سازماندهی اسناد

در یک آرشیو قابل دسترسی و قابل استفاده با توجه به ساختار کتابی است که می تواند با گذشت زمان با آرشیوگرایان رشد کند.
نوع و اندازه اسناد از سازمان به سازمان متفاوت است، بنابراین مطمئن شوید که برچسب های صحیح را به فایل های سند خود اضافه کنید و به طور مداوم بررسی کنید که آیا شما نیاز دارید به سادگی به سند خود دسترسی پیدا کنید و مدارک خود را سازماندهی کنید.

درباره عملکرد بایگانی ریلی  بیشتر بدانید.

شما می توانید فایل های سند خود را به شرح زیر تنظیم کنید:
 شخص
 زمان
 رویدادهای تعطیلات، روزهای تولد، فارغ التحصیلی
 فعالیت های مدارس، اشخاص و سازمان ها
 برای جمع آوری کاغذ تمبر، کارت های بیسبال
 وام های مالی، اسناد سرمایه گذاری و بازنشستگی، بیمه نامه ها، فاکتورها یا اسناد مالی
 اسناد هویت شخصی، اسناد ازدواج، اسناد گذرنامه و / یا اسناد مهاجرتی، اطلاعات پزشکی، اراده و سایر اسناد قانونی.
 نامه ها، نامه ها، کارت پستال ها، یادداشت ها
 مجلات یا یادداشت ها

درباره تفاوت کمد بایگانی و کمد بایگانی ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

پوستر و آثار هنری
کتابها و مجلات
 برش اخبار و روزنامه ها
 انواع نشانه های کاغذی و مقوا
 مقالات مذهبی
بهترین راه قبل از تصمیم گیری در مورد اسناد بایگانی این است که کدام گروه های اسناد را قرار دهید و سپس فایل را در لیست مربوطه قرار دهید و فایل های مربوطه را در زیر پوشه های فایل اصلی قرار دهید. همانطور که می بینید، بایگانی سازی انعطاف پذیری زیادی را در نامگذاری ایجاد می کند.
نکات مفید در مورد سازماندهی اسناد:
کلید ایجاد یک ساختار نامگذاری است که “سطح بالا” است برای توصیف دسته، که در طول زمان انعطاف پذیر است. به عنوان مثال، اگر شما یک فایل یا جعبه را به عنوان “سوابق مالی” برچسب گذاری کردید، می توانید اسناد وام، سرمایه گذاری و بازنشستگی، بیمه نامه ها و صورتحساب ها را در آن بخش بایگانی خود قرار دهید و به جای داشتن یک برچسب جداگانه برای هر یک از این موارد از مقالات شما را قادر به اضافه کردن و یا حذف اسناد در بخش آرشیو مالی خود را در هر زمان بدون نیاز به تغییر نام بخش.

اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا

www.ozhanco.com