حفاظت و نگهداری از اسناد

عوامل مختلف مانند خشکی و رطوبت و درجه حرارت بالا، هوا، حشرات و جوندگان آلوده، بلایای طبیعی، انواع قارچ ها و نادیده گرفتن کارکنان بایگانی باعث تخریب و استفاده غیرمستقیم اسناد در آرشیو ها و آرشیوها می شود.
یکی از راه های جلوگیری از این حوادث، طراحی یک “برنامه حفاظت اسناد” است. به طور موثر با استفاده از روش های پیشگیری موجود، این برنامه به طور قابل توجهی آسیب به اسناد، به ویژه اسناد حیاتی را کاهش می دهد.

درباره عملکرد بایگانی ریلی  بیشتر بدانید.

اسناد اهمیت حیاتی اسنادی است که کار سازمان را حفظ می کند و حقوق و منافع سازمان، کارکنان و عموم مردم را شامل می شود، از جمله اسناد حسابداری، پرونده های استخدامی، پرونده های استخدامی، قراردادها، اسناد خزانه و وام، معاهدات تجاری مدارک شرکت ، طرح های ساختمان و اسناد پژوهشی. به منظور حفظ اسناد مهم حیاتی، باید روش های انتقال اسناد به مکان های کم خطر سازمان، تولید مثل، انتخاب بایگانی و استفاده از تجهیزات ویژه مانند صندوق های ضد آتش استفاده شود.

درباره تفاوت قفسه بایگانی  و قفسه بایگانی ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

امروز مدیران منابع مالی زیادی را برای یافتن راه حلی برای تهدید انفجارهای هسته ای، آتش سوزی، غفلت از کارکنان بایگانی اختصاص داده اند اما مشخص نیست که این روش ها موثر خواهد بود.
تکامل در مدیریت اسناد با افزایش میزان اطلاعات الکترونیکی، نیاز به یک سیستم جامع برای مدیریت منابع اطلاعاتی افزایش یافته است، به ویژه اطلاعات ذخیره شده در رایانه های شخصی. رایانه های شخصی تنها می توانند تولید، استفاده، ردیابی و حذف اطلاعات بدون نیاز به شبکه و کنترل مدیریت اسناد را داشته باشند. در این وضعیت، هر سازمان تعداد زیادی از سی دی ها و دیسک های فشرده دارد اما نمی داند چه اطلاعاتی در آنها ذخیره می شود.

درباره تفاوت قفسه کتابخانه و قفسه کتابخانه ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

همچنین استفاده غیرقابل کنترل از فناوری، کارایی مدیریت اسناد را کاهش می دهد، به عنوان مثال، تایپ کردن با یک صفحه کلید کامپیوتر و اتوماسیون اداری همیشه سرعت کار را افزایش نخواهد داد و بهره وری را افزایش می دهد، زیرا ظهور فن آوری جدید برای ذخیره سازی سند، کارکنان اداری و آرشیو ها بدست آوردن دانش فنی و تخصصی تر. همچنین، مدیران سند، همراه با توسعه مدیریت اسناد، باید توانایی های خود را تقویت کنند و کار جدیدی را در زمینه کار با سیستم های مدیریت جدید و نرم افزار و اهداف سازمانی یاد بگیرند.

درباره کمد بایگانی کشویی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

امروزه بسته های نرم افزاری مختلف به عنوان “برنامه مدیریت اسناد” طراحی شده اند که برای کار در بایگانی های سند طراحی شده اند. این بسته های نرم افزاری وظایفی نظیر ردیابی اسناد، ثبت تاریخ تولید و بایگانی اسناد را انجام می دهند. یکی از این نرم افزار ها Dock است که برای تولید، ذخیره سازی و توزیع اسناد الکترونیکی اسناد این نرم افزار اسناد کاغذی را در دفاتر جایگزین کرده اند، بنابراین صرفه جویی در مصرف کاغذ به میزان قابل توجهی کاهش می یابد. تمام کارکنان سازمان می توانند از طریق این نرم افزار به اسناد دسترسی پیدا کنند.

همچنین مقاله ارزیابی اسناد را مطالعه کنید.
به رغم مزایای بسیاری از نرم افزار مدیریت اسناد، نرم افزار رایانه و رایانه در سازمانها مشکل ساز است. داده های رایانه ای به گرد و غبار، گرما، دود، سایش، و شار مغناطیسی ضعیف و نوسانات الکتریکی آسیب پذیر است. همچنین، هر کسی می تواند اطلاعات را از آنها بگیرد و بازیابی کند.

اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا