اصول تشکیل پرونده

پرونده (File – Dossier)

الف – تعريف

پرونده عبارتست از مجموعه اسناد و مداركي كه داراي وجه اشتراك خاص بوده و اين اسناد و مدارك در يك پوشه و با رعايت اصول تشكيل پرونده، تنظيم و حفظ و نگهداري گردند.

اين وجه اشتراك خاص مي‌تواند يك «موضوع» و يا يك «اسم» باشد. (تا چند دهه قبل به جاي واژه از لفظ فرنگي آن يعني «دوسيه» استفاده مي‌شده است.)

درباره عملکرد بایگانی ریلی  بیشتر بدانید.

همچنین با احترام و خوش‌آمدگویی به شما!خوشحالیم که شما از سایت ما بازدید می کنید
اینجا جایی است که شما می‌توانید با دقت و اطمینان، به دنبال راه حلی کامل برای نیازهای بایگانی و سازماندهی اسناد خود بگردید. ما به دلیل ارائه محصولات با کیفیت و عملکرد بالا، مفتخر به ارائه یک تجربه مطمئن و رضایت‌بخش از کمد بایگانی و قفسه بندی انبار صنعتی هستیم. ما اینجا هستیم تا به شما کمک کنیم فضایی منظم و مناسب برای نگهداری اسناد، مدارک خود داشته باشید.

با امید به اینکه محصولات ما به نیازهای شما پاسخ دهند و تجربه‌ای لذت‌بخش را برای شما فراهم کنند، با افتخار منتظر تماس شما هستیم تا به شما در ارائه مشاوره رایگان کمک کنیم.
تلفن تماس: 88309044-021

قفسه بندی انبار شرکت اوژن سیستم جهان

– نتيجه

بايگاني داراي دو گروه پرونده خواهد بود:

1- پرونده‌هاي موضوعي (Subject Indexing of Records)

2- پرونده‌هاي اسمي (Name Indexing Records)

الف – 1- تعريف پرونده‌هاي موضوعي

پرونده‌هايي هستند كه يك مفهوم خاص بطور مشترك در همه اسناد آن پرونده مشاهده گردد.

معمولاً اكثريت پرونده‌هاي هر سازمان را اينگونه پرونده‌ها تشكيل مي‌دهند.

1- انواع پرونده‌هاي موضوعي:

الف – پرونده‌هاي موضوعي عام و يا كلي:

مثال

پرونده‌هاي اموري اداري، امور مالي، خريد لوازم اداري، كارگزيني، امور خدمات، امور آموزشي و …

درباره تفاوت قفسه دوار  و قفسه بایگانی ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

ب – پرونده‌هاي موضوعي خاص و يا جزئي و فرعي:

مثال:

پرونده‌هاي نيمسال تحصيلي، پرونده پذيرش دانشجو، پرونده انتخاب واحد، پرونده رفاه دانشجويان، پرونده وام دانشجويي، پرونده اعزام به اردو، پرونده حق‌التدريس اساتيد، پرونده فارغ‌التحصيلان و …

توضيح

هرگز بدرستي نمي‌توان تعداد «موضوعات» يك سازمان و يا كليه سازمانها را برشمرد.

فقط مي‌توان موضوعات را به دو دسته:

1- موضوعات كلي (اصلي)

2- موضوعات فرعي (جزئي)

تقسيم و هر يك را مجدداً به گروههاي فرعي و سپس به گروههاي فرعي‌تر و … تقسيم نموده، تا جائيكه راجع به دورترين موضوع نيز سند و مدرك وجود داشته باشد و در اين حالت مبادرت به تشكيل پرونده نمود.

درباره تفاوت قفسه کتابخانه و قفسه کتابخانه ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

مثال:

– موضوع كلي

امور آموزشي

1) موضوعات فرعي الف – آموزش‌هاي بلندمدت ب – آموزش‌هاي كوتاه‌مدت

2) آموزش‌هاي كوتاه‌مدت «موضوع كلي» الف – آموزش‌هاي كوتاه‌مدت داخل كشور ب – آموزش‌هاي كوتاه‌مدت خارج كشور (موضوعات فرعي)

3) آموزشهاي كوتاه‌مدت داخل كشور «موضوع كلي» الف – آموزش‌هاي عمومي ب – آموزش‌هاي تخصصي (موضوعات فرعي)

4) آموزش‌هاي كوتاه‌مدت تخصصي «موضوع كلي» الف – آموزش‌هاي فنون اداري ب – آموزش‌هاي كارشناسي پ – آموزشهاي مديريت (موضوعات فرعي)

5) آموزش‌هاي فنون اداري «موضوع كلي» الف – آموزش‌هاي خدمات مالي ب – آموزش‌هاي خدمات اداري – پ – آموزشهاي مسئولين دفاتر مديران ت – آموزش‌هاي كارگزيني (موضوعات فرعي)

6) آموزش‌هاي خدمات مالي «موضوع كلي» الف – آموزش‌هاي انبارداري ب – آموزش‌هاي كارپردازي پ – آموزش‌هاي جمعداري (موضوعات فرعي)

7) آموزش‌هاي انبارداري «موضوع كلي» الف – اصول سازمان و مديريت انبارها ب – اصول سفارش كالا پ – اصول توزيع كالا (موضوعات فرعي)

درباره قفسه بایگانی کشویی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

الف – 2 – تعريف پرونده‌هاي اسمي

پرونده‌هايي هستند كه وجه اشتراك اسناد اينگونه پرونده‌ها يك «نام» و يا «اسم» باشد.

1- انواع پرونده‌هاي اسمي:

الف – پرونده اسمي ممكن است بنام شخص باشد.

اينگونه پرونده‌ها معمولاً به دو نوع تقسيم مي‌شوند.

1- شخص عضو سازماني باشد:

مثال:

پرونده‌هاي پرسنلي (پرونده شاغلين، بازنشسته‌ها، مستمري‌بگيران، از كارافتاده‌ها، اخراجي‌ها، مستعفي‌ها، بازخريدي‌ها، انتقالي‌ها و …

2- شخص عضو سازماني نباشد.

مثال:

پرونده افراد و «ارباب رجوع» به سازمان‌ها:

– پرونده دانش‌آموز

– پرونده دانشجو

– پرونده مشترك آب و برق و تلفن

– پرونده متقاضي گذرنامه و …

مثال:

پرونده وزارت بازرگاني، پرونده شركت توانير، پرونده وزارت نيرو، پرونده دانشگاه تهران و …

پ – پرونده اسمي ممكن است بنام واحدي از سازمان باشد.

مثال:

پرونده واحد كارگزيني، پرونده واحد حسابداري، پرونده واحد روابط عمومي، پرونده واحد دبيرخانه، پرونده واحد توليد و ….

ت – پرونده اسمي ممكن است بنام يك منطقه جغرافيايي باشد.

مثال:

پرونده كشور ايران، پرونده استان همدان، پرونده شهرستان همدان، پرونده بخش رزن، پرونده روستاي حسن‌آباد

همچنین مقاله انواع اسناد را مطالعه کنید.

ب – اصول تشكيل پرونده

بمنظور تشكيل هر پرونده در بايگاني علاوه بر وسايل و ابزارهاي ضروري كه در بخش وسايل و ابزارهاي بايگاني به آنها اشاره خواهد شد، در درجه اول وصول سند به بايگاني است.

چنانچه سندي به بايگاني تحويل گردد (نامه‌هاي وارده و يا نسخ نامه‌هاي صادره سازمان)، مسئولين بايگاني با كنترل اسم و يا موضوع سند (پرونده‌هاي اسمي – پرونده‌هاي موضوعي)، چنانچه در بايگاني قبلاً سابقه وجود داشته باشد، سند وصولي را در همان پرونده مربوطه ضبط خواهند نمود.

در غيراينصورت مبادرت به تشكيل پرونده ميگردد.

چون پرونده به عنوان يكي از ابزارهاي مهم هر سازمان سالها كاربرد و استفاده خواهد داشت لذا ميبايستي از قواعد معين و صحيح برخوردار باشد كه اين قواعد را اصول تشكيل پرونده مي‌گو.يند كه عبارتند از:

1- تعيين عنوان پرونده (عنوان موضوعي – عنوان اسمي) منظور مفهوم و يا يك اسم مي‌باشد كه رونده بدان شناخته خواهد شد.

در شكل صحيح اين عنوان روي برچسب الصاقي به پوشه پرونده و يا برآمدگي بعضي پوشه‌‌هاي خاص نوشته مي‌شود. (پوشه‌هاي لبه‌د ار) = (Folder Tabs)

2- تعيين كد پرونده كه بر اثر عمليات طبقه‌بندي پرونده‌هاي بايگاني و با استفاده از يكي از روش‌هاي مدون بايگاني و بوسيله مسئول با تجربه و درنظر گرفتن تعداد و يا موضوع و يا اسم پرونده‌هاي مشخص و به آن تخصيص داده مي‌شود. (بحث كدگذاري در اصول بايگاني و روشهاي طبقه‌بندي و سيستم‌هاي بايگاني)

3- از هر سند فقط يك نسخه در پرونده نگهداري گردد.

چون تعداد اسناد مشابه و يا نسخ اضافي و يا پيش‌نويس نامه‌هاي صادره كه نسخه بايگاني (File Copy) دارند باعث قطور شدن بيهوده پرونده مي‌گردد.

4- رعايت نظم و ترتيب اسناد از ابتداي پرونده تا انتهاي آن كه بهترين روش رعايت نظم تاريخ اسناد و مدارك بخصوص تاريخ ثبت‌نامه‌هاي وارده و صادره هر پرونده است.

5- در صورتي كه تاريخ اسناد و مدارك نامعلوم و يا مشابه باشد، تقدم و تأخر كاربردي سند در پرونده رعايت شود.

6- پيوست و ضمائم هر نامه همراه سند در پرونده ضبط گردد.

چون پيوست‌ها مكمل اطلاعات نامه هستند.

7- در صورتي كه پيوست و ضمائم نامه‌ها قابل نگهداري در پرونده نباشد (مثل اشياء و يا ضمائم داراي حجم زياد و يا وزن زياد و تعداد زياد) ماهيت آنها تبديل به سند شده و در پرونده ضبط گردد (مثل رسيد كتابهاي واصله كه به كتابخانه تحويل شده و از آن رسيد اخذ ميگردد).

8- برگ شماري اسناد هر پرونده از آغاز تشكيل آن كه به منظور كنترل اسناد و مدارك و جلوگيري از دخل و تصرف در اسناد پرونده مي‌گيرد (اطلاعات بيشتر در محاسن برگ شمارة ذيل توضيح 1 ذكر گرديده‌اند).

9- هر پيوست و ضميمه‌اي مانند يك سند و با رعايت نظم و ترتيب وصول اينگونه اسناد برگ شماري گردند.

10- تعداد اسناد و مدارك هر پرونده با توجه به ظرفيت پوشه و گيره‌هاي موجود حداكثر 150 برگ باشد.

11- در صورتي كه تعداد اسناد و مدارك هر پرونده بيش از مقدار فوق باشد، براي هر 150 برگ بعدي يك جلد به تعداد جلدهاي پرونده افزوده گردد (به توضيح شماره 2 مراجعه شود)

12- استفاده از فرم‌ها، برگه‌ها، كارت‌ها و يا اوراقي كه جهت هر پرونده در صورت ضرورت نياز مي‌باشد.

اينگونه فرم‌ها بشرح زير بوده و هر يك بطور جداگانه شرح داده مي‌شوند.

مثال:

الف – فرم محتويات پرونده (شكل شماره 8)

ب – فرم ارجاعي پرونده (شكل شماره 9)

پ – فرم درخواست پرونده (شكل شماره 10)

ت – فرم و يا كارت جانشين پرونده (شكل شماره 11)

توضيح (1)

معمولاً برگ شماري اسناد و مدارك هر پرونده به دلايل زير صورت مي‌گيرد:

1- جلوگيري از دخل و تصرف در اسناد و مدارك هر پرونده بخصوص بهنگام خروج پرونده از بايگاني و بازگشت آن.

2- دسترسي سريع به سند موردنظر با درنظر گرفتن بكارگيري فرم محتويات پرونده.

3- جلوگيري از بهم ريختگي اسناد هر پرونده، بهنگام خروج يك سنداز پرونده و جايگزيني مجدد آن.

4- در اختيار داشتن آمار تعداد اسناد هر پرونده (حداكثر ظرفيت) بهنگام تشكيل جلد دوم پرونده به بعد.

5- در اختيار داشتن آمار كلي اسناد و مدارك هر بايگاني و يا هر پرونده.

6- استفاده بهنگام امحاء اسناد و مدارك بايگاني و ثبت آن در فرم‌هاي امحاء اسناد و مدارك.

7- تحويل اسناد و مدارك پرونده به مسئول بعدي بهنگام تغيير مسئولين و كاركنان بايگاني.

چون دلايل فوق مي‌بايستي دقيق اجرا گردد و مخصوص رديف كه جلوگيري از دخل و تصرف در اسناد هر پرونده ناميده مي‌شود، امروزه در سازمان داراي اهميت خاص مي‌باشد، لذا اين محاسن با فقط زدن يك شماره با دست يا ماشين شماره‌زني كه رايج است نمي‌تواند كاملاً تحقيق پيدا نمايد لذا جهت اجراي دقيق موارد فوق ميبايستي از مهر استانداري بايگاني كه مشخصات آن برابر استاندارد مهرهاي اداري تعيين گرديده است، استفاده شود.

اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا

منبع: www.ozhanco.com

شرکت اوژن افتخار دارد در کنار همتایان بین المللی خود از جمله شرکت dexion به تولید با کیفیت ترین قفسه های انبار در ایران تولید کند.