ارزیابی اسناد

اسناد و مدارکی که توسط سازمان های دولتی در اجرای وظایف آن ها ایجاد شده یا دریافت می شوند، به یک اندازه ارزشمند نیستند. دلیل دوام یک سند، وجود یا عدم وجود یکی از ارزش های سیاسی، فرهنگی، اداری، حقوقی، اجتماعی، تاریخی، علمی و فنی است. هدف ارزیابی شناسایی اوراق بهادار است که ارزش نگهداری دائمی در بایگانی دارد و لازم است که جدا از مقالاتی که بلافاصله پس از اتمام یا از بین بردن تمام ارزش هایشان حذف می شوند.

ارزیابی اسناد اولین بار با موضوع حفظ یا حذف اسناد قبل از انقلاب فرانسه مطرح شد.

درباره عملکرد بایگانی ریلی  بیشتر بدانید.

ارزیابی اسناد در دو جنبه انجام می شود:

1) ارزیابی اداری که توسط قوانین و مقررات مربوط به سازنده سند، ارزش و مدت اعتبار آن تعیین می شود.
2) ارزیابی بایگانی، بر اساس ارزش محتوای سند سیاسی، فرهنگی، اقتصادی، قضایی، نظامی، اجتماعی و همچنین نیازهای محققین اسناد ارزیابی می شود.

درباره تفاوت کمد بایگانی و کمد بایگانی ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

انواع اسناد را  در چه مواردی می توان دسته بندی کرد؟

از نظر زندگی، از جمله جریان، نیمه جریان و راکد
از نظر ارزش، از جمله اسناد با ارزش اصلی (اداری یا استناد) و اسناد با ارزش ثانویه (بایگانی یا اطلاعات)
در مورد اعتبار قانونی، از جمله سند رسمی و سند معمولی
از لحاظ درجه حساسیت، از جمله مدارک عادی، محرمانه، سریال و کاملا سریال
از لحاظ محتوایی و موضوعی مانند اسناد اداری، مالی، علمی و فنی، قانونی، تاریخی، فرهنگی، سیاسی، نظامی، اقتصادی و توسعه.

سند را سازماندهی کنید.

مراحل سازماندهی سند

1) جداسازی فیزیکی اسناد

اسناد نوشته شده و غیر مستند مانند سوابق، زونکن ها، فایل باکس ها، میکروفیلم، عکس، نوار صوتی و تصویری، دیسک ها و غیره، با ویژگی های خاص و الزامات آنها برای نگه داشتن هر یک از آن ها متمایز می شوند.

همچنین مقاله اسناد دیجیتالی جایگزین اسناد کاغذی را مطالعه کنید.

2) تعیین منبع اسناد و اختصاص کدهای ویژه به هر سازمان و یا تولید کنندگان واقعی خود

به طور کلی، طبقه بندی اسناد بر اساس دو اصل اساسی بایگانی اداره می شود:

اول، اصل احترام به مبدأ که طبق آن اسناد باید براساس مبدا اصلی آنها طبقه بندی شوند و در واقع “شناسه سند” رسمی فرم و اسم مستند موسسه یا سازمان که اسناد را می توان شناسایی کرد.

دوم، اصل رعایت اسناد اولیه؛ از آنجا که اسناد یک پرونده در طول زمان تولید می شود، تغییر اصلی ترتیب مراحل توسعه پروسه را تحریف می کند؛ بنابراین، لازم است که این نظم را حفظ کنیم.

سوم، تولید گواهینامه تولد اسناد (شاخص بندی توصیفی). در این مرحله جنبه غیر متنی سند، که در واقع “قالب” سند است، از جمله تعداد صفحات، زبان، خط، زمان، خاتمه، ویژگی های ظاهری، و غیره، در مشخصات مشخص شده است.

چهارم، استخراج کلمات کلیدی لازم و مناسب. از اسناد متن و اصطلاحنامه و ثبت آن ها با کدهای خاص هر کلمه کلیدی و مرجع آن ها

پنجم، ارائه موضوع سند مطابق با اصول مقررات انتزاعی و مقررات نقطه گذاری

ششم، تعیین اهمیت اسناد در سه دسته مهم، با اهمیت مهم کمتر و عادی

پس از فهرست بندی، شماره اسناد و محل آن در بایگانی با اختصاص کدهای ویژه به هر موسسه، سازمان یا شخص حقوقی تعیین می شود و اسناد را می توان از طریق این کد ها بازیابی کرد. اسناد توسط بایگانی ها نگهداری می شوند، که پس از ارائه فیلم های میکروفیلم، آن ها را برای نگهداری به آرشیو منتقل می کنند.

درباره کمد کشویی بایگانی  شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

مواردی که در حفظ اسناد باید در نظر گرفته شود:

ورود هوا و خروج
کنترل نور محیط، تمیز کردن مخزن مستمر
کنترل رطوبت هوا
کنترل دمای هوا
کنترل سیستم کنترل آتش
کنترل کلی ساختمان مانندانرژی آب، فاضلاب، سیستم های برق و گرمایش

اوژن سیستم جهان با ارائه انواع سیستم های بایگانی مدرن و پیشرفته توانسته مواردی که در حفظ اسناد و مدارک باید درنظر گرفته شود را در محصولاتی نظیر: بایگانی ریلی، کمد بایگانی هوشمند، قفسه کتابخانه ریلی، کمد بایگانی کشویی و کمد نقشه ریلی اعمال کند.

اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا

www.ozhanco.com