معرفی سیستم های مدیریت و گردش اسناد بر پایه Web و هوشمند
بایگانی دیجیتال
امروزه استفاده از سیتم های اتوماسیون اداری در کشور ما نیز رایج و مورد استفاده می باشد هرچند در این سیستم ها قسمتی نیز تحت عنوان بایگانی طرح ریزی گردیده است لکن قابلیت انجام وظایف یک بایگان را به صورت هوشمند ندارد .
با توجه به اینکه معمولا نظام بایگانی در سازمان ها توسط افراد بایگان بعضا به صورت سلیقه ای عمل می شود بکارگیری نرم افزاری جامع که بتواند علاوه بر انجام وظایف بایگان قابلیت گزارش دهی و گزارش گیری داشته باشد مثمر فایده می باشد .
نرم افزارهای مورد استفاده بعضا قابلیت تولید فایل ، انجام اسکن و یا تولید میکروفیلم را دارا می باشند .
::. همچنین با افتخار در خدمت شما هستیم تا عمیق‌تر با قفسه بایگانی و قفسه صنعتی اوژن آشنا شوید. قفسه اوژن با دقت و با کیفیت بالا ساخته شده است تا نیازهای بایگانی شما را برآورده کند. این قفسه ها از جنس محکم و مقاوم، برای استفاده مدت زمان طولانی طراحی شده است. با ما همراه باشید و آسودگی و اطمینان را در فرآیند بایگانی تجربه کنید. مشتاقانه منتظر تماس شما هستیم تا به شما در ارائه مشاوره رایگان کمک کنیم.
تلفن تماس: 88309044-021
برخی از ویژگی های نرم افزار بایگانی :
۱-قابلیت ارائه خدمات را به صورت وب داشته باشد .
۲-سطوح امنیتی تعریف شده باشد .
۳-قابلیت تشخیص موضوع سند را با تعیین عمر و مجوز نگهداری یا محای سند را داشته باشد .
۴- تعیین وشعیت سند بر حسب نوع بایگانی جاری نیمه جاری و امحایی
۵- امکان سازماندهی به پرونده ها
۶- امکان گردش الکترونیک پرونده در سازمان با حفظ سطوح دسترسی
۷- برقراری ارتباط با داده های نرم افزار اتوماسیون های از طریق پروتکل های واسطه به منظور اخذ و نگهداری مکاتبه بعنوان بایگانی
۸- سهولت و مدیریت آسان کاربری
همانگونه که ملاحظه می شود نرم افزار بایگانی دارای دو بخش بایگانی و مدیریت اسناد می باشد که در قسمت بایگانی سیستم می بایست توانایی در یافت انواع فایل را به طور مختلف داشته باشد همچنین قابلیت ارتباط با نرم افزارهای اتوماسیون اداری را از طریق DLL واسطه و یا پروتکل های ارتباطی مثل ECE را داشته باشد .
در سیستم مدیریت سیستم این قابلیت را باید داشته باشد که علاوه بر داشتن امنیت بالا دارای سطوح دسترسی تعریف شده باشد تا از دسترسی افراد غیر مجاز به اسناد ذخیره شده به صورت الکترونیکی جلوگیری نماید همچنین در بعد پدافند غیر عامل توانایی اخذ پشتیبان از داده ها و اخذ داده های سنواتی را از سیستم اتوماسیون به عنوان بایگانی داشته باشد نهایت اینکه سیستم بتواند با استفاده از خطوط و بستر اینترنت گزارش های مدیریتی را به صورت بر خط (online) از کلیه پرونده ها در اختیار مدیر قرار دهد . این ویژگی سیستم خوب همخوانی داشتن با اهداف مدیریت بایگانی و اهداف سازمان اسناد در جهت حفظ اسناد کاغذی و آرشیو ملی است .
اسناد مالی :
براساس مفاد تبصره ماده ۳۹ قانون دیوان محاسبات مدت و نحوه نگهداری ، حفظ اسناد ، دفاتر ، صوت حساب های مالی و مدرک مزبور که توسط دستگاه ها به دیوان محاسبات کشور ارسال می شود و یا مدارکی که توسط دیوان محاسبات کشور تهیه می گردد ، به صورت عین و همچنین طرز تبدیل آن ها به عکس یا فیلم یا میکروفیلم و یا میکروفیش یا نظایر آن و همچنین طریقه محو اسناد و مدارک مزبور به موجب دستوالعملی خواهد بود که با پیشنهاد رئیس دیوان محاسبات کشور به تصویب کمیسیون دیوان محاسبات ، بودجه و امور مالی مجلس شورای اسلامی خواهد رسید زیرا برخی از نکات مهم که برگرفته از شیوه نامه نحوه نگهداری اسناد مالی است بیان می شود .
تعریف اسناد و مدارک مالی :
صورت حساب های مالی ، حساب های در آمد و هزینه و دفاتر و اسناد و مدارک مربوط و گزارشاتی که توسط دستگاه ها به دیوان محاسبات تحویل و یا توسط دیوان تهیه می گردد و همچنین اسناد و مدارکی که حسب موارد قانونی و یا به تشخیص دیوان محاسبات تحویل آن ها به دیوان مقرر شده یا بشود تحت عبارت ” اسناد و مدارک مالی” خلاصه می شود.
