در این مقاله به بررسی ضوابط و اقدامات اجرایی نحوه تبدیل اسناد و مدارک مالی به میکروفیلم و همچنین نحوه ی نگهداری میکروفیلم و حفظ آن می پردازیم.
درباره عملکرد بایگانی ریلی بیشتر بدانید.
همچنین با احترام و خوش‌آمدگویی به شما!خوشحالیم که شما از سایت ما بازدید می کنید
اینجا جایی است که شما می‌توانید با دقت و اطمینان، به دنبال راه حلی کامل برای نیازهای بایگانی و سازماندهی اسناد خود بگردید. ما به دلیل ارائه محصولات با کیفیت و عملکرد بالا، مفتخر به ارائه یک تجربه مطمئن و رضایت‌بخش از قفسه بایگانی و قفسه بندی انبار صنعتی هستیم. ما اینجا هستیم تا به شما کمک کنیم فضایی منظم و مناسب برای نگهداری اسناد، مدارک خود داشته باشید. با امید به اینکه محصولات ما به نیازهای شما پاسخ دهند و تجربه‌ای لذت‌بخش را برای شما فراهم کنند، با افتخار منتظر تماس شما هستیم تا به شما در ارائه مشاوره رایگان کمک کنیم
تلفن تماس: 88309044-021
6-1- ضوابط
6-1-1- اسناد غیر قطعی اعم از جاری و سنواتی از قبیل اسناد پیش پرداخت، علی الحساب و تنخواه گردان قبل از منظور شدن به هزینه قطعی قابل میکروفیلم نمی باشند.
6-1-2- اصل تضمینات ( سفته، ضمانت نامه بانکی و نظایر آن ) و اسناد مالکیت اموال منقول و غیرمنقول قابل میکروفیلم نمی باشند.
6-1-3- اولویت تبدیل اسناد و مدارک مالی به میکروفیلم با اسناد و مدارک مالی ساله ای برنامه چهارم توسعه ( 1384 الی 1388 ) از محل بودجه کل کشور می باشد.
درباره تفاوت کمد دوار و کمد بایگانی ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
6-1-4- تعیین اولویت اسناد و مدارک مالی قابل تحویل به دیوان محاسبات و تبدیل به میکروفیلم یا نگهداری عین آنها پس از هماهنگی با مدیران کل دیوان محاسبات استان ها و حسابرسان کل حسب مور د با دیوان محاسبات استان تهران (اداره میکروگرافیک و امحای اسناد) خواهد بود.
6-1-5- تعیین محل اجرای عملیات تبدیل اسناد و مدارک مالی به میکروفیلم ( در محل دستگاه اجرایی یا دیوان محاسبات ) با تشخیص دیوان محاسبات استان تهران می باشد.
6-1-6- عملیات تبدیل اسناد و مدارک مالی به میکروفیلم به یکی از طرق
1- ر اساً توسط دیوان محاسبات کشور
2- توسط دستگاه اجرایی
3- توسط واگذاری به بخش خصوصی و تعاونی با تشخیص دیوان محاسبات استان تهران ( اداره میکروگرافیک و امحای اسناد ) صورت می پذیرد.
6-1-7- امور مربوط به تبدیل اسناد طبقه بندی شده به میکروفیلم قابل واگذاری به بخش غیردولتی نخواهد بود.
6-1-8- در صورت واگذاری امور به بخش غیردولتی کلیه مراحل اجرای عملیات ( از ثبت اطلاعات تا میکروفیلم ) در محل دستگاه اجرایی یا دیوان محاسبات کشور با تشخیص و نظارت دیوان محاسبات استان تهران صورت می گیرد.
درباره تفاوت قفسه کتابخانه و قفسه کتابخانه ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
6-1-9-مسئولیت اعلام طبقه بندی اسناد و مدارک مالی با توجه به ضوابط و مقررات به عهده بالاترین مقام دستگاه اجرایی ذیربط خواهد بود
6-1-10- اسناد و مدارک مالی ارائه شده در قالب فایل ها ی رایانه ای پس از تایید مدیرکل دیوان محاسبات استان / حسابرس کل ذیربط حسب مورد طبق فرم شماره ( 2) قابل تبدیل به میکروفیلم خواهند بود.
