نامه نگاری اداري

ارتباط اصليترين و مهمترين كاركرد زبان، ايجـاد ارتبـاط و تبـادل اطلاعـات اسـت. ارتبـاط را فـن انتقـال اطلاعات، افكار و رفتارهاي انساني از فرستنده به گيرنده و اساس شكلگيري جوامع دانستهانـد. ايـن ابزار در طول رشد و تكوين خود از ابزار اشاره، آتش و دود و صداي طبـل بـه صـورت كامـلتـرين خود، يعني زبان بشري تغيير و تحول يافته است. زبان نيز خود به دو صورت گفتار و نوشـتار امكـان نمود و بروز يافته است.

درباره عملکرد بایگانی ریلی  بیشتر بدانید.

اجزاي ارتباط

به طور كلي يك ارتباط كامل داراي اجزاي زير است: پيام دهنده: منبع پيام؛ توليد و ارسال كنندة پيام؛ گيرندة پيام: مخاطب؛ دريافت كنندة پيام؛ پيام: محتوا و آنچه براي آن ارتباط برقرار شده است. پيام ممكن است شامل اطلاعات، اخبار، دسـتور، درخواست يا چيزهايي از اين دست باشد

درباره تفاوت قفسه بایگانی  و قفسه بایگانی ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

وسايل ارتباط

اشكال و ابزاري كه به وسيلة آن پيام منتقل ميشود. اين پيامها به شـكل علايـم ديداري، گفتار، نوشتار يا تصوير است كه با ابزارهايي همچون تلفن، راديو، تلويزيون، نمـابر و رايانـه منتقل ميشود

درباره تفاوت قفسه کتابخانه و قفسه کتابخانه ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

بازخورد

به نتايج و آثار ارتباط – كه در واقع واكنش ناشي از انتقال پيام است – بازخورد گفته ميشود

ارتباط در نظام مديريتي و اداري: ارتباط در تشكيلات اداري عبارت است از: انتقال اطلاعـات و دستورها، و نيز بررسي بازخورد آنها به منظور ايجـاد حركـت در جهـت هـدايت رفتـار انسـاني در مجموعة نظام سازماني براي رسيدن به اهداف و مأموريـتهـا. ايـن ارتبـاط لازمـة نظـام مـديريتي و تضمين كنندة روابط صحيح اداري خواهد بود. نظام ارتباطي چون جريان خون در بدن انسان به منظور نظارت، تصـميمگيـري، مـديريت و پيگيـري عمل ميكند. در تشكيلات اداري انـواع مكاتبـات از قبيـل نامـه، بخشـنامه، گـزارش، برگـه (فـرم) و صورتجلسه به دليل دقت و ماندگاري به عنوان رسميترين، قانونيترين و معتبرترين شـكل ارتبـاط مورد استفاده است.

درباره قفسه بایگانی کشویی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

انتقال درست اطلاعات بستگي به دو عامل دارد: نخست عامل اجرايي يا هماهنـگ كننـده كـه توسـط دبيرخانه انجام ميشود؛ دوم وسايل ارتباطي. در نظام اداري نامه، گزارش و صورت جلسه بهترين ابزار مكاتبات به شمار ميرود و ابـزاري محـرم، مطمئن، كمهزينه و بادوام است كه سنديت دارد

انواع ارتباط

دو گونه ارتباط در نهادها و سازمانها وجود دارد

ارتباط عمودي

اين ارتباط خود به دو شكل در سازمان جريان مييابد. شـكل اول ارتبـاط از بالا به پايين كه به طور معمول به صورت دستور از طريق نامه از مقامهاي بالا براي سطوح پايينتر ارسال ميگردد. صدور دستور به منظور اجراي امور، ارائه خطمشي، راهنمايي، برنامـه ريـزي و ديگـر وظايف صورت ميگيرد. نتيجه و بازخورد اين دستورها كه گاه بهصورت گزارش از سطوح پايين بـه مقـامهـاي بـالا مـنعكس ميشود مدير را در انجام وظايف زير كمك مي كند: − انجام وظيفه در تصميمگيري؛ − تجديد نظر در برنامه ها؛ − حصول اطمينان از حسن اجرا و كسب اطلاعات در مورد پيشرفت جريان امور

همچنین مقاله آرشیو و کارکردهای آن  را مطالعه کنید.

ارتباط افقي

در اين ارتباط دو يا چند واحد كه به نحوي عمليات آنها به يكـديگر بسـتگي دارد، به منظور هماهنگي و سرعت عمل در عمليات، تبادل اطلاعات و اجراي امور مكاتبه دارند. ايـن ارتباطات ممكن است در داخل يك سازمان و تشكيلات اداري بـين واحـدهاي مختلـف يـا بـين دو سازمان برقرار شود.

اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا

منبع: www.ozhanco.com