ضرورت آشنایی با انواع سیستم های بایگانی

امروزه مدیریت اسناد و آشنایی با انواع سیستم های بایگانی به عنوان یک علم امکان بازیابی و دستیابی سریع و صحیح به اطلاعات جهت انجام امور محوله و پاسخگوئی به مراجعین و نیز شرایط حفاظت از هویت ملی و فرهنگی را در دستگاه ها و موسسات فراهم می آورد و درعصر ارتباطات جدید مورد توجه جدی قرارگرفته است.

هدف اصلی از ایجاد تشکیلات منسـجم مـدیریت اسـناد درموسسات و آشنایی با انواع سیستم های بایگانی، بسترسازى مناسب، جهت دسترسی هر چه سریع تر، دقیق تر و بهتـر اشـخاص و سـازمان ها بـه اطلاعـات و برقراری ارتباطات و انجام خدمات دولتی ، اصلاح کیفیت خدمات و ارائه فرصت هاى بیشتر براى افراد، جهت مشـارکت دربرنامه ها و پیشبرد اهداف و فرآیندها می باشد.

درباره عملکرد بایگانی ریلی  بیشتر بدانید.

چرا از سیستم های بایگانی استفاده می کنیم؟
هم اکنون وجود انبوه اسناد و مـدارک در دسـتگاه ها و نحـوه بررسـی، نقـل و انتقـال پرونـده ها، سـوابق و تعیـین ارزش های اسناد و صدور مجوز امحای اوراق زائد، تنظیم، نگهـداری، حفاظـت، دسـتیابی آسـان، تـدوین مقـررات مربوط به اسناد محرمانه و ممنوعیت های خاص و نیز ذخیره سازی، محافظت، امکان دسترسی بـه اسـناد الکترونیکـی و آشنایی با انواع سیستم های بایگانی از مهم ترین چالش های مدیریت اسناد محسوب می گردد. اسناد و مدارک که عمدتا بـه صـورت فیزیکـی و در قالـب کاغذ، ایجاد و نگهداری می شوند و روز به روز بر تعداد و حجم آنها افزوده می شود، عملا هزینه هـای هنگفتـی را برای نگهداری و مدیریت خود به سازمان ها تحمیل می کنند؛ ضمن آنکه دستیابی به موقع و صحیح به اطلاعـات آن هـا دشوارتر و غیرممکن تر می شود. درحال حاضر شیوه ی مدیریت اسناد بر چرخه ی کار و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسـات اکثرکشـورها بـه کلی متحول شده است و استفاده ازروش های کند و مشـکل سـاز غیرمکـانیزه قابـل قبـول نمـی باشـد.

درباره تفاوت قفسه بایگانی  و قفسه بایگانی ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

حجـم بـالای اطلاعات، مکاتبات و عدم دسترسی به موقع به سوابق، مدیران را وادار به استفاده از سیستم مکانیزه ی اداری یا سیستم های بایگانی در ابعاد مختلف نموده است. با رشد روز افزون بکارگیری رایانه در انجام فعالیت های سازمانی و تسریع در امور، موجب شده است تا مـدیریت بهینـه ی اسـناد، یکـی از دغدغـه هـای اصـلی در سـاماندهی اسـناد دولتـی و غیـر دولتـی گـردد. درایـن راسـتا سازمان ها ناچارند خود را به گونه ای به سیستم های بایگانی اسناد مجهز کنند تا بتوانند با ایجاد بانک هـای اطلاعـاتی، انـواع اطلاعات مورد نیاز را به طوراصولی جمع آوری ، پردازش و تحلیل کرده و آن ها را به سرعت در اختیار افراد ذیـربط قرار دهند. به همین خاطر سازمان ها بـه سـمت ایجـاد سیستم های بایگانی الکترونیکـی و پیـاده سـازی روش های نگهـداری و دسترسی مکانیزه ی اسناد سوق یافته اند.

درباره تفاوت کمد کتابخانه و کمد کتابخانه ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

اما به گفته برخی ازکارشناسان با توجه به نبـود اعتبـارات معـین در ایـن مورد و وجود تعدد دیدگاه ها، باعث شده است، طرح راهبردی واحدی برای ایجاد سیستم های بایگانی الکترونیکی اسـناد وجـود نداشته باشد. به نظر می رسد روند دیدگاه های سیاست گذاران، به روش مکانیزه بـه شـکل نزولـی اسـت؛ چـرا کـه درجمهوری اسلامی ایران و برخی ازکشورها هنوز اسناد الکترونیکی سندیت ندارد و به همـین دلیـل در سـازمان ها از امضای دیجیتال استفاده نمی شود.

در حال حاضر از اسناد در ادارات و سازمان ها پرینت گرفته و سپس به طور دسـتی امضا می گردد. در جمهوری اسلامی ایران استفاده ی اشخاص از فضای اینترنتی در حد فرستادن ایمیـل و یـا دانلود مقالات و مطالب است و حجم مبادلات الکترونیکی جمهـوری اسـلامی ایـران در حـوزه تجـاری و اقتصـادی نسبت به برخی کشورها بسیار اندک بوده و هنوز در ابتدای راه هستیم.

اداره امـور بایگـانی هـر سازمان با استفاده ازسه شیوه صورت می گیرد:
1- بایگانی متمرکز

2- بایگانی غیر متمرکز

3- بایگانی پراکنده

بایگانی متمرکز: کلیه امور از قبیل طبقه بندی، کد گذاری، تنظیم و نگهداری پرونده های سازمان در یک جا انجام می شود.

مزایا: جلوگیری از تشکیل پرونده های متعدد مشابه، صرفه جویی در تعداد کارکنان، اعمال صحیح مدیریت و تقسیم کار به طور عادلانه

درباره کمد کشویی بایگانی  شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

بایگانی غیر متمرکز: هریک از واحدهای سازمانی دارای بایگانی مستقل بوده و پرونده های مربوط به خود را تنظیم و نگهداری می کنند.

مزایا: نزدیک بودن پرونده ها به استفاده کنندگان، آشنا بودن اقدام کنندگان به عناوین پروند ها، احساس تعلق بیشتر بایگانی به اداره خود و در نتیجه کارایی بیشتر

بایگانی پراکنده: در این شیوه هر یک از اقدام کنندگان موظف به نگهداری اسناد و مدارك و سوابق اداری خود مـی باشـد کـه ایـن شیوه مورد توجه سازمان های اداری نیست.

برای تعیین نوع مطلوب سیستم های بایگانی توجه به موارد زیر لازم می باشد:

اصلی ترین محل نگهداری پرونده ها، سیستم بایگانی ریلی مانند قفسه بایگانی یا کمد بایگانی می باشد که دارای مشخصاتی ازاین قبیل است:

– جنس قفسه های بایگانی از نوع استیل می باشد.

– عرض قفسه ها 70تا 80 سانتیمتر، طول قفسه ها یک متر تا یک متر و بیست سانتیمتر و عمق قفسه هـای بایگـانی 30 سانتیمتر است. ولی این عمق برای پرونده های بزرگتر 40 سانتیمتر و برای پرونده های کوچکتر 25 سانتیمتر است.

– به دلیل ظرفیت بالای قفسه ها ی ثابت و کم هزینه بودن آن، استفاده از این نوع قفسه ها در بایگانی های مرکزی یا راکد توصیه می گردد.

– سیستم های بایگانی متحرک مانند قفسه های ریلی یا فایل های دوار دارای مزیت صر فه جـویی در فضـا، جلـوگیری از نفـوذ گرد و خاک بوده و قابل استفاده در هر نوع بایگانی می باشد.

اسناد بزرگ مانند نقشه ها، طرح ها و پوسترها با شرایط خاصی نگهداری می شوند که عبارتند از:

– این گونه اسناد نباید به صورت بسته و تاشده بایگانی شوند.

– اسنادی که اندازه آنها کوچکتر از یک متر و بیست سانتیمتر در یک متر و پنجاه سانتیمتر باشند را می توان به صـورت عمودی بایگانی کرد .

همچنین مقاله  چگونه اسناد و مدارک اداری را بایگانی کنیم؟ را مطالعه کنید.

– طرح ها و نقشه ها به صورت مسطح، خوابیده و معمولا در جعبه بایگانی می شـوند. ایـن جعبـه هـا یـا در کشـو هـای محفظه یا روی گردونه ها قرار می گیرند.

– بعضی اسناد بسیار بزرگ به صورت لوله شده روی گیره ها قرار گرفته و بدین طریق حفظ می گردد. این گیـره هـا را می توان در طول دیواری، پشت درهای کابینت ها، بین عمود های قفسه ها قرار داد یا به حالت خوابیده در قفسه های معمولی بایگانی کرد. اسناد لوله شده را می توان به همان صورت در استوانه های مقوایی بدون اسید نیز قرار داد.

اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا

منبع: www.ozhanco.com