گردش اسناد و مکاتبات اداری

نوشته‏ های اداری ابزار انتقال اطلاعات از انجام وظایف و مسئولیت های اداری در جهت رسیدن به اهداف سازمان است. نوشته ‏های اداری دارای ارزش و اعتبار خاص می‏ باشد و بسیاری از آنها به عنوان اسناد با ارزش ارزیابی می ‏شوند. نوشته‏ های اداری سهم بزرگی در رسیدن سازمان به اهداف و انجام مسئولیت های اداری دارد گردش صحیح این مکاتبات و رعایت اصول مدیریت اسناد و عمل به آنها باعث پیشبرد بهتر امور و بهره ‏وری بیشتر در سازمان می ‏شود. در هر سازمان دو نهاد دبیرخانه و بایگانی در ایجاد ارتباط بین اسناد و مخاطبان اسناد و اجرایی کردن مدیریت آن سهم و جایگاه خاصی دارد.

همچنین با احترام و خوش‌آمدگویی به شما!خوشحالیم که شما از سایت ما بازدید می کنید
اینجا جایی است که شما می‌توانید با دقت و اطمینان، به دنبال راه حلی کامل برای نیازهای بایگانی و سازماندهی اسناد خود بگردید. ما به دلیل ارائه محصولات با کیفیت و عملکرد بالا، مفتخر به ارائه یک تجربه مطمئن و رضایت‌بخش از  قفسه انبار هستیم. ما اینجا هستیم تا به شما کمک کنیم فضایی منظم و مناسب برای نگهداری اسناد، مدارک خود داشته باشید. با امید به اینکه محصولات ما به نیازهای شما پاسخ دهند و تجربه‌ای لذت‌بخش را برای شما فراهم کنند، با افتخار منتظر تماس شما هستیم تا به شما در ارائه مشاوره رایگان کمک کنیم
تلفن تماس: 88309044-021

درباره عملکرد بایگانی ریلی  بیشتر بدانید.

بازوی اجرایی مدیریت اسناد، دبیرخانه یا دفتر است که موارد زیر ازجمله وظایف آن است:

فراهم نمودن امکان ارتباط نوشتاری بین واحدهای داخل یک سازمان و دیگر سازمانها، موسسات و افراد حقیقی؛
تهیه نامه‏ های اداری ساده مانند، اعلام وصول ها،ثبت و فراهم نمودن امکان دسترسی به مکاتبات. با توجه به موارد بالا نقش سازنده و مهم واحد دبیرخانه در گردش صحیح اطلاعات در نتیجه اجرای صحیح امور و فراهم نمودن امکان ارتباط ارباب رجوع روشن می‏ شود.

اصول گردش مکاتبات، بخشی از مدیریت اسناد است که شامل ایجاد اسناد، مراحل گردش، بایگانی و در نهایت امحا اوراق غیر ضروری می ‏باشد. آشنایی با این فن به کارمندان و عوامل اجرایی در یک سازمان یا موسسه امکان می ‏دهد تا بهتر بتوانند به وظایف خود عمل کنند.

باید توجه داشته باشیم که چون ماهیت و کیفیت ساختار و وظایف سازمانها در نحوه اجرا متفاوت است، طرح و شیوه پرداختن و اجرای مدیریت اسناد تفاوت هایی خواهد داشت. تعاریف و اصطلاحات قبل از ورود به بحث در مورد روش های دریافت، ثبت و توزیع نوشته‏ های اداری لازم است تعاریف و اصطلاحات این حوزه مرور گردد.

I. مدیریت اسناد:

تهیه، تنظیم و اجرای برنامه‏های لازم برای تسهیل و تسریع در دستیابی به مکاتبات، اسناد و مدارک مورد نیاز از مرحله ایجاد نامه تا امحای اوراق زاید را مدیریت اسناد می‏نامند که به‏طور کلی از شش زیر مجموعه تشکیل می‏گردد:

الف) مدیریت ارسال و دریافت مراسلات

به مجموعه روشهای عملیاتی برای نگهداری، تنظیم و طبقه‏بندی اسناد به منظور تسریع و تسهیل دسترسی به آنها را مدیریت ارسال مراسلات می‏گویند. مبنای صحیح در این بخش به سرعت بخشیدن در کارها و تصمیمات کمک خواهد کرد.

ب) مدیریت فرم ها

تهیه و استفاده از فرمهای مختلف در یک سازمان بر اساس ضوابط علمی باعث می‏شود درج اطلاعات در فرمها و دسترسی به اطلاعات مورد نظر در فرم ها به آسانی و به سرعت صورت پذیرد و عملیات اجرایی به ‏صورت یکنواخت (استاندارد) در تمام سطوح سازمانی جریان پیدا کرده و آن سازمان به اهداف و مسئولیت های خود بهتر عمل خواهد نماید.

هدف های اصلی در مدیریت فرم ها شامل موارد زیر است:

جلوگیری از ایجاد فرم های غیر لازم و تکراری؛
ادغام فرم ها برای تشکیل فرم جدید؛
تدوین و عمل به مشخصات یکنواخت و مطلوب در زمینه‏ ی رنگ و جنس کاغذ و چاپ و تکثیر فرم ها.

درباره تفاوت کمد کتابخانه و کمد کتابخانه ریلی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

پ) مدیریت گزارش ها

جمع ‏آوری اطلاعات در هر سازمانی از وظایف اصلی آن سازمان می‏ باشد به ‏طوری که مدیران در سطوح مختلف سازمان بتوانند با استفاده از آنها، تصمیمات صحیح را اتخاذ و اقدامات لازم را انجام و برنامه‏ های آینده را تنظیم نمایند. هر گونه سهل‏ انگاری و مانع در زمینه دسترسی به اطلاعات ضروری و مفید به عنوان یک عامل منفی یا بازدارنده عمل خواهد کرد.

با بهره ‏مند شدن از اصول مدیریت گزارشها، این امکان فراهم خواهد شد تا در حد مطلوبی این اطلاعات جمع ‏آوری و نگهداری شده و در نهایت دسترسی مجدد به آنها امکان‏پذیر گردد.

ت) مدیریت دستورالعمل ها

هدف از این شاخه مدیریت اسناد، ایجاد شیوه‏ی مطمئنی است که بتوان به کلیه اطلاعات مربوط به قوانین و مقررات و شیوه ‏نامه ‏های اجرایی در مورد هر موضوعی دست یافت.

ث) مدیریت مکاتبات

ایجاد یک برنامه صحیح به منظور رسیدن به اهداف زیر در مکاتبات مورد توجه قرار می‏گیرد:

اصلاح کیفیت نامه ‏های اداری؛
تدوین ضوابط و معیارهای صحیح در مکاتبات اداری؛
استفاده از روشهای نو برای مدیریت انبوه نامه‏ های اداری؛
تسهیل در درج اطلاعات و دسترسی به اطلاعات لازم از طریق تهیه و تدوین نامه‏ های یکسان برای واحدهای مختلف سازمان.

II. سند

الف) تعریف لغوی سند

سند در لغت به معنای تکیه ‏گاه است و هر چیزی که بشود به آن استناد جست. در فرهنگ اداری، به‏ طور کلی به حاصل خدمت و فعالیتی که از طرف افراد و سازمان های مختلف به صورت نوشته و یا شکل های مختلف دیگر که با رعایت موازین و مقررات تهیه و تنظیم شده و برای مراجعات بعدی قابل نگهداری باشد، گفته می‏ شود.

ب) تعریف سند از نظر اداری و بایگانی

از نظر اداری هر نوع سابقه ‏ای که به صورت مکتوب (مانند نامه‏ های اداری)، منقوش (مانند نقشه و نمودار) و ضبط شده (مانند نوار و سی‏دی) در یک سازمان برای انجام وظایف اداری، توسط ماموران آن سازمان و در حدود اختیارات و وظایف مصوب رسماً ایجاد، دریافت و یا صادر شده باشد، یه اصطلاح سند اداری گفته می ‏شود.

در صورتی که از طرف مقام مسئول نامه ‏های وارده‏ اداری، دستور بایگانی یا عبارتی که دلالت و اقدام در مورد آن صادر شده باشد، به چنین اسنادی، اسناد قابل بایگانی گفنه می‏ شود. نسخه مخصوص بایگانی نامه ‏های صادره نیازی به دستور خاص نداشته و بایگان موظف به بایگانی آن است.

پ) تعریف سند از نظرحقوقی و قضایی

از نظر حقوقی سند یکی از وسایل اثبات حق است. به موجب ماده 1284 قانون مدنی ایران ، سند عبارت است از ” هر نوشته‏ای که در مقام دعوی یا دفاع قابل طرح و استناد باشد .”

منظور از نوشته یا خط، علامتی است که بر روی صفحه خود را نشان دهد و بیان کننده پیام یا مفهومی باشد.

ت) تعریف سند از نظر قانون سازمان اسناد ملی ایران

به موجب ماده یک قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران مصوب 17/12/1349 سند عبارت است از ” کلیه مراسلات، دفاتر، پرونده ‏ها، عکس ها و سایر اسنادی که در دستگاه دولت تهیه، صادر و یا دریافت شود و به ‏طور مداوم یا غیر مداوم در تصرف دولت بوده از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی،علمی و تاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران دارای ارزش نگهداری دایمی باشد.”

ج) ارکان سند

اعتبار هر سند به ترتیب اولویت در اکثر مواقع به وجود امضا، تاریخ و شماره و در بعضی از اسناد به مهر سازمان بستگی دارد. درج‏ کننده امضا یا پاراف کننده نامه، مسئول متن و محتوای نامه است. تاریخ هر نامه در برخی از موارد اعتبار زمانی آن را تعین می‏کند مانند تاریخ اجرای مفاد یک بخش از نامه. شماره نامه برای رعایت نظم و ترتیب و سهولت مراجه به آن است. نامه ‏هایی که در دفتر اندیکاتور و یا سایر دفاتر رسمی ثبت شده و شماره به آن اختصاص داده می ‏شود در ردیف نامه‏ های رسمی به حساب می ‏آیند. امضای نوشته با آن رسمیت و اعتبار می ‏دهد. نوشته‏ ی بدون امضا، در سیستم اداری فاقد ارزش و اعتبار است و اصطلاحاً به آن ورق گفته می‏ شود.

به علامت و نشانه ‏ای که مسئول یک واحد یا مجری یک برنامه در حاشیه یا ذیل اسناد و نوشته ‏ها به عنوان رویت و تایید آن ها می‏ گذارند، پاراف می‏ گویند که نوعی امضای موقت است و در نامه ‏های رسمی_اداری، پیش‏نویس توسط تهیه کننده‏ای پاراف شده و بر اساس آن امضای نهایی صورت می‏گیرد. در برخی از نوشته‏ ها مسوولین مخاطب نامه هنگام مطالعه دستوراتی در حاشیه نامه درج می‏نمایند که دارای ارزش و اعتبار در درون سازمان ها و موسسات می‏ باشد.

چ) ارزش اسناد

ارزش به مفهوم کلی، درجه اهمیتی است که اشیا و افکار در رفع نیازهای فردی و اجتماعی دارد و از نظر اقتصادی معیار و تعیین‏ کننده اهمیت اشیا در خدمات است. ارزش اسناد از دیدگاه‏ های مختلف قابل طبقه بندی بوده و نوع طبقه‏ بندی آنها بستگی به نحوه استفاده و کاربرد آن سند دارد. اسناد از نظر ارزش و فایده قابل تقسیم‏ بندی به طبقات مختلف اند که مهمترین آنها شامل موارد زیر است:

ارزش اسناد برای سازمانهای دولتی یا سایر موسسات از نظر اجرای وظایف؛
ارزش اسناد برای مردم در سطح متعارف از جنبه فایده عملی ناشی از اطلاعات مندرج در آنها؛
ارزش اسناد برای استفاده محققان و پژوهشگران در فعالیتهای تحقیقاتی[1]؛
ارزش اسناد از نظر اداری، مالی، حقوقی، تاریخی و علمی.

ح) فلسفه سند نویسی

فلسفه و هدف از نوشتن اسناد استوار ساختن اساس مالکیت و امنیت قضایی است. اگر تامین قضایی نباشد اساس مالکیت متزلزل و حقوق افراد دستخوش امیال دیگران می ‏شود از این رو قضاوت صحیح تنها بر مبنای اسناد و مدارک قابل قبول استوار است. به موجب ماده یکِ قانون شهادت و امارت، “هیچیک از عقود و ایقاعات و تعهدات را (مگر در مواردی که قانون استثنا کرده است) نمی‏توان فقط به وسیله شهادت شفاهی یا استشهاد اثبات کرد.”

و بر طبق ماده 3 همین قانون، “برخی از دعاوی را درصورتی می‏تواند قابل پذیرش دانست که تحصیل سند به واسطه حوادث غیر عادی ممکن نباشد.

خ) انواع سند

سند از جهت درجه و آثار حقوقی بر سه نوع است:

سند رسمی
سند عادی
سند لازم الاجرا

بر طبق ماده 1287 قانون مدنی، “هر سندی که در ادارات ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر رسمی و یا نزد سایر مامورین رسمی در حدود صلاحیت آنها و همچنین بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد، رسمی است و سایر اسناد در زمره اسناد عادی تلقی می‏شود.

شرایط سند رسمی به قرار زیر است:

نزد مراجع رسمی و قانونی تهیه و تنظیم شده باشد؛
صلاحیت مامور در تهیه و تنظیم آن محرز باشد؛
در تهیه و تنظیم آن مقررات مربوطه رعایت شده باشد.
صفت لازم‏ الاجرا به اسنادی نسبت داده می ‏شود که به موجب قانون، به آن قوت قانونی و اجرایی داده باشند.

III. نوشته اداری

الف)نامه اداری

به کلیه‏ ی مکاتباتی که برای وظایف محول به یک سازمان و به توسط یکی از کارکنان آن سازمان و در فرم مخصوص و طی تشریفات اداری تهیه شده باشد نامه اداری گفته می ‏شود. نامه رسمی اداری، سند اداری محسوب شده و در تهیه آن این نکات باید مراعات گردد:

روی فرم وکاغذ اداری سازمان مربوط نوشده شود؛
محتوای آن با وظایف سازمان مرتبط باشد؛
اصول نگارش در تهیه آن موردتوجه قرار گیرد؛
مقررات اداری در تهیه، ثبت و صدور آن رعایت شود.

ب) یادداشت اداری

اگر نامه اداری به صورت پیام یا اطلاع باشد، یادداشت اداری نامیده می‏ شود. در اینگونه مواقع استفاده ازفرم خاص نامه ‏ی رسمی اداری و همچنین قید شماره و سایر مقررات در دریافت و صدور آن الزام‏ آورر نبوده و فقط درج امضا و تاریخ در آن لازم است. معمولاً یادداشت اداری به صورت دست نویس مبادله می‏گردد.

پ) انواع نامه‏ های اداری

مکاتبات اداری از لحاظ فرم، ماهیت و نحوه‏ی استفاده از آنها به انواع مختلف تقسیم می شوند که با اهمیت ترین آن ها عبارت از:

نامه‏ های وارده: کلیه نامه ‏هایی که از خارج سازمان ویا واحد دیگری از سازمان دریافت شده باشد.

نامه‏ های صادره: تمامی نامه هایی که از سازمان یا واحد تهیه کننده به خارج از سازمان فرستاده شده باشد.

نامه ‏های محرمانه مکاتباتی هستند که اطلاع از مفادشان برای همه مجاز نبوده و فقط افراد خاصی در سازمان می‏توانند از متن آن آگاهی پیدا کنند. به معنی اعم کلمه از نظر اداری، به چنین مکاتباتی “اسناد طبقه بندی شده” گفته می‏شود. اسناد طبقه بندی شده با توجه به درجه‏ی محرمانه بودن به چهار دسته، و به شرح یاد شده در زیر تقسیم شده اند:

اسناد به‏ کلی سری: اسنادی هستند که افشا غیر مجازشان به موقعیت سیاسی،اجتماعی، نظامی و … کشور لطمه وارد می‏آورد.
اسناد سری: شامل اسنادی هستند که افشا آن ها به پیشرفت های علمی،فنی، اجتماعی و یا موقعیت یک سازمان لطمه وارد می‏سازد.
اسناد خیلی محرمانه: به اسنادی اطلاق می‏گردد که آگاهی همگان از آنها به موقعیت و اعتبار فردی لطمه وارد می‏سازد.
اسناد محرمانه در پایین ترین درجه محرمانه بودن قرار دارد.

نحوه ‏ی دریافت و توزیع این نوع مکاتبات تابع دستورالعملی است که از طرف هیئت وزیران به تصویب رسیده است. درجه محرمانه بودن این سندها، با مهر های خاصی مشخص می‏ گردند.

بخش دوم:

روش های کار نظام متمرکز و غیر متمرکز شکل تشکیلاتی هر دبیرخانه ارتباط مستقیم به حجم کار، وظایف کلی سازمان و نحوه‏ ی ارتباط با واحدهای داخلی آن سازمان با یکدیگر دارد. با توجه به این مطالب، به‏ طور معمول دو روش برای دریافت، ثبت و صدور مکاتبات در وزارتخانه‏ ها و سازمان ها اعمال می‏ شود:

نظام متمرکز و نظام غیر متمرکز. نحوه ‏ی دریافت و صدور مکاتبات در قالب هر یک از دو نظام به شرح زیر است:

نظام متمرکز دبیرخانه در نظام متمرکز، کلیه‏ ی مکاتبات اعم از وارده و صادره توسط توسط یک دبیرخانه‏ ی مرکزی دریافت، ثبت و توزیع می ‏شود.

مراحل کار نامه ای وارده دریافت نامه همه‏ ی نامه‏ های وارده در نظام متمرکز، توسط نامه رسان مذکور یا متصدی دریافت تحویل شده و پس از بررسی و حصول اطمینان از ارتباط مفاد نامه با سازمان متبوع توسط متصدی مربوط رسید دریافت می‏ کند. به‏ طور معمول اخذ رسید توسط دفتر ارسال مراسلات یا کارت مخصوصی که به همین مناسبت تهیه شده صورت می‏گیرد.(فرم شماره یک) پس از دریافت نامه و ارایه‏ ی رسید مسئول یا متصدی دریافت اقدامات زیر را انجام می‏دهد:

شماره و کد نامه گیرنده پیوست تاریخ تحویل امضای دریافت کننده (فرم شماره یک شرح) فرم دفتر ارسال و مراسلات (فرم شماره یک)

از این فرم برای تحویل و گرفتن رسید نامه استفاده می‏شود. مطالب مندرج در این فرم به ‏ترتیب عبارت ‏اند از:

ستون شماره و کد نامه: درج شماره نامه در این ستون؛
ستون گیرنده: در انجا مشخصات گیرنده مانند نام و نام خانوادگی درج می‏گردد؛
ستون پیوست: تعداد پیوست نامه و در صورت امکان نوع و جنس آن در یک عبارت بسیار کوتاه درج می‏گردد؛
ستون تاریخ: در این ستون تاریخ تحویل نامه به گیرنده نوشته می ‏شود؛
ستون امضا: محل امضای گیرنده نامه در این ستون پیش‏بینی شده است.
تفکیک نامه ‏های اداری از غیر اداری (مانند نامه‏ های شخصی و خصوصی) تشخیص و تعیین محرمانه یا عادی بودن نامه توجه به سایر نکات نامه از قبیل امضا شماره، تاریخ و … . مهر کردن قسمت پایین در سمت راست نامه به ” مهر ورود نامه

برای ثبت شماره اندیکاتور و تاریخ آن، ورود به دبیرخانه سازمان،شماره اندیکاتور: تاریخ: محل ارجاع: فرم شماره دو، ارجاع نامه پس از ثبت نامه در دفتر اندیکاتور

محل اقدام یا شخص اقدام کننده توسط مسئول دبیرخانه در نامه قید می‏ شود. لازم به ذکر است که تعیین محل اقدام یا ارجاع نامه بستگی به شرح و ظایف هر و احد و خط مشی و سیاست اداری هر سازمان دارد. به‏طور نمونه در بعضی از سازمانها (به ویژه در سهرستانها) ارجاع مستقیماً توسط مسوول یا مدیریت سازمان صورت می‏گیرد و در بعضی دیگر از واحدها، به وسیله مسوول دبیرخانه انجام می‏شود.

ثبت نامه‏ های وارده روش معمول در اکثر وزارتخانه‏ ها و سازمان های دولتی وابسته به آن چنین است که مشخصات نامه‏ ها پس از بررسی و تعیین محل اقدام، برای سهولت در شناسایی و همچنین تفکیک آنها از یکدیگر و اطلاع از محل اقدام و تاریخ پاسخ لازم، در دفتری به نام “دفتر اندیکاتور” یا “دفتر ثبت نامه‏ های وارده و صادره” ثبت شده با توجه به ردیف دفتر شمارهای و تاریخ ثبت به هریک از نامه ‏ها اختصاص داده می ‏شود.

شماره ردیف درج شماره‏ های گذشته تاریخ صاحبان نامه شرح نامه رسیده پیوست ارجاع شماره و تاریخ نامه رسیده صفحه وارده دفتر اندیکاتور. کلاسمان عنوان نامه شرح نامه‏ های فرستاده شماره‏ های بعد پیوست تاریخ نامه ‏های فرستاده جزوه ‏دان پرونده صفحه صادره دفتر اندیکاتور

درباره کمد بایگانی کشویی شرکت اوژن  بیشتر بدانید.

شرح صفحه وارده دفتر اندیکاتور

ستون شماره ردیف: شماره ردیف نامه‏ های هر سال به‏ طور مسلسل بوده و به هر یک از نامه هایی که به ترتیب در این دفتر ثبت می‏ شوند یک شماره اختصاص می‏یابد؛
ستون شماره ‏های قبل: اگر در مورد موضوع این نامه قبلاً مکاتباتی صورت گرفته باشد شماره قبلی اندیکاتور در این ستون درج می‏شود؛
ستون تاریخ: در این ستون تاریخ ورود نامه ثبت می‏شود؛
ستون صاحبان نامه: نام فرستنده نامه در این ستون درج می‏شود؛
ستون شرح نامه‏ های رسیده: خلاصه ‏ای از مفاد و موضوع نامه در این ستون درج می ‏شود؛
ستون ضمیمه: در صوتی که نامه وارده پیوست داشته باشد، تعداد آن در این ستون ثبت می‏ گردد؛
ستون شماره و تاریخ نامه‏ های رسیده: شماره و تاریخ نامه وارده که معمولاً در بالای سمت چپ نامه ثبت شده، در این ستون درج می ‏شود؛
ستون ارجاع: محل و دایره‏ای که نامه برای اقدام فرستاده می ‏شود در این ستون درج می‏گردد. صفحه نامه ‏های صادره دفتر اندیکاتور سمت چپ دفتر اندیکاتور به ثبت مشخصات نامه‏ های صادره دارد.
همانگونه که قبلاً توضیح داده شد اگر نامه صادره در پاسخ نامه وارده باشد در مقابل شماره و ستون وارده قبلی مشخصات نامه صادره درج میشود و در صورتی که نامه صادره ارتباطی به نامه‏ های وارده نداشته باشد شماره بعدی دفتر اندیکاتور به آن اختصاص داده می‏شود و در برابر ستون صفحه وارده خط کشیده می ‏شود.

اقلامی که معمولا در دفاتر اندیکاتور قسمت صادره ثبت می شوند عبارتند از:

ستون کلاسمان یا شماره پرونده: پس از مشخص شدن شماره ی پرونده نامه ی این ستون تکمیل می شود به طوری که بادر دست داشتن شماره ی اندیکاتور و با مراجعه به این ستون به شمارهی پرونده نامه می توان دست رسی یافت(این ستون را می توان به منزله اندکس بایگانی دانست)

ستون عنوان نامه: نام گیرنده در این ستون درج می گردد.

ستون شرح نامه فرستنده: خلاصه شرح نامه صادره در این ستون نوشته می شود.

ستون شماره های بعد:در صورتی که در مورد نامه ی صادره در آینده نامه ای دریافت شود شماره آن در این ستون ثبت می گردد تا بدین وسیله به سوابق و اقدامات انجام شده و همچنین از پاسخ های رسیده در این مورد اطلاع حاصل شود.

ستون پیوست: در صورتی که نامه صادره پیوست داشته باشد در این ستون نوشته می شود.

تاریخ نامه صادره:تاریخ صادره دراین ستون نوشته می شود. فرم شماره ب دفتر اندیکاتور:

فرم شماره ب دفتر اندیکاتور که نمونه آن در شکل شماره 4 نشان داده می شودفرمی است که به وسیله کارشناسان بهبود روش های اداری تحت عنوان فرم ع55تدوین و به سازمان ها پیش نهاد شده است. این فرم ادغامی است از اندیکاتور«وارده و صادره»در ضمن برای پیگیری مکاتبات نیز از آن استفاده می شود. شرح ستون های مختلف این دفتر و نحوه ی استفاده از آن ها: ـ ستون شماره ی دفتر اندیکاتور: مختص ثبت شماره ردیف دیگر اندیکاتور نامه های وارده و صادره است. ستون روز: ستون تاریخ ثبت نامه ها لازم به یاداوری است که تاریخ سال و ماه در قسمت فوقانی دفتر ثبت می گردد و به محض تغییر ماه در صفحات بعدی ماه جدید ثبت می شود.

ستون شماره و تاریخ نامه وارده: در صورتی که نامه وارده باشد شماره آن در این ستون نوشته می شود و در صورتی که نامه صادره باشد در این ستون خط تیرها گذاشته می‏شود.

ستون صادره از، وارده به: نام سازمانی که نامه از آن صادر و یا به آن سازمان ارسال می‏شود.

سازمان امور اداری و استخدامی کشور

ماه:سال: شماره دفتر اندیکاتور روز شماره و تاریخ نامه وارده وارده از: صادره از: موضوع نامه تعداد پیوست ارجاع به تاریخ تقریبی برگشت تاریخ صدور رونوشت به شماره قبل دفتر اندیکاتور شماره بعد دفتر اندیکانتور شماره پرونده
فرم ب

دفتر اندیکاتور 3 2 1 شماره اندیکاتور فرستنده شماره اندیکاتور فرستنده شماره اندیکاتور فرستنده

6 5 4 شماره اندیکاتور فرستنده شماره اندیکاتور فرستنده شماره اندیکاتور فرستنده

اندکس این دفتر دارای خانه‏های مشابهی است که از عدد یک تا … شماره‏گذاری شده و هر قسمت از خانه‏های مزبور نیز به دوقسمت تقسیم شده است.

یک قسمت به ثبت شماره اندیکاتور و قسمت دیگر مخصوص ثبت نام فرستنده نامه می‏باشد. نحوه استفاده از این دفتر به این ترتیب است که مثلاً اگر نامکه‏ای با شماره “63175” از وزارت کشور به سازمان ارسال گردد نامه پس از ثبت در دفتر اندیکاتور دریافت کننده نامه و اختصاص شماره به نامه مورد نظر در این دفتر در قسمت شماره “63175” ثبت می‏شود و در ستون سمت راست آن ردیف شماره اندیکاتور نامه به‏طور مثال ردیف 18 و در ستون سمت چپ نام وزارت کشور نوشته می‏شود.

بنابراین با در دست داشتن شماره نامه وارده “63175” به سهولت به شماره 18 دفتر اندیکاتور دسترسی پیدا کرد و بدین وسیله از چگونگی اقدام اطلاع یافت.

3 2 1 فرستنده شماره اندیکاتور فرستنده شماره اندیکاتور فرستنده شماره اندیکاتور

برای پیدا کردن شماره دفتر اندیکاتور با دست داشتن شماره نامه وارده در دبیرخانه از این دفتر استفاده می‏شود. هر صفحه این دفتر از سه قسمت مشابه که هر قسمت آن از 001 تا 999 شماره گذاری شده است و هر قسمت دارای سه ستون به شرح زیر تشکیل شده است:

– ستون فرستنده نامه: مخصوص ثبت نامه و عنوان فرستنده نامه.

– ستون شماره دفتر اندیکاتور: شماره نامه دفتر اندیکاتور درج می‏شود.

– ستون هزار: برای درج سه رقم سمت راست شماره نامه وارده، ارقام هزارگان در این قسمت درج می‏شود.

– در صورتی که شماره نامه کمتر از سه رقم باشد به تعداد رقم کمتر از سمت چپ صفر گذاشته می‏شود. مثلاً برای درج شماره نامه 1256 در ستون 256 ثبت و رقم یک در ستون هزار درج می‏شود.

اندازه دفتر اندکس مناسبترین اندازه‏ها برای دفتر اندکس : 420 در 297 میلیمتر اندازه کادر فرم دفتر: 385 در 267 میلیمتر اندازه ستونهای اقلام دفتر:

– ستون فرستنده نامه: 49 میلیمتر

– ستون شماره دفتر اندیکاتور: 30 میلیمتر

– ستون ارقام: 15 میلیمتر. تفکیک و توزیع نامه‏ ها پس از ثبت نامه‏ ها، دفاتر اندیکاتور و اندکس دبیرخانه، نامه به متصدی تفکیک و توزیع تسلیم شده و پس از ثبت مشخصات در دفتر ارسال مراسلات به واحدهای ذینفع تحویل شده و رسید اخذ می‏شود. نامه‏های صادره نامه‏های صادره در نظام متمرکز به دو طریق تهیه و صادر می‏شود:

– صدور نامه‏هایی که در پاسخ نامه وارده باشد. مراحل صدور این دسته از مکاتبات : نامه پس از وصول به واحد ذیربط برای ملاحظه و صدور نظام غیر متمرکزدبیرخانه

الف)تعریف نظام غیر متمرکز دبیر خانه عبارتندازشیوه ای که هر یک از واحد‏های سازمان اختیار دریافت و ثبت نامه را داشته باشنددر این نظام دبیرخانه‏ ی مرکزی فقط نقش توزیع کننده نامه خواهد داشت.

ب)مراحل کار کلیه مراحلی که برای دریافت ثبت و صدور مکاتبات در نظام متمرکز دبیر خانه به آن اشاره شد در نظام غیر متمرکز هم عمل می‏شود با این اختلاف که تمامی مراحل مورد بحث در واحد‏هایی صورت می‏گیرد که نامه به آن واحد ارتباط داشته باشدبنابراین واحد‏هایی که اختیار دریافت و ثبت نامه را دارند وظایف دبیر خانه را عهده دار می‏شوند.

تعداد نسخ نامه‏های صادره هر نامه دارای حداقل سه نسخه و به شرح زیر تهیه می‏شود: نسخه‏ی اول: برای گیرنده اصلی؛ نسخه‏ی دوم:برای ضبط در بایگانی کل؛ نسخه‏ی سوم:برای بایگانی واحد ذی نفع. بدیهی است که به تعداد گیرندگان رونوشت به نسخ نامه افزوده می‏شود. در بعضی از سازمانها علاوه بر نسخ یاد شده، نسخه‏ی دیگری ماشین می‏گردد و در دبیر خانه به تر تیب تاریخ صدورنگاه داری می‏شود که به نسخه‏ی “لیوردوکپی”یا”رونوشت نامه صادره” معروف است.بدین ترتیب برای دست یابی به رونوشت نامه‏هایی که فقط تاریخ صدور آن مشخص بوده ولی از شماره پرونده آن اطلاعی در دست نیست کمک موثری می‏کند. در ضمن از این نسخه به عنوان “پرونده گردان”یعنی نسخه ای از نامه‏های صادره که مربوط به یک تاریخ مشخص است و برای مطالعه‏ی مقا مات سازمان فرستاده می‏شود نیز استفاده می‏شود.

“پرونده ‏ی گردان” پس از مطالعه، برای نگه داری و بایگانی به دبیرخانه عودت داده می‏شود. نسخ پرونده گردان در حدود یک یا دو سال ارزش نگه داری دارد. نحوه‏ی کد گذاری واحد‏های سازمانی کد گذاری واحد‏ها، برایی سهولت شناسایی واحد‏های تهیه و صادره کننده‏ی نامه و همچنین تسریع در امور ارجاع نامه‏های وارده به واحدهای اقدام کننده و ذی ربط است.این برنامه که در اکثر سازمانها اجرا می‏شود، مستلزم تشکیل جلسات و کمیسیون‏های مشترک و متشکل از مدیران واحدها و مسولان دبیرخانه و بایگانی برای همگانی وتبادل نظر در انتخاب کدهای مناسب است.

معمولا برای کد گذاری واحدها، از دو روش استفاده می‏شود؛ کد حرفی در این روش از حروف الفبا برای مشخص کردن واحد‏های مورد نظر استفاده می‏شود، مانند:کارگزینی=ک، حسابداری=ح، آموزش=آم، کارپردازی=کا، محرمانه=م. کد شماره ای یکی از مناسب ترین روش کد گذاری واحدها، استفاده از کد عددی یا شماره ای است. نحوه‏ی کار بدین ترتیب است که با توجه به نمودار سازمانی هر موسسه، ابتدا به هر یک از واحدهای اصلی سازمان مانند حوزه‏ی وزارت، معاونت یا مدیریت عامل کد یک یا دو رقمی اختصاص داده می‏شود؛وبه واحدهایی که تحت نظر واحد‏های اصلی قرار دارند، کد فرعی در نظر گرفته می‏شود.

شماره‏ی اخیر در سمت راست کد اصلی ثبت می‏گردد.

در شکل شماره نه نمو نه ای از این نوع کد گذاری با استفاده از نمودار سازمانی نشان داده شده است. موارد استفاده از کد واحد‏ها به طوری که قبلا یاداوری شد، یکی از مهمترین موارد استفاده از کد واحد‏ها، سهولت تشخیص واحد اقدام و صادر کننده‏ی نامه و همچنین ارجاع نامه‏های وارده به واحد‏های اقدام کننده است.

با توجه به نکات یاد شده در بالا، قبل از ارسال نامه‏های صادره، توصیه می‏شود که مسوول دفتر یا دبیرخانه به نکات زیر توجه کند: کد تهیه کننده نامه در منتهی الیه فوقانی سمت چپ نامه نوشته شود.

شماره اندیکاتور نامه‏ی صادره، بعد از یک خط فاصله در سمت راست کد واحد ثبت گردد.