نحوه نگهداری اسناد و مدارک مالی
اسناد مالی نیز پس از طی مراحل مختص بخود توسط اداره دفتر داری ذیحسابی با شماره سند دائم تحویل بایگانی امور مالی می گردد . طبیعتا این اسناد نیز دارای عمر می باشند پس از اینکه دیوان محاسبات اسناد فوق را بررسی نمود و اسناد در سر فصل واخواهی قرار نداشتند نگهداری این اسناد براساس ماده ۳۱ قانون محاسبات عمومی بر عهده ذیحساب تازمان انقضاء عمر آن ها می باشد .
کیفیت محل نگهداری این اسناد نیز مانند مکاتبات اداری می باشد البته تا زمان تحویل به دیوان محاسبات .
برای نگهداری فیزیک این اسناد به ترتیب شماره ثبت در دفتر روزنامه و تفکیک سال و نوع اعتبار در زونکن مختص بخود با مشخصاتزونکن بشرح زیر نگهداری می شود
نام دستگاه ….
محل اعتبار ….
سال ….
شماره اسناد …..
شماره زونکن……
توجه : هرگاه نیاز به خارج نمودن سند از بایگانی باشد مشخصات فرد مجاز دریافت کننده و تاریخ و علت و تاریخی عودت بوضوع رسید و در دفتر پیگیری ثبت شود .
اسناد مالی غیر امحایی :
۱-اصل تضمینات مانند سفته ، ضمانت نامه بانکی و نظایر آن
۲-اسناد مالکیت اموال منقول و غیر منقول
۳- اسناد مالی که در سر فصل واخواهی قرار دارد .
۴-اسناد قطعی نشده تا زمان قطعیت و تایید از سوی دیوان محاسبات
۵- اسناد مالی قراردادهای بین المللی و خارجی قبل از تهیه میکروفیلم
۶- اسناد پرداختی و دریافتی کمک های خارجی و مجامع بین المللی قبل از تهیه میکروفیلم
۷- اسناد مربوط به بازسازی مناطق جنگی قبل از تهیه میکروفیلم
۸- اسناد مربوط به قراردادهای تسویه نشده و فاقذ مفاصا حساب
۹- اسناد مالی دارای هویت تاریخی
اسناد مالی امحایی
اسناد هزینه قطعی مشروط به تبدیل شدن به میکروفیلم قابل امحاء می باشد .
اسناد مالی که به دلیل محدودیت فضا و امکانات نگهداری و عدم نیاز حداقل پس از گذشت سه سال با نظر و تشخیص دیوان محاسبات استان تهران بدون تبدیل به میکروفیلم قابل امحاء می باشد .
تهیه میکروفیلم از اسناد
اسناد و مدارک مالی طرح های عمرانی تسویه شده (دارای مفاصا حساب) بشرط
سایر موارد مذکور در بند فوق که واجد شرط تبدیل شدن به میکروفیلم را دارند
گزارشات و نسخ اول صوت های مالی و موافقت نامه های تحویلی به دیوان محاسبات و مدارک مرتبط با موضوع و گزارشات تحویلی پس از انقضاء مهلت سه ساله با تایید مدیر کل دیوان محاسبات استان یا حسابرس کل ذیربط قابل امحاء می باشد .
نسخ دوم اسناد و مدارک مالی و نیز مدارک غیر ضروری پس از تایید مقام مجاز دستگاه اجرایی و نیر ذیحساب دستگاه مربوطه قابل امحاء می باشد .
روش امحاء:
با توجه به موارد پیش گفت اسناد مالی یا پس از تبدیل شدن به میکروفیلم قابل امحاء می باشد و یا اینکه بدون یناز به میکروفیلم قابل امحاء می باشد که هر کدام دارای فرآیند مختص بخود می باشد .
الف ) فرآیند اجرایی جهت تبدیل اسناد به میکروفیلم :
دستگاه متقاضی ابتدا نسبت به تنظیم فرم مخصوص تبدیل اسناد مالی به میکروفیلم اقدام و پس از تایید ذیحساب مربوط و تایید بالاترین مقام اجرایی دستگاه و کسب نظر دیوان محاسبات استان مربوطه نسبت به ارسال فرم به دیوان محاسبات استان تهران اقدام و پس از بررسی لازم و تشخیص اسنکه اسناد قابل تبدیل به میکروفیلم شدن را دارد طی صورت جلسه ای اقدام بعدی جهت انجام میکروفیلم اسناد توسط دستگاه یا بخش خصوصی را اعلام و تعرفه مربوط به انجام کار را نیز دستگاه اجرایی به حساب دیوان محاسبات واریز می نماید . پس از طی پروژه فوق و کسب نظر دیوان ، مبنی بر قابل امحاء بودن اسناد فرآیند امحاء به روش آتی طی می شود .
ب) فرآیند امحاء اسناد مالی :
در این مرحله دستگاه اجرایی نسبت به تکمیل صروت جلسه امحاء اسناد ی که یا مستقیم قابل امحا (عمرشان خاتمه یافته) و یا بواسطه میکروفیلم ققابل امحاء می باشد ؛ اقدام می نماید پس از تکمیل صورت جلسه توسط ذی حساب و کسب نظر تایید حسابرس استان مربوطه و یا حسابرس کل مراتب جهت تایید به سازمان اسناد و کتابخانه ملی ارسال و بعد از تایید سازمان و دیوان محاسبات کشور فرم مورد نظر به اداره میکروفسلم استان تهران جهت بررسی ارسال و در این صورت مراتب به امضاء معاون پشتیبانی سازمان اسناد خواهد رسید .
نهایتا صورت جلسه موصوف به دستگاه اجرایی تحویل اسناد مالی تحویل سازمان اسناد جهت امحاء با نظارت دیوان محاسبات خواهد شد .
منبع: www.ozhanco.com