تبصره 1) مسئولیت تطبیق، اصالت و عدم مغایرت فایل رایانه ای ارائه شده به دیوان محاسبات استان تهران با کلیه اسناد و مدارک مالی دستگاه اجرایی به عهده ذیحساب ، مدیر کل امور مالی و یا عناوین مشابه در دستگاه اجرایی ذیربط می باشد .
تبصره 2) سامانه های رایانه ای فاقد شرایط مندرج در بندهای (ح)، (ط)، (ی) و (ک) ماده ( 2) و ماده ( 10 ) قانون تجارت الکترونیک قابل تبدیل به میکروفیلم نمی باشند.
6-1-11- در صورت وجود شرایط و امکانات لازم در دیوان محاسبات استان ها تبدیل اسناد و مدارک مالی به میکروفیلم با هماهنگی و نظارت دیوان محاسبات استان تهران امکان پذیر خواهد بود.
6-1-12- فهرست اسناد و مدارک مالی غیر موجود، مخدوش، تکراری و کپی شده جهت اقدام قانونی و رفع اشکال و رفع نقص برای رئیس دستگاه اجرایی ذیربط، ذیحساب ، مدیر کل امور مالی و یا عناوین مشابه در دستگاه اجرایی ارسال می گردد. پس از رفع اشکال و تائید نهایی مدیرکل دیوان محاسبات استان یا حسابرس کل ذیربط حسب مورد اقدام بعدی صورت خواهد گرفت .
6-1-13- میکروفیلم های تهیه شده توسط دیوان محاسبات استان تهران در حکم اسناد اصلی می باشند .
6-1-14- میکروفیلم های تهیه شده پس از عکسبرداری طبق این شیوه نامه به استناد ماده 6 دستورالعمل تبصره ماده 39 قانون دیوان محاسبات کشور و اصلاحیه آن پس از مدت 30 سال قابل امحاء خواهند بود.
درباره کمد بایگانی مجری شرکت اوژن بیشتر بدانید.
6-2-اقدامات اجرایی
6-2-1- ذیحساب، مدیر کل امور مالی و یا عناوین مشابه در دستگاه اجرایی با هماهنگی مقام مجاز دستگاه اجرایی موظفند اسناد و مدارک مالی که نگهداری آنها به رای مدت طولانی مورد نیاز می باشد را شناسایی نموده و نسبت به تفکیک آنها با اطلاع حسابرس کل یا مدیرکل دیوان محاسبات استان مربوطه نسبت به ارسال فهرست آ نها مطابق فرم شماره یک به دیوان محاسبات استان تهران جهت تعیین اولویت و چگونگی تبدیل اسناد و مدارک مالی اقدام می نماید.
6-2-2- اصل اسناد و مدارک مالی می بایست به همراه صورتحساب های دریافت و پرداخت ماهانه و نهایی ( صورتهای مالی، حساب سود و زیان و … ) به انضمام مدارک مربوط برای تبدیل به میکروفیلم طبق فرم شماره ( 1)، (در سه نسخه )، تحویل دیوان محاسبات استان تهران گردد.
مقاله چرا بایگانی فیزیکی در دنیای دیجیتال ضروری است؟ را مطالعه نمایید.
6-2-3- پس از تأیید و تبدیل اسناد و مدارک مالی به میکروفیلم، یک رول از میکروفیلم های تهیه شده در محل مناسبی به عنوان نگهداری اسناد و مدارک در دیوان محاسبات استان تهران نگهداری می شود.
6-2-4- پس از تهیه صورت جلسه تطبیق اسناد و مدارک مالی با میکروفیلم های تهیه شده و تأئید آن توسط دیوان محاسبات استان تهران، اصل اسناد و مدارک مالی کاغذی طبق ضوابط و اقدامات اجرایی مربوطه، امحاء خواهد شد.
6-2-5- در صورت نیاز دستگاه اجرایی به اسناد و مدارک میکروفیلم شده پس از اعلام کتبی مراجع ذیصلاح ( موضوع بند 1381 ) و دیوان محاسبات استان ها ی حسابرسان کل حسب مورد یک نسخه تصویر تهیه /8/ 2 مورخ 27 /400/ 2-2 نامه شماره 238 شده از سند مورد نیاز تحویل واحد درخواست کننده خواهد شد.
اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا
منبع: www.ozhanco.com
شرکت اوژن افتخار دارد در کنار همتایان بین المللی خود از جمله شرکت dexion به تولید با کیفیت ترین قفسه های انبار در ایران تولید کند.