رشد جمعيت، توسعه ي فعاليت هاي سياسي، اجتماعي، فرهنگي، حقوقي، اقتصادي و غيره منجر به ايجاد روز افزون سوابق اداري مي گردد و در هر سازمان، نتايج انديشه ها، فعاليت ها و اقدامات انجام شده به صورت اسناد نگهداري مي شوند، اين اسناد، حاوي اطلاعات و تجربيات گران بهايي است كه، يكي از ابزارهاي مهم مديريت در تهيه برنامه ها و تصميم گيري هاي اداري محسوب مي شوند. اين اسناد يا همان مكاتبات اداري بايد مديريت شوند و ” مديريت اسناد ” با اعمال روش ها و موازين علمي باعث مي شود تا تنظيم اسناد در وضعي قرار گيرند كه : اولا، دسترسي سريع به آن ها امكان پذير باشد و ثانيا، در نگهداري اسناد با ارزش نهايت كوشش به عمل آيد كه اين امر باعث تقليل هزينه و سهولت مراجعه كاربران به اسناد مي شود.
درباره عملکرد بایگانی ریلی بیشتر بدانید.
مديريت اسناد و نگهداری آن ها در کمد بایگانی، امروزه به عنوان يك علم در دنياي پيشرفته مورد توجه بسيار قرارگرفته است. بازيابي اطلاعات پرونده ها جهت انجام وظايف و پاسخگوئي به مراجعات، اهميت بسزايي دارد كه در صورت رعايت نكردن اصول اساسي، به ايجاد اختلال در نظام اداري دستگاه خواهد انجاميد. از طرفي انجام وظايف قانوني و اجراي مسئوليت هاي آن در قبال آرشيو، ضرورت ايجاد تشكيلات منسجم مديريت اسناد را در هر سازمان اجتناب ناپذير مي سازد.
درباره تفاوت کمد بایگانی و کمد بایگانی ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
هدف و وظيفة مديريت اسناد: وظيفة مديريت اسناد، مطمئن ساختن دستگاه به اين نكته بيان شده است كه اطلاعات ثبت شده ( در مراحل چرخه عمر سند) به شيوهاي اقتصادي و كارآمد مديريت ميشوند. هدف از انجام امور مديريت اسناد، مراقبت از اين امر است كه اسناد دولتي به طرزي موثر و با صرفه اقتصادي در دوره اي كه در دستگاه هاي دولتي وجود دارند، مديريت شوند خواه اين اسناد در شكل سنتي (نوشتاري، صوتي، تصويري..) و يا به صورت اسناد الكترونيكي باشند.
در واقع نخستين هدف مديران اسناد تهيه راهنماها و همكاري با دستگاه هاي دولتي به منظور طراحي و تكميل و اجراي برنامه هاي مديريت اسناد و اطلاعات در مورد اسنادي است كه آنها به طور روزمره ايجاد و يا دريافت مي كنند و به انحاء گوناگون با آن سر و كار دارند.
درباره تفاوت کمد کتابخانه و کمد کتابخانه ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
وظايف مديران اسناد
1- ايجاد استانداردها براي كنترل، نگهداري، امحاء يا حفاظت از اسناد دولتي
2- ارائه خدمات مشورتي و آموزشي در زمينه هاي
رعايت قوانين، نظام نامه ها و سياست هاي دولتي
تهيه فهرست اسناد و ارزشيابي (تهيه جداول زماني نگهداري)
نگهداري و امحاء اسناد
بايگاني اسناد
حفاظت و مرمت اسناد
3- طراحي سيستم هاي مرتبط با ايجاد و نگهداري اسناد
تجهيزات بايگاني، تهيه فهرست ها و اندكس هاي راهنماي اسناد و بازيافت اسناد
تجهيزات بايگاني راكد، تهيه فهرست ها و اندكس هاي راهنماي اسناد راكد، بازيافت اسناد و دوربين هاي ميكروگرافيك
تجهيزات مورد لزوم و راهنماهاي نگهداري اسناد الكترونيك
نقشه هاي حفاظت از اسناد حياتي و نقشه مقابله با خطرات، بازيابي و مرمت اسناد
درباره کمد بایگانی کشویی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
4- تهيه ميكروفيلم و ميكروفيش از اسناد (پرونده هاي پشتيبان)
5- تهيه امكانات نگهداري اسناد به شيوه برون سازماني در مراكز اسناد
اصول بنيادي مديريت اسناد: مديريت اسناد بر پايه مفهوم سري اسناد و سه اصل اوليه و اساسي يعني چرخه حيات اسناد، ارزشيابي و احترام به ايجاد كننده سند بنا شده است.
تعريف اصطلاحات مديريت اسناد
تشكيلاتي اداري است كه مسئوليت نظارت بر سوابق و اطلاعات را از مرحلة توليد تا آخرين مرحلة انتقال اسناد به آرشيو ملي و امحاي اوراق بر عهده دارد
آرشيو ملي: سازماني است كه مسئول گزينش، نگهداري و ثبت اسناد واجد ارزش نگهداري دائم و ارائة خدمات مربوط به آنها به عموم بويژه پژوهشگران مي باشد
اسناد جاري: اوراق و مداركي است كه در چرخة اداري قرار دارد و اقدامات آنها نا تمام است و مي بايد در دسترس باشند.
اسناد نيمه جاري: اوراق، سوابق و مداركي است كه تمامي اقدامات اجرايي، اداري و قانوني آنها خاتمه يافته و احتمال مراجعه به آنها كاملا” منتفي است و مي بايد مورد ارزشيابي قرار گيرند.
مركز اسناد راكد: واحدي سازماني است كه غالباً وابسته به آرشيو ملي مي باشد و ضمن حفظ و نگهداري اسناد راكد و بازيابي اطلاعات آنها، اقدامات پيش آرشيوي نيز انجام مي دهد.
تنظيم اسناد: منظم و مرتب كردن پرونده ها در هر يك از گروه هاي تعيين شده در طبقه بندي اسناد را اصطلاحأ تنظيم مي گويند.
كد يا علامت رمز: عبارت است از تبديل اسم و يا يك موضوع به يك علامت قراردادي. اين علامت مي تواند به صورت شماره يا حرف انتخاب شده باشد.كد به منزله ي علامت اختصاري طبقه بندي نيز محسوب مي شود.
سند (مدرك): عبارت است از اطلاعات ثبت شده، اعم از نوشتاري، ديداري، شنيداري كه به وسيله اشخاص حقيقي يا حقوقي ايجاد شده و داراي ارزش نگهداري باشد. بنا به تعريف قانون مدني ايران درماده 1284″ ،نوشته اي است كه در مقام دعوي و دفاع قابل استناد باشد.” هر سندي نوشته است، اما هر نوشته اي سند نيست؛ همچنانكه ماده 1285 قانون مدني، شهادت نامه را سند ندانسته است. معني سند در دانشنامه هاي ايراني چنين آمده است :
لغتنامه دهخدا: تكيه گاه، آنچه پشت بدو دهند.
فرهنگ مشيري: آنچه كه قابل اعتماد باشد، مدرك مستند.
فرهنگ معين: نوشت هاي كه قابل استناد باشد، مهر و امضاي قاضي و حكم و فرمان پادشاهي و چك و دست نوشته و مكتوبي كه بدان اختيار شغل وملكي را به كسي بدهند.
ساير تعاريف:
از ديدگاه حقوق اسلامي : ” در اصطلاح و فقه اسلامي، روات يك حديث را سند گويند. سند به معني طريق متن است و منظور از متن، متن حديث است كه آنرا لفظ حديت گويند و معني سند بطريق متن براي آن است كه دانسته شود حديث، مأخوذ از قول چه كسي است.”
از ديدگاه قانون مدني ايران : بر اساس ماده 1284 قانون مدني ايران , سند عبارت است از هر نوشته اي كه در مقام دعوي يا دفاع , قابل استناد باشد
از ديدگاه قوانين مالي ايران : در قوانين مالي ايران سند به صورت كلي تعريف نشده است، بلكه بر حسب مورد تعريف گرديدهاست.ماده 16 قانون محاسبات عمومي(مكتوب 1329) “بودجه دولت سندي است كه معاملات دخل و خرج مملكتي براي مدت معيني در آن پيش بيني و تثبيت مي گردد. مدت مزبور را سند ماليه گويند ، كه عبارت است از يكسال شمسي”.
از ديدگاه اصول حسابداري : “هر نوشته اي كه ذمه سامزان يا شخص حقيقي يا حقوقي را كه به نحوي با سازمان طرف حساب و معامله است مشغول يا بري نمايد يا مبين پرداخت وجهي جهت خريد كالا يا خدمات و يا حاكي از انعقاد قرارداد يا وقوع عقدي باشد و يا از آثار ناشي از حقوق خاصي حكايت نمايد به شرط وجود اهليت و دارا بودن امضاء مجاز لازم براي رسيدن به يكي از مقاصد سند محسوب ميشود.”
از ديدگاه قانون سازمان اسناد ملي ايران : “كليه اوراق، مراسلات، دفاتر، پرونده ها، عكس ها ، نقشه ها ، كليشه ها ، نمودارها، فيلم ها ، نوارهاي ضبط صوت و ساير اسنادي كه در دستگاه دولت تهيه شده و يا به دستگاه دولت رسيده است و بطور مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداري ، مالي ، اقتصادي ، قضايي ، سياسي، فرهنگي، علمي، فني و تاريخي به تشخيص سازمان اسناد ملي ايران ارزش نگهداري داشته باشد.”
از ديدگاه علم كتابداري : “هر نوع نوشته خطي، چاپي، عكسي و يا بصورت هاي ديگر و هر شيئي مادي را كه بتوان از محتواي آن اطلاعاتي بدست آورد “دبيزه” يا “مدرك” گويند.”
انواع سند: اسناد از نظر چرخه زندگي، ارزش، اعتبار قانوني، درجه حساسيت و محتوي به نحو ذيل تقسيم تندي مي شوند:
الف) انواع سند از نظر چرخه زندگي
(سند جاري) : اسنادي كه مورد مراجعه مستمر باشند.
سند نيمه جاري: اسنادي كه گاه گاهي مورد مراجعه قرار مي گيرند.
سند راكد: اسنادي كه مورد مراجعه ايجاد كننده آنها قرار نميگيرد.
ب) انواع سند از نظر ارزش: ارزش اسناد به اعتبار آنها از نظر اداري و يا اطلاعاتي است كه در هر سند براي اداره ايجادكننده و بايگاني وجود دارد. بنابراين تعريف هر سند ميتواند داراي ارزشهاي اداري و بايگاني باشد
1- ارزش اوليه (اداري يا استنادي): ارزش از نظر ايجاد كننده آن كه از نظر زماني در مرحله جاري و نيمه جاري است مانند اسناد اداري، مالي، حقوقي و…
2- ارزش ثانويه (بايگاني يا اطلاعاتي): ارزش از نظر محققان، پژوهشگران و آرشيويست ها. زماني كه كليه اقدامات لازم بر روي سند انجام شده باشد و فعاليت يا عملي كه منجر به ايجاد آن گرديده، تمام و كامل شود و در صورتي كه در مراجع قضايي و قانون مطرح نبوده و همچنين موردنياز دستگاه يا فرد ايجاد كننده آن نباشد “ارزش اوليه سند” پايان مي يابد وسند داراي “ارزش ثانويه” ميگردد.
ج) انوع سنداز نظر اعتبار قانوني
1- (سند رسمي): عبارت است از سندي كه نزد مأمورين رسمي و در حدود صلاحيت و وظايف ايشان و بر طبق مقررات قانوني تنظيم ميشود مثل شناسنامه، گواهينامه، احكام استخدام و
2- سند عادي: عبارست است از سندي كه از جانب اشخاص غيررسمي بدون دخالت ملمورين رسمي تنظيم شده و تابع تشريفات خاص نمي باشد مانند دفاتر و اسناد تجارتي (غير از دفاتر كه شرايط اسناد رسمي را دارد) نظير دفتر روزنامه، دفتر دارايي، دفتر كل
د) انواع سند از نظر درجه حساسيت
اسناد عادي
اسناد محرمانه
اسناد سري
اسناد به كلي سري
ه) انواع سند از محتوي و موضوع: اسناد و مدارك از نظر محتوي و موضوع به گروه هاي مختلف قابل تقسيم مي باشد. با وجود اين كه در هر يك از اين اسناد به موضوع خاصي پرداخته شده است، و يا تشريح و روشن سازي مقوله خاصي مورد توجه قرار گرفته، اما به اعتبار ارتباط ذاتي دانش هاي انساني با يكدگير اسناد مربوط به يك موضوع مي تواند در ساير بخش ها مورد استفاده قرار گيرد. از نظر موضوعي اسناد تنوع وسيعي را در بر مي گيرد. برخي از انواع اسناد از اين گونه شامل موارد زير است
1- اسناد اداري: سند اداري سندي است كه داراي ارزش ادراري بوده و سازمان را در اجراي وظايف جاري خود ياري نمايد. اين نوع سند توسط سازمان هاي اداري كشور و در حيطه وظايف و مسؤوليت هاي قانوني مصوب سازمان و در راستاي اجراي تعهدات و امور جاري سازمان ها ايجاد و تنظيم مي گردد. اين اسناد با توجه به خدمتي كه ارائه مي كند به دو دسته اسناد كوتاه مدت و اسناد بلند مدت تقسيم مي شود. اسناد كوتاه مدت مانند تقاضانامه هاي معمولي و يا اسنادي است كه براي انجام امور شخصي كاركنان و يا مثلاً در جريان ترميم سازمان مربوط ايجاد مي گردد، كه اين گونه اسناد به سرعت كامل ميشوند و به همان سرعت نيز فاقد ارزش مي گردند. اسناد بلند مدت اداري نيز نظير اساسنامه ها، قوانين، آيين نامه ها، قراردادها كه در برگيرنده سياست ها، تعهدات، و حدود و وظايف و مسؤوليت هاي كلي سازمان ميباشد.
2- اسناد مالي: يك بخش از اسناد در هر سازمان اسناد مالي مي باشند. اين اسناد به روابط مالي در ادارات باز مي گردند و بيشتر شامل اسناد بودجه مي شوند كه چگونگي اختصاص هزينه ها به امور متفاوت سازماني را نشان مي دهند، نظير پرونده ضمانت مالي افراد، پرونده ها هزينه ها به اشكال مختلف و يا اسناد مربوط به پرداخت حقوق كاركنان و ساير تعهدات مالي سازمان كه اين اسناد هدف مؤسسه از اختصاص بودجه به يك فعاليت معين را نشان ميدهد.
3- اسناد علمي و فني: اسنادي كه داراي ارزش هاي علمي و فني بوده و شامل مقادير متنابهي از اطلاعات تخصصي و فني مي باشند كه در نتيجه تحقيقات خاص توسط متخصصين حاصل گرديده، نظير گزارشات مربوط به انجام پروژه هاي تحقيقاتي و عملياتي سازمانها.
4- اسناد قانوني: قانون به قواعدي گفته ميشود كه يا با تشريفات مقرر در قانون اساسي در ملجس شوراي اسلامي وضع شده و يا از راه همه پرسي به تصويب ميرسد. همان گونه كه ملاحظه ميشود واژه قانون مفهوم ويژه اي دارد كه با تصميمات قوه مجريه متفاوت بوده پس بنابر اين آنها را نبايد به جاي هم بكار برد. بر همين اساس است كه برخي از حقوقدانان با توجه به لازم الاجرا بودن تصميماتي كه مقامات صلاحيت دار در حدود وظايف و به حكم قانون اتخاذ مي كنند، مثل آئين نامه هاي دولتي، بخشنامه ها به جاي كلمه قانون از متون قانوني يا اسناد قانوني استفاده مي كنند. اسناد قانوني اسناد لازم الاجرايی است كه در اختيار مدير قرار داشته و كليه تصميمات متخذه توسط مديران سازمان ضرورتاً بايد منطبق با آن باشد. معذالك همه متون و اسناد قانوني از اعتبار يكسان برخوردار نبوده و سلسله مراتبي بين متون قانوني و يا اسناد قانوني وجود دارد مانند:
قانون اساسي
قانون عادي
تصويب نامه هاي (مصوب دولت يا كميسيون هاي مجلس يا تفويض اختيار از سوي مجلس
عهدنامه هاي بين المللي
آئين نامه هاي دولتي
5- اسناد تاريخي: كليه پرونده ها و سوابق پس از طي مرحله جاري و نيمه جاري چنانچه داراي يكي از ارزش هاي پيش گفته باشند اسناد تاريخي محسوب مي گردند. اين اسناد عمدتاً مورد مراجعه محققان و پژوهشگران قرار مي گيرند مانند عهدنامه تركمنچاي، فرمان صدورمشروطيت و…
6- اسناد فرهنگي: اسنادي كه حاوي نكات فرهنگي بوده و يا ايجاد كننده اين اسناد از چهره ها و شخصيت هاي فرهنگي باشد اين اسناد عرصههاي متنوع هنر را از شعر، موسيقي، سينما، تئاتر، معماري و غيره را در بر ميگيرند.
7- اسناد سياسي: اسنادي است كه توسط مراجع صلاحيت دار توليد گرديده و حاوي سياست ها و خط و مشي هاي سياسي يك كشور از نظر داخلي و خارجي مي باشند نظير پروتكل ها، معاهدات، قراردادهاي بين المللي، يادداشت هاي سياسي، اولتيماتوم، اعلام جنگ و غيره كه بيانگر نحوه برقراري روابط بين كشورها و استراتژي هاي سياسي دولت مي باشد. اسناد سياسي از نظر ماهوي ممكن است يك طرفه باشد مانند اولتيماتوم و اعلان جنگ و يا چند جانبه باشد مانند قراردادها و معاهدات بين المللي. در حدود قانون اساسي كشورها تشريفات خاصي براي لازم الاجرا شدن معاهدات بين المللي پيش بيني شده است. بر اساس اصل 77 قانون اساسي جمهوري اسلامي ايران: “معاهدات بين المللي در صورتي لازم الاجرا است كه از طرف دولت به مجلس شوراي اسلامي ارائه و در آنجا به تصويب مجلس برسد يعني در صورت مطابقت با قانون اساسي و مصالح كشور به تشخيص مجلس رسميت و اعتبار پيدا ميكند.”
8- اسناد نظامي: اسنادي هستند كه حاوي جهت گيري ها و سياست گذاري هاي نظامي كشورها در راستاي تأمين امنيت ملي، منطقه اي و بين المللي بوده و مبتني بر اصول قانون اساسي آن كشورها مي باشد اين اسناد از آنجايي كه در برگيرنده معاهدات نظامي بين المللي نيز هستند لذا مي توانند جزء اسناد سياسي نيز محسوب شوند مانند اسناد همكاري ها و مشاركت هاي نظامي و دفاعي كشورها
9- اسناد اقتصادي، عمراني: اسنادي كه داراي ارزش اقتصادي مي باشند و فعاليت هاي كشور را در امر توسعه اقتصادي بيان مي كنند.
پرونده: عبارت است از مجموعه اي از اسناد و مدارك مربوط به يك موضوع ،شخص يا سازمان كه بترتيب خاصي در يك پوشه يا كلاسور نگهداري شده است . در مضاميني ديگر مي توان گفت: *پرونده مجموعه اي است از اسناد مربوط به يك موضوع مشخص و يا يك شخص خاص كه با رعايت نظم و ترتيب و با رعايت حق تقدم در يك پوشه و يا زونكن نگاه داري شده باشد. محتويات يك پرونده مبين آن موضوع و يا مشخصات يك فرد است *پرونده مجموعة اسناد و سوابقي است كه پيوستگي و موضوع واحد دارد و با روش منطقي، براي استفاده هاي جاري يا كاربرد آرشيوي، در پوشه يا پوشه هائي تنظيم شده باشد. *پرونده مجموعه منظم اسناد مربوط به يك موضوع را كه مبين كامل آن باشد و بر حسب ضوابط خاص در يك پوشه يا زونكن و…نگهداري شود پرونده گوييم.
بايگاني يا آرشيو (Archive): مجموعه اي از اسناد و يا پرونده هاي تاريخي يا اوليه است. اين كلمه همچنين ممكن است به محل نگهداري اسناد اشاره كند. بايگاني براي حفظ دائم يا طولاني مدت مداركي كه داراي ارزش فرهنگي، تاريخي و يا حقوقي دارند استفاده مي شود. در تعاريفي ديگر مي توان گفت: *بايگاني عبارت است از فن اداره ، نظارت وحفاظت اسناد و مدارك سازمان به منظور نگهداري و مراجعه. *بايگاني به مفهوم فن طبقه بندي، تنظيم و نگاه داري و حفاظت اسناد و مدارك است، بر طبق روشي معين به نحوي كه در اسرع وقت و با كمال سهولت و با صرف حداقل هزينه، نيروي انساني و وقت، بتوان به آن اسناد دست يافت. *بايگاني به معناي محل نگاه داري اسناد برطبق ضوابط معين وعلمي. *بايگاني عبارت است از محل نگهداري دائمي اسناد و مدارك گران بهايي كه از نظر اداري ،حقوقي ،مالي ،علمي ،تاريخي و فرهنگي ارزش نگهداري دائمي را دارند.
كليه سياست ها، خط مشي ها، روش ها و رويه ها، به طريقي در بايگاني انعكاس مي يابند و به عنوان منابع اطلاعاتي در آن جا حفظ مي شوند تا در مواقع نياز مورد استفاده قرار گيرند.
در واقع بايگاني عبارت است از:
ثبت و حفظ اطلاعات و عملكردهاي مربوط به گذشته، به منظور استفاده در حال و آينده .
بطور كلي بايگاني در اصطلاح مديريت اسناد به 3 مورد گفته ميشود:
مجموعه روشهاي علمي و استاندارد (نحوه تشكيل پرونده، تنظيم بازرگاني، كدگذاري، دستيابي به پرونده، تفكيك پروندهها به جاري، نيمه جاري و راكد و …
محل نگهداري و حفظ اسناد
مجموعه پرونده هاي موجود در بايگاني *در نظام اداري كشور ما، بايگاني دو تعريف و كاركرد دارد
تشكيلات تعريف شده اي است كه وظيفة دريافت، ثبت، حفظ و نگهداري سوابق و پرونده هاي دستگاه ذيربط را برعهده دارد و موظف به ارائة خدمات به افراد معين ميباشد.
فرايندي است كه طي آن، سوابق دستگاه در پروندههاي مرتبط درج و نگهداري مي شود.
دانشگاه علوم پزشکی تبریز
اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا
منبع: www.ozhanco.com