نگهداری از اسناد

پرونده چیست؟

هر فایل مجموعه ای از اسناد همان نوع یا اسناد مبادله شده یا معاملات است که در اشکال مختلف و معمولا با استفاده از کلیپ های کاغذی در یک پوشه مرتب شده اند. انواع مختلف پرونده ها عبارتند از:
• مکاتبات دست نوشته یا تایپ شده

• مواد منتشر شده (جزوه، گزارش یا بروشور)

• نقشه ها، طرح ها، و یا پوستر (اغلب لوله)

• عکس ها، منفی ها، و عکس های رادیو.

درباره عملکرد بایگانی ریلی  بیشتر بدانید.

از دست دادن اسناد کاغذی با کیفیت
چون تقریبا تمام اسناد در هر فایل (حتی پوشش آن) از کاغذ ساخته شده است، ما باید اطلاعات کافی درباره روند تغییر کیفیت اسناد کاغذی داشته باشیم. کاغذ عمدتا از الیاف سلولزی حاصل از گیاهان ساخته شده است. تا همین اواخر، حجم زیادی از کاغذ تولید شده اساسا اسیدی بود یا حاوی ناخالصی هایی بود که در طول زمان منجر به تولید اسید شد. با گذشت زمان، اسید در کاغذ کاملا مخرب است، که منجر به کاغذ زرد یا رنگ شده می شود. عوامل دیگر، از قبیل کیفیت الیاف مورد استفاده برای تولید کاغذ، افزودنی ها و ناخالصی ها و روش تولید، بر کیفیت اسناد کاغذ اثر می گذارد.

درباره تفاوت کمد بایگانی و کمد بایگانی ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

انتقال سوابق کاغذ

همانند سایر موارد بایگانی، انتقال فایل مناسب به حفظ و نگهداری سوابق شما کمک می کند. مهم است که در هنگام انتقال اسناد از اسناد قبلی توصیه های زیر را مشاهده کنید:

– کاغذ را با دقت انتقال دهید.

اطمینان حاصل کنید که دست هایتان کاملا تمیز و بدون تاثیر غذا، روغن یا کرم بر روی آنها وجود دارد.

– هنگام استفاده از اسناد بایگانی، به جای اتوماتیک یا نشانگر، مداد را استفاده کنید.

– برای جلوگیری از جدا شدن کاغذ، کپی کاغذ را در کاغذ، با دقت و با هر دو دست، در صورت لزوم.

– از انگشت مرطوب برای رونویسی اسناد استفاده نکنید.

– اگر شما نیاز به نشانه گذاری و اسناد جداگانه ای از یک فایل داشته باشید، از یک تکه کاغذ سفید استفاده کنید

– پس از اتمام کار بر روی اسناد، از استفاده از کاغذ چسبناک جلوگیری کنید و کاغذ را از کاغذ حذف کنید.

– از نوار چسب یا ابزار تعمیر استفاده نکنید.

– و غیره…

درباره تفاوت کمد کتابخانه و کمد کتابخانه ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

بسته حفاظتی بسته بندی کاغذ

قبل از قرار دادن پرونده ها در بسته های حفاظتی، لازم است اطمینان حاصل شود که فایل ها از گرد و غبار و تحت تاثیر قالب ها، کپک ها، حشرات و در مرحله فساد فعال نیستند. اقلامی که تحت تأثیر قرار گرفته اند باید جدا شوند.

همچنین مقاله  آرشیو را مطالعه کنید.

الزامات اسناد بایگانی

روش اسناد و اسناد در جعبه ها ذخیره می شود و اهمیت زیادی دارد، که باید برای ذخیره سازی فایل ها و دسترسی سریع به آنها مورد توجه قرار گیرد.
– هنگام قرار دادن فایل در جعبه، آنها را به عقب برگردانید تا کلیپ های فایل در پایین جعبه قرار داده شوند.
– اسناد فردی و یا موارد فردی را می توان در پایین جعبه تخت، اما توجه
– ضروری است که شمار زیادی از اسناد را نباید ترکیب کرد، زیرا ممکن است این اسناد را بازیابی کند و مواردی که در پایین جعبه قرار می گیرند مورد استفاده قرار می گیرد.
– اگر اسناد بایگانی نازک در لبه لبه های خود ذخیره شوند، باید از گرد و غبار یا پاره شدن مقالات محافظت شوند.

درباره کمد بایگانی کشویی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

تجهیزات برای اسناد آرشیو

تجهیزات اسناد بایگانی باید به گونه ای طراحی و ساخته شود تا آسیب های موجود در پرونده های بایگانی اسناد به حداقل برسد.
– قفسه های مناسب برای بایگانی اسناد باید از فلز پوشش داده شود. اجتناب از استفاده از قفسه های چوبی، زیرا می تواند به بخارات مضر منجر شود؛ این بخارات می تواند به گسترش آتش کمک کند، و این نوع قفسه نیز ممکن است محل زندگی حشرات باشد.
بایگانی بایگانی باید حداقل فاصله 150 میلی متری از زمین قرار گیرد.
مواد کاغذی نباید در بالای قفسه ها نگهداری شوند، زیرا ممکن است در مجاورت منابع نور موجود در سقف قرار گیرند و همچنین با استفاده از آتش نشانی های آتش نشانی ممکن است به آنها آسیب برسد.
مسیرهای میان قفسه ها باید به گونه ای باشد که دسترسی آسان به اسناد و انتقال آنها را داشته باشند.
– جداول محل مناسب برای نزدیک به آرشیو سند؛ این باعث می شود که کارکنان به راحتی و ایمن کنترل محتویات جعبه ها و صندوق ها و بازیابی موارد جداگانه را ایجاد کنند. .
– بایگانی سند باید به درستی و با توجه به محتوای آنها برچسب گذاری شود تا اقلام مورد نظر را با حداقل جابجایی احتمالی بازیابی کند. برای به حداقل رساندن آسیب به اقلام در هنگام باز کردن و بسته شدن پیش نویس، نکات زیر باید مورد توجه قرار گیرد:
آهسته آرد را باز کنید و بسته بگذارید.
از موانع خاصی برای جلوگیری از پرتاب کامل در هنگام باز کردن آنها استفاده کنید.
– برای جلوگیری از افتادن فایل روی کف، از حصار لبه در جلو و پشت کشو استفاده کنید.

اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا

منبع: www.ozhanco.com