قفسه بایگانی زونکن

قفسه بایگانی زونکن

سوالاتی که در این مقاله مطرح می گردد، این است که آیا باید اسناد و مدارک را بایگانی کرد؟ آیا برای اینکه اسناد را بایگانی کنیم، نیاز به دسته بندی آن ها در زونکن داریم؟ آیا باید برای زونکن ها، کمد و یا قفسه بایگانی زونکن در نظر بگیریم؟

برای اینکه پاسخی ساده به سوالات مطرح شده بدهیم، جواب “بله” است. بنا به دلایل زیادی که می تواند، اقتصادی، تجاری و یا حتی شخصی باشد، شما نیاز دارید که سندها و کاغذهای مهم خود را ذخیره و قفسه بندی کنید.

وقت گذاشتن برای بایگانی کردن و طبقه بندی کردن اسناد و مدارک مهم در قفسه ها و کمدها می تواند یکی از مفیدترین کارهایی باشد که در هر اداره و سازمانی صورت می گیرد.

اگر شما جزو افرادی هستید که اسناد تجاری و سازمانی مهمی دارید و ممکن است در آینده به آن ها رجوع کنید. می توانید دست به کار شوید و برای نگهداری اسناد و مدارک مهم در قفسه بایگانی زونکن اقدام نمایید.

درباره عملکرد بایگانی ریلی  بیشتر بدانید.

فرآیند بایگانی اسناد در قفسه بایگانی زونکن

1- برای سر و سامان دادن به پرونده ها با یک فضای تمیز و روشن، کار خود را شروع کنید.

2- یک سیستم سازمانی ایجاد کنید که بتوانید در سال های آتی به راحتی به آن ها رجوع کنید.

3- وسایل و منابع ذخیره سازی و کمد بایگانی خود را با دقت انتخاب نمایید.

4- دقت نمایید که هر سند چیست و قرار است در کجا آن را طبقه بندی کنید.

5- در نهایت تمامی اسناد و زونکن ها را در جای خشک و خنک نگهداری نمایید.

درباره تفاوت قفسه بایگانی  و قفسه بایگانی ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

دفاتر اداری شامل انواع مختلفی از کاغذها هستند، اما بسیاری از موارد دیگر که ممکن است در شکل و اندازه متفاوت باشند: فهرست انواع، راهنمای مشتری، آزمایش کننده، هدیه، قطعات یدکی، لوازم اداری، اغلب همچنین غذا و نوشیدنی، شاید کتری یا قهوه ساز و غیره.

همه این موارد یک ویژگی مشترک دارند: آن ها فضا را اشغال می کنند و باید همیشه در دسترس باشند تا کار خود را به درستی انجام دهند. ذخیره صحیح، به روشی آسان برای صرفه جویی در وقت بسیار مهم است.

عوامل مهم در قفسه بایگانی زونکن

• دسترسی
• سیستم های بایگانی
• تشخیص و اطفاء حریق
• پاکیزگی
• شرایط محیطی در قفسه بایگانی زونکن

انواع لوازم اداری برای نگهداری اسناد و مدارک

درباره تفاوت قفسه کتابخانه و قفسه کتابخانه ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

سینی های اداری

این سینی های پلاستیکی مسطح، برای هر چیزی که مربوط به کاغذ است، برای نگهداری اسناد در کوتاه مدت (مانند سینی های پهن روی میز) یا مواد مورد استفاده منظم (مانند کاغذ سربرگ یا مواد بازاریابی) مفید هستند. از آنجا که سینی ها انعطاف پذیر هستند، می توان آنها را در هر مکانی، از جمله قفسه بایگانی زونکن (باز) یا در کمد (می توان قفل کرد) قرار داد.

فایل آویزان

این فایل های آویزان مانند سینی ها، برای دسترسی آسان و افزودن سریع مواد جدید ساخته شده اند. با این حال، مانند سینی ها، محتویات فایل های آویزان به دلیل ثابت نبودن محتویات، بهم میریزند. اگر یک تکه کاغذ را از جای خود بردارید به سختی می توانید آن را دقیقاً در همان محل برگردانید. با این اوصاف، آویز کردن فایل ها بسیار عالی است تا همه چیز را در یک نظم خاص جمع کند.

