز آرشیو کاملا متفاوت از روش تولید مواد کتابخانه بود، از سوی دیگر، روش های طبقه بندی و ارتباط هر یک از مجموعه ها با یکدیگر و حتی با زیر مجموعه آن در مراکز آرشیو نوع طبقه بندی و نقاط دید مجموعه در مراکز کتابخانه متفاوت بود.

تفاوت عمده و اساسی، تمایز بین آرشیو و کتابخانه

تفاوت روش تولید:

یکی از ویژگی های اصلی مواد آرشیوی این است که آن را به طور مستقیم در رابطه با فعالیت های عملی یک بخش از سازمان های دولتی یا غیر دولتی ایجاد می شود یا در نظر گرفته می شوند و بزرگترین اهمیت وجودی آنها به طور کامل بستگی به روابط سازمانی آنها با هر یک از دیگر یا با سازمان. بنابراين، ارزش فرهنگي آنها اساسي است، زيرا هدف اصلي اين رخداد، انجام عمليات در جهت اقدام سازمانی است. به عنوان مثال، دستورات انتصاب، خرید مواد و پرونده پرونده جلسات تنها به منظور انگیزه آنها برای فعال کردن، سازماندهی و پیگیری انجام می شود.

اما محتویات کتابخانه در مرحله ظهور، اساس تفکر، ظهور اندیشه، ظهور احساس، تحقیق مستمر یا اکتشافی است که برای ارتقای سطح دانش یا القاء احساس جدید و یا جدیدی از اندیشه و به طور طبیعی ارزش آن پس زمینه فرهنگی اول و مهم در ابتدا خواهد بود. بنابراین، در کتابخانه پایه موضوع، معمولا چیزهای جدا و غیرمستقیم وجود دارد که در نظام مند و منظم ایجاد نشده اند و مفهوم آنها کاملا مستقل از رابطه با سایر موضوعات است. ممکن است که هر آیتم بدون آگاهی از دیگری ایجاد شود. این یک تظاهرات خوب است که کتابخانه ها محتوا را از یک بدن خاص دریافت نمی کنند و ممکن است از هر نقطه از جهان جمع آوری شوند. به عنوان مثال، اگر کتابخانه در نظر دارد با داشتن چندین کتاب در یک موضوع خاص، به عنوان مثال، کشاورزی، محدودیتی در هر جایی در جهان و هر منبع ایفا نکند.
البته، قبل از تأسیس موسسه و موسسات بایگانی، کتابخانه ها اغلب اسناد را تهیه و محافظت می کنند، به طوری که برجسته ترین مدافعان بایگانی معتقدند که بسیاری از سازمان های آرشیو از اتاق های کتابخانه دست نوشته شده اند و تعریف، تولد آنها می تواند از همان ابتدای انزوای نسخ خطی در مراکز کتابخانه در نظر گرفته شود. هنگامی که آرشیو هنوز ایجاد نشده بود، کتابخانه جمع آوری و آماده سازی مدارک عمومی بود، اما پس از اینکه دولت دو مؤسسه را تاسیس کرد، رقابت میان کتابخانه و آرشیو برای به دست آوردن اسناد عمومی کاملا بی معنی بود.

در سال 1789 میلادی، در رابطه با انقلاب فرانسه، مجلس ملی یک نهاد بایگانی ایجاد کرد که به طور انحصاری برای نگهداری سوابق اختصاص داده شده بود. فقط یک سال بعد، در 12 سپتامبر 1790، تحت نظم دولتی در پاریس، آرشیو ملی به عنوان یک مرکز مستقل با یک سازمان مستقل ایجاد شد. این اولین آرشیو ملی در جهان بود که رسما توسط یک کشور تاسیس شد. حدود پنجاه سال بعد در 14 اوت 1838، بایگانی مرکزی انگلیس و نزدیک به 100 سال بعد، در 19 ژوئن 1934، آرشیو ملی ایالات متحده تشکیل شد. شصت سال پیش، در 9 ژوئن 1948، در نشست رسمی یونسکو، اولین پیش نویس شورای جهانی آرشیو تصویب شد و در سال 1950 در پاریس، اولین کنگره جهانی، شورای آرشیو جهانی (ICA) ایجاد شد. هدف تشکیل چنین شورایی، همکاری، تبادل نظر، پشتیبانی، توسعه و پیشرفت در درک بهتر و حفظ میراث کتبی و تاریخی گونه های انسانی و یکی از اهداف بلند مدت آن در پیدا کردن روش های شبکه Abe و توسعه مقررات با استانداردهای جهانی در تولید و جمع آوری اسناد و مدارک.

درباره تفاوت کمد کتابخانه و کمد کتابخانه ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

با به رسمیت شناختن آرشیو جهانی، کشورهایی که مکان جداگانه ای ندارند یا اداره تخصصی و منظم برای نگهداری سوابق خود، ایجاد آرشیو ملی را به عنوان یک نهاد مستقل تشویق کردند.
در چنین سیستمی، کتابخانه نباید تمام مواد بایگانی را جمع آوری کند، زیرا هر یک از دو مرکز دارای کار کافی برای انجام آن در حوزه مسئولیت خود است و بدون نیاز به رونق کارهای دیگر، هرکدامشان.

تفاوت روش های ارتباطی و طبقه بندی:

مهمترین تفاوت میان دو مرکز بایگانی و کتابخانه، ارزیابی و انتخاب موضوع است. هدف آرشیوگر برای انتخاب و ارزیابی مواد تولید شده توسط سازمان های دولتی و غیر دولتی، دستیابی به یک مورد خاص نیست. بلکه یک تصویر کلی است که منشا فرآیند و اصل ارتباط بین کار و رابطه سازمانی بین فایل ها را به نمایش می گذارد، به طوری که محتوای اطلاعات آنها نشان دهنده پیشرفت، نقص ها، کوتاه مدت و بلند مدت برنامه ها، سیاست گذاری در ابعاد تنوع و تولید دستگاه در یک دوره مشخص شده. به طور خلاصه می توان گفت که هدف او انعکاس توصیف دقیق وظایف مربوط به سازمان در یک دوره خاص است که این نوع اطلاعات می تواند برای مطالعات اقتصادی، سیاسی، اجتماعی و مطالعات تاریخی و جامعه شناسی بسیار مفید باشد. بنابراین، هنگامی که یک مقاله تنها به عنوان یک برگه یا گزارش یا پرونده پرونده بایگانی می شود، این یک زیر مجموعه از مجموعه ای است که مربوط به وظایف سازمانی است. در هر صورت، قضاوت خود را به دلیل این واقعیت است که در زمان صدور فرمان خاموش برخی از اسناد، آنها در واقع نابود و امکان بازیابی آنها تقریبا به صفر می رسد نهایی و غیر قابل برگشت می باشد. از آنجا که اکثر آنها در نسخه اصلی قرار دارند و حذف نمی شوند.
بنابراین به خاطر حساسیت، بایستی بایگانی ساز امارتی امارات دو ویژگی خاص داشته باشد:
تخصص و تخصص خاص در تجزیه و تحلیل وظایف سازمانی و کار اصلی سازمان با آنچه که با آن مواجه است.
مجموعه ای از اطلاعات خارجی که می تواند برای سنجش نیازها استفاده شود. به عبارت دیگر، آن را تشخیص خواهد داد که چه نوع مورد علاقه در آینده مورد نیاز است.
با استفاده از این دو ویژگی، یک افسر برجسته می تواند بیشتر با یک قلب مطمئن تر خراب شود.
اما توجه كتابداران به ارزيابي آيتم هاي فردي كه در كتابخانه وارد شده اند و قضاوت آنها در مجموعه اي از اطلاعات علم كتابداري، از جمله انتشار موضوعات در محدوده و روش تحقيقات كتابخانه، در بحث پژوهش كتابخانه اي در مورد نيازهاي فوري در تحقیق و چگونگی پیشرفت آن شناخته شده است، اما تصمیمات آن در مورد وجود یا عدم وجود پرونده در کتابخانه غیرقابل برگشت نیست. از آنجا که، بعضی از کتاب ها که یک نسخه هستند، اکثریت کتاب ها معمولا در نسخه های مختلف یافت می شوند. بنابراین امکان یافتن آن در کتابخانه دیگری بسیار زیاد است. با این توضیحات، ما می بینیم که قضاوت در کتابخانه منجر به ناپدید شدن یک عنوان یا عدم تهیه مقاله نمی شود، بلکه فقط به این سوال که آیا این حذف یا عدم حذف راحتی مشتریان است.
دوم، اختلاف نظر با طبقه بندی محتوا است. اصطلاح “طبقه بندی” اصطلاح “نحو” است که در هر دو مرکز بحث شده است. اما استفاده از کلمه در آرشیو کاملا متفاوت از استفاده آن در کتابخانه است، اول اینکه طبقه بندی در بایگانی بر اساس منبع اولیه محتوا و ارتباط آن با کار و فعالیت های سازمان مربوطه است. ثانیا، برنامه های ثابت و روش های از پیش تعریف شده وجود ندارد که می تواند براساس همه آنها طبقه بندی شود. در اروپا، سالها تلاش برای طراحی یک شیوه یا شیوه مشابه با آنچه که در کتابخانه رایج است، طراحی شده است. اما هر بار، پس از مدتی، آن را شکست داد، و هر یک از یک سری از اطلاعات استناد را حذف کرد.
اما چندین روش از پیش تعیین شده در کتابخانه وجود دارد و ورودی های کتابخانه ای که جداگانه و جدا از یکدیگر هستند، طبق قواعد یکی از این روش ها، طبقه بندی شده و گروه بندی می شوند و با نشانه های خاص نشان می دهد که ارتباط آنها در یک تاقچه. بنابراین کتابدار در نظم خود که شامل موارد جداگانه است، احتمالا از یکی از انواع مختلف سیستم طبقه بندی استفاده می کند. هدف اصلی یک سیستم طبقه بندی در کتابخانه، جمع آوری موارد مشابه است و اهمیت یک آیتم خاص، اگر در مکان خاص طبقه بندی نشود، لزوما حذف نخواهد شد. از آنجا که آسان است موضوع را از موضوعاتی که مربوط به آن هستند و در طبقه بندی قرار دارند، آسان نمایند.

درباره قفسه بایگانی کشویی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

با این حال، طبق نوع کار و فعالیت هر دستگاه، طبق نوع کار و فعالیت هر وسیله، متخصص بایگانی باید طبقه بندی خاصی را مطابق با اصل جریان کار ایجاد کند و به دلیل فعالیت های مختلف در دستگاه ها، یک برنامه ثابت برای کلاس مواد تولید شد. قفسه بندی و موقعیت برای هر واحد بایگانی، که معمولا شامل یک گروه یا مجموعه ای است، نیز در رابطه با گروه ها یا سری هایی ایجاد شده توسط همان منبع تولید تعیین می شود. البته، در تعیین نوع طبقه بندی، دانش دقیق از کار و فعالیت سازنده بایگانی ضروری است، و این در عمق مطالعه جامع از تاریخ اداری و گردش کار در دستگاه از بدن دولت.
تفاوت سوم بین حرفه ای بایگانی و کتابخانه تفاوت در نحوه ساختار و توصیف آن است. در اینجا، توصیفات و توصیف ها به عنوان فهرست بندی و به عنوان بخش تقسیم بندی موضوع بندی فهرست بندی اشاره می شود.
کاتالیزاسیون در کتابخانه شامل موارد جداگانه و جدایی ناپذیر است و معمولا کتاب ها با نام نویسنده یا عنوان کتاب مشخص می شوند و مشخص می شوند. البته فهرستی از سریال هایی مانند سریال، نامه های دوره ای، حروف، نامه ها و اعلامیه های اجتماعی که توسط یک رویداد یا رویداد خاص منتشر می شود، می تواند تحت عنوان یک لیست خاص و یکسان تنظیم شود. اما در ديدگاه گسترده تر از فهرست بندي در كتابخانه ها مي توان معنا را در رابطه با موارد جداگانه يافت.
در موسسات بایگانی، وضعیت متفاوت است، بایگانی ساز در ترتیب و توصیف، در درجه اول با مطالعه مجموعه ای از یک مورد، نتیجه گیری و تصویب یک ویژگی کلی، و این مجموعه کوچک در یک واحد بزرگتر به نام یک سری یا واحد آرشیو می تواند باشد قرار داده شده. عنوان مجموعه مجموعه بایگانی تجزیه و تحلیل انواع فایل ها است، با توجه به تاریخ تولید مجموعه. بنابراین، برای بازیابی یا دسترسی به یک موضوع، ابتدا باید سری را بخوانید، و سپس می توانید هر یک از زیر شاخه ها را به راحتی پیدا کنید.
واضح است که تفاوت های اساسی در روش های رایج در کتابخانه و ماهیت آرشیو، محتوایی است که در دو اثر وجود دارد. با تاکید بر تفاوت های اساسی بین دو حرفه، به این معنا نیست که آنها علاقه مند به منافع مشترک خود نیستند یا اینکه در رابطه با مسائل مربوط به یکدیگر همکاری می کنند. در عوض بایگانی باید کاملا از میزان اطلاعات موجود در کارهای چاپ شده موجود در کتابخانه مطلع شود و از طریق آن بتوانند به اطلاعات بایگانی دسترسی داشته باشند و از طرف دیگر کتابدار باید بداند چه نوع اطلاعاتی می تواند باشد در آثار منتشر شده در آرشیو یافت می شود.
در حقیقت، آرشیوها و کتابخانه دارای دو بخش قوی در تحقیقات و آموزش هستند که از پژوهشگر و دانش آموز بسیار کمک می کنند، زیرا تنظیم تحقیقات از منابع چاپی و منابع آرشیو اغلب یکدیگر را تکمیل می کنند.

اهداف بایگانی

آرشیو به طور خلاصه حاوی دو هدف عمده است:

اداری حقوقی

در اهداف اداری و قانونی دو ویژگی اصلی وجود دارد.

اول:
اسناد حاوی اطلاعاتی است که سازمان های تدوین کننده را درمورد مسئولیت و حسابدهی اعمال می کند و از سوی دیگر، آنها به عنوان ابزار موثر برای مدیران برای اعمال و مدیریت هستند. بنابراین، سازمان ها باید اسناد خود را در قالب آرشیو سازماندهی کنند.
دوم:
اسناد به عنوان مدرک در روند قانونی مورد توجه قرار می گیرند.
در این راستا، از دیدگاه دولت، یعنی حقوق دولت و شهروندی، و به منظور حفظ این حقوق، اسناد باید در بایگانی محافظت شوند.

فرهنگی – تاریخی

در اهداف فرهنگی-تاریخی که اهداف اولویت اداری و قانونی را به طور قابل ملاحظه ای همپوشانی می کند، بایگانی به عنوان یک منبع واقعی اطلاعات حاوی اطلاعاتی است که ما را قادر می سازد پایه گذشته ما را بازیابی و برای درک و درک جامعه فعلی. این توانایی است و مطمئنا می توان باور کرد که این آرشیو بخش مهمی از ثروت فرهنگی و میراث تاریخی هر جامعه است.
درک درست از بایگانی ما به کسانی که نقش مهمی در آن بازی می کنند، به این دلیل است که تمام اسناد ارزشمند نیستند و اغلب حتی برای نگهداری ارزش ندارند. فقط یک نسبت نسبتا کوچک از اسناد دولتی برای حفاظت از ارزش دائمی و قابل انتقال است. بنابراین، ارزش آرشیو در انتخاب مستندات آن است، و وقتی گزیده ها با دقت انجام می شود، ارزش واقعی آن آشکار خواهد شد. شناسایی اسناد مسئولیت متخصصان است که در زمینه های مختلف فعالیت اصلی دارند. یکی از فعالیت های اصلی آنها، شناخت اسناد ارزشمند است. آنها تعیین می کنند که کدام اسناد ارزش بایگانی دارند و چه چیزی نباید و باید نابود شود. ارزش بایگانی، یعنی ارزش اداری، مالی، حقوقی، تاریخی یا فرهنگی که باید به صورت دائمی محافظت و حفظ شود. بنابراین، رای گیری قطعی در ارزیابی اسناد تولید شده توسط دستگاه اداری فقط با یک متخصص و به منظور شناسایی و استخراج مواد آرشیوی است. لازم است به طور کامل و دقیق با فلسفه وجودی و هدف یا هدف این دستگاه آشنا شوید. او باید بداند که دستگاه ها و سازمان ها دارای موضوعاتی هستند که جریان کاری و قوانین خود را تنظیم و طراحی می کنند تا به آنها دست یابند و اسناد اثبات جهت مستقیم گردش کار است. او باید بتواند رابطه بین محصول و محصول هر دستگاه یا سازمان را با اهداف این دستگاه یا سازمان پیدا کند تا بتواند آنچه را که بایگانی است مهم نباشد.

همچنین مقاله نگهداری از آرشیو ومقابله آن با آلودگي هوا را مطالعه کنید.

یکی دیگر از فعالیت های کلیدی یک متخصص در بایگانی با مدیریت اداری، مستند و مدیریت اسناد است تا اطمینان حاصل شود که هیچ یک از اسناد مربوطه در زمان انتقال به مرکز نگهداری پراکنده یا نابود نشود. در واقع، بخشی از فعالیت های مدیریت اسناد و راهنمایی و کنترل ثبت اسناد یکی از وظایف وی است. علاوه بر این، نگهداری سوابق یکی از مهم ترین فعالیت های یک آرشیو است. او باید از شرایط محیطی که اسناد آنها در آن قرار دارد مطمئن باشند. نگهداری اسناد با ارزش در شرایط فیزیکی خوب یکی از اهداف اصلی است. نگهداری، تعمیر و نگهداری و تعمیر، نگهداری و تهیه اسناد اصول اساسی هستند که در نظر گرفته شده و به دقت مورد توجه قرار می گیرند. البته، حفظ اسناد به خودی خود هدف نیست، بلکه برای آماده شدن برای اطلاعاتی که این اسناد را به عموم مردم می سازد؛ در غیر این صورت، وجود آرشیو کاملا بی فایده خواهد بود. به همین علت، کارشناسان باید اسناد را ترتیب دهند و سپس آنها را با توجه به مدل و تکنیک خاص و نظریه و روش بایگانی توصیف کنند. بنابراین، چنین افرادی از جنایتکاران به عنوان منابع می توانند راهنمایی موثر و قابل اطمینان آگاه باشند.

اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا

www.ozhanco.com