بایگانی مدارک پزشکی

مدارک پزشکی به عنوان محک ذیقیمتی از فعالیت های گروه بهداشتی و پزشکی و شاخص فعالیت كادر بیمارستانی، والاترين و باارزش ترین اهرم برنامه ریزی و تصمیم گیری های مدیریتی در رده های اقتصادی، بهداشتی، آموزشی و پژوهشی می باشد، از اين رو درک اهمیت والای آن به مثابه توسعه تفكر و بینش اطلاعاتی است.

همانطور که افراد برای اخذ تصمیم بایستی از حافظه خود کمک بگیرند یک سازمان برای انجام فعالیت های آتی و برنامه ریزی های آینده به بایگانی که به عنوان حافظه محسوب می شود نیاز دارد. دلیل نگهداری اسناد و مدارک در بایگانی مراجعه و دسترسی به آن است.

درباره عملکرد بایگانی ریلی  بیشتر بدانید.

هر سازمان به دو دلیل نیازمند مراجعه به اسناد موجود در بایگانی است:

1- اثبات فعالیت های انجام شده توسط آن سازمان در گذشته

2- بدست آوردن اطلاعات برای اقدامات آینده

درباره تفاوت کمد بایگانی و کمد بایگانی ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

بایگانی دارای معانی و مفاهیم دوگانه است:

1- بایگانی به معنای فن طبقه بندی تنظیم و نگهداری یا حفاظت اسناد و مدارک بر طبق روش معین به نحوی که در اسرع وقت و در کمال سهولت و با حداقل هزینه و نیروی انسانی و وقت بتوان به آن دست یافت

2- بایگانی به معنای محل نگهداری اسناد بر طبق ضوابط معین و علمی است

درباره تفاوت کمد کتابخانه و کمد کتابخانه ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

فرایند بایگانی مدارک پزشکی:

فرایند کنترل پرونده های بستری قبل از تحویل به واحد ترخیص
فرایند بایگانی مدارک پزشکی پس از ترخیص بیمار
فرایند ارائه مدارک پزشکی به متقاضیان
فضای ذخیره سازی برای پرونده های حال و آینده وجود داشته باشد که شامل:
– فضای بایگانی مدارک پزشکی فعال

– فضای بایگانی مدارک پزشکی غیر فعال

در ضمن بایگانی باید کاملاً امن باشد تا از نابودی و مفقود شدن پرونده ها جلوگیری شود.

درباره کمد کشویی بایگانی  شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

اهم وظایف و فعالیت های این بخش عبارتند از:
پاسخگویی به درخواست های رسیده از بخش ها
استخراج، ارسال، کنترل و فایل مجدد پرونده جهت پزشکان و محققین جهت موارد آموزشی، تحقیقاتی و درمانی پیگیری پرونده های خارج شده از بخش مدارک پزشکی
همکاری و ارسال پرونده به درمانگاه جهت سیر بیماری به پزشکان متخصص
پاسخگوئی به نامه های مراجع قانونی
امحای پرونده هایی که مشمول قانون مرور زمان شده اند (مطابق با آخرین بخشنامه های وزارت بهداشت)
پرونده ها پس از ترخیص بیمار از واحد حسابداری به واحد مدارک پزشکی ارسال می شوند.
اسامی بیماران ترخیصی که در دفتر مخصوص مربوط به حسابداری توسط ایشان ثبـت شـده تحویـل گرفتـه و امضـا ء می شود
اوراق به ترتیب استاندارد انجمن مدارک پزشکی سازماندهی و تنظیم می گردد. (برگه های پرونده بر اساس ترتیب استانداردهای مدارک پزشکی و بصورت دقیق و منظم مرتب می شوند )
پرونده ها براساس شماره پرونده و دفعات بستری بیمار کلاسه می شوند
با توجه به دفعات بستری بیمار اوراق پرونده پس از تنظیم یا داخل پوشه جدید قرار می گیرد یا بـه سـابقه قبلـی بیمـار ضمیمه می شود.
سپس پانچ پرونده ها و پوشه گذاری و شماره دهی آنها جهت بایگانی مدارک پزشکی در زونکن انجام می گیرد
در نهایت پرونده بر اساس یکی از روش های بایگانی فایل می گردد
بایگانی مدارک پزشکی در قفسه ها مطابق با سیستم ترمینال دیجیت و کالرکدینگ

در مراجعات بستری بار اول با توجه به دو رقم سمت راست شماره پرونده بیمار، رنگ پوشه مـورد نظـر انتخـاب و اوراق مرتب شده داخل پوشه خود قرار می گیرد.
در پوشه جدید (مراجعه اول بیمار) نام بیمار، شماره پرونده و تاریخ پـذیرش وی در محـل مخصـوص خـود روی پوشـه نوشته می شود و در مراجعات بعدی تاریخ پذیرش مجدد وی روی پوشه درج می گردد.
گزارشات و آزمایشات رسیده از بخش به داخل پرونده الصاق می شود.
سوابق و رونوشت نامه های صادره از مدارک بیماران در پرونده های آنان ضبط و پیوست می شود.
اوراق اصلی پرونده شامل: برگه های پذیرش و خلاصه ترخیص یا گواهی فـوت، خلاصـه پرونـده، شـرح حـال کـارت اورژانس، نمودار سوختگی، مشاوره پزشکی قانونی، برگه های شرح عمل جراحی… اسکن می شوند.
فضای بایگانی با توجه به نوع سیستم فایلینگ (ترمینال دیجیت, میدل دیجیت, فایل باکس، شماره ای مستقیم) قفسـه بنـدی شـده است.
پرونده ها با توجه به سیستم بایگانی “ترمینال دیجیت” در قفسه مورد نظر قرار می گیرند.
برچسب های راهنما در تمامی قفسه های بایگانی جهت دسترسی آسان تر به پرونده ها نصب شده است.
در بایگانی ترمینال دیجیت،کد گذاری رنگی؛ هر رنگ خاص به یک شماره تعلق می گیرد که این امـر بازیـابی پرونـده را تسهیل می کند و از میزان اشتباهات فایلی جلوگیری می شود. رنگ ها برای از پیش تعیین کردن محـل پوشـه هـا اسـت .

همانگونه که مطرح شد مدارک پزشکی عبارت است از دلیل قابل مشاهده ای از آنچه که در بیمارستان انجام یافتـه و سندسازی به موقع در مورد اقدامات بهداشتی و درمانی که برای بیماران انجام شده است. لذا در واحد بایگانی توسط کادر واحد مذکور باید مدارک پزشکی تنظیم، تکمیل و مرتب گردد.

در بررسـی پرونـده وجـود کلیه اوراق مربوط به اقدامات خاصی که جهت بیمار در آن مرکز درمانی انجام یافته اسـت تثبیـت و بـا سیسـتمی مناسـب نگهداری می گردد؛ تا امکان دستیابی به حداکثر اطلاعات در حداقل زمان در بیمارستان ها و مراکز بهداشتی و درمانی مقدور شود

محل بایگانی مدارک پزشکی باید مستقیماً در بخش مدارک پزشکی قرار گیرد

در بایگانی بهداشت محیط کار از جنبه های مختلف از قبیل تسهیلات رفاهی، روشنایی (غیر مستقیم)، سـرو صـدا، تهویه مطبوع، رطوبت (50-65درصد)،حرارت (25-20) ،اخطار های آتش نشانی (دیوارهـا و کـف ضـد حریـق باشـد) پاکیزگی (جلوگیری از نشستن گرد و خاک روی پرونده ها)، حشرات، بیماری های شغلی و عوارض ناشـی از آن مـورد بحـث قرار گیرد.

اهداف اختصاصی
نگهداری صحیح مدارک پزشکی به منظور ایجاد سرعت و سهولت دسترسی و بازیابی پرونده ها
نگهداری سیستماتیک پرونده های پزشکی به نحو قابل دسترسی برای بیماران و سایر استفاده کنندگان مجاز نسبت به اطلاعات پرونده های پزشکی
بایگانی صحیح و دقیق مدارک جهت هرگونه دفـاع از پرونـده بـرای حمایـت از اقـدامات انجـام شـده توسـط کادر درمانی
ایجاد سابقه کاملی از بیمار با مدارکی که در برگیرنده اطلاعات کافی برای نمایش واضح هویت بیمار باشد
تعیین تشخیص ها و درمانها و ثبت دقیق نتیجه درمان باشد
فراهم کردن زمینه تداوم مراقبت از بیمار در پذیرش های بعدی
فراهم کردن منبعی برای ارزیابی کفایت و مناسب بودن مراقبت انجام شده
فراهم کردن زمینه برای برنامه ریزی اساسی در مورد مراقبت و درمان بیماران توسط مدیریت بیمارستان
پاسخگویی مناسب و سریع به مراجع قانونی در جهت کسب حقوق قضایی مربوط به بیمار یا بیمارستان
پاسخگویی مناسب و سریع به پزشکان و پژوهشگران در جهت کمک به انجام تحقیقات
افزایش رضایتمندی مراجعین با عملکرد دقیق، صحیح و موثر در واحد بایگانی مدارک پزشکی
اصلاح سیستم نرم افزاری بایگانی الکترونیکی
پیگیری جهت امحاء پرونده های اعمال سرپایی طبق مصوبه وزارت بهداشت و درمان
مطالعه و بررسی جهت اسکن نمودن پرونده های بستری بیماران
افزایش شاخص های قابل اندازه گیری به منظور بهبود و ارتقاء فرایندها
بازنگری اوراق مدارک پزشکی
پیگیری جهت بهینه سازی سیستم تهویه بایگانی مدارک پزشکی

قابل دستیابی بودن پرونده ها در 24 ساعت

تمامی پرسنل مدارک پزشکی بخصوص پرسنل شاغل در شیفت شب پذیرش توسط مسئول مدارک پزشکی آموزش لازم در مورد نحوه پیدا کردن پرونده را دیده اند.
علت درخواست پرونده توسط خواهان به سوپروایزر اعلام می شود.
سوپروایزر درخواست مورد نظر را به مسئول بایگانی مدارک پزشکی بصورت تلفنی اطلاع می دهد.
مسئول بایگانی مدارک پزشکی دستور باز کردن بایگانی را به مسئول پذیرش اعلام می کند.

چه کسانی می توانند در خارج از ساعت اداری به پرونده ها دسترسی داشته باشند؟

بنا به دلایل زیر پرونده فقط در شرایط خاص و در اختیار افراد خاص قرار می گیرد:

جلوگیری از سوء استفاده افراد غیر مجاز از دسترسی به محتویات پرونده بیمار و اطلاعات محرمانه آن
جلوگیری از تغییر اطلاعات و مستندات محتویات پرونده بیمار توسط افراد غیر مجاز
قانونمند کردن افراد مجاز به بررسی پرونده ها در ساعات غیر اداری و تهیه لیستی از آن ها
لیست پزشکانی که می توانند در ساعات غیر اداری پرونده درخواست کنند، توسط مسئول بایگانی مدارک پزشکی تهیه و به امضاء ریاست بیمارستان رسیده است.
نحوه درخواست پرونده به پزشک مربوطه توسط مسئول بایگانی مدارک پزشکی تهیه و ارائه شده است.
نحوه درخواست پرونده به سوپروایزرها توسط مسئول بایگانی مدارک پزشکی تهیه و ارائه شده است.
به پرسنل پذیرش نحوه بازیابی پرونده توسط مسئول مدارک پزشکی آموزش داده شده است.
لیست سوپروایزرهای بالینی که به پرونده پزشکی بیمار می توانند دسترسی داشته باشند تهیه شده است.

اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا

منبع: www.ozhanco.com