این یک واقعیت است که ذخیره سازی اسناد و مدارک می تواند وقت زیادی از شما بگیرید اما رها کردن اسناد و مدارک به حال خود، می تواند در بازیابی آنها مشکل ایجاد نماید.

زونکن های مقاوم

زونکن ها، معمولاً به صورت قائم روی قفسه ها ایستاده قرار داده می شوند و حاوی کاغذهایی با ماهیت دائمی تر، به ترتیب و تفکیک خاص هستند. همانطور که قبلاً مشاهده کردید، استفاده از زونکن ها به دلیل ساختار سازمان یافته تر برای بازیابی مفیدتر هستند، اما به دلیل همان ساختار، زمان بیشتری برای ثبت آنها نسبت به فایل های آویزان نیاز دارند. بنابراین، معمولاً از زونکن ها برای ذخیره طولانی مدت در قفسه بایگانی زونکن استفاده می شود تا بازیابی فوری.

درباره کمد کشویی بایگانی  شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

پوشه های نرم

استفاده از پوشه های کاغذی ویژگی هایی بین فایل های آویزان و زونکن های مقاوم دارند.

پوشه های نرم در دو نوع اصلی وجود دارند: یا آنها دارای یک فلپ هستند و شبیه فرزند یک فایل آویزان و یک پاکت هستند، یا دارای سیستم اتصال مخصوص به خود هستند، که آنها را بیشتر به یک نسخه نرم از یک اتصال دهنده سخت تبدیل می کند. در واقع، هر دو نسخه قابل حمل “والدین” خود هستند: فایل آویزان یا اتصال دهنده سخت. پوشه های نرم با جلوی پلاستیکی اغلب برای ارائه اسناد به جای ذخیره سازی استفاده می شوند.

جعبه ها

جعبه ها، نوع دیگری از اقلام کوچک هستند که معمولاً برای کاغذها زیاد استفاده نمی شوند، آن ها را می توان برای دخیره سازی لوازمی همچون: نوت بوک و یا اقلامی کوچک استفاده کرد.

همچنین مقاله کمد بایگانی ریلی چه مزیت هایی دارد؟  را مطالعه کنید.

جعبه ها این مزیت را دارند که می توانند به راحتی در قفسه بایگانی زونکن جا داده شوند و در نتیجه با کنار هم قرار دادن وسایل کوچک با تفاوت اندازه اقلام کنار بیایند.

با قفسه بایگانی زونکن به اسناد و مدارک خود نظم ببخشید

انتخاب وسایل و مبلمان ذخیره سازی شما تا حد زیادی به نوع کسب و کار شما بستگی دارد: اگر فقط با کاغذ کار می کنید و در پروژه های کوتاه مدت کار می کنید و تمایل ندارید که کاغذها را بیشتر از مدت زمان پروژه نگه دارید، ممکن است فقط با آویزان کردن فایل ها خوب عمل کنید. دسترسی آسان و بدون نیاز به بازیابی طولانی مدت. اگر مشتریان مداوم دارید و سفارشی را با آنها تکرار می کنید، ممکن است بخواهید برای ذخیره طولانی مدت و بازیابی آسان اطلاعات، پوشه ها یا زونکن ها را در نظر بگیرید. اگر تعداد زیادی محصول دارید که باید مرتباً و سریع به آنها دسترسی پیدا کنید، قفسه بایگانی زونکن ها بهتر از آویزان کردن فایل ها هستند زیرا قفسه ها ترکیبی از چسب، سینی و جعبه را امکان پذیر می کنند.

در نهایت اینکه، اگر دسترسی به اسناد و مدارک برای شما حائز اهمیت است، تعیین دسترسی کوتاه مدت یا طولانی مدت برای اینکه بتوانید در مورد ذخیره سازی و قفسه بندی آن ها تصمیم گیری کنید، مهم می باشد.

اگر بتوانید با برنامه ریزی قفسه بایگانی زونکن خود را سر و سامان دهید، از بسیاری از مشکلاتی که ممکن است با توده ایی از کاغذهای انباشته شده به وجود بیایدف جلوگیری نمایید.

اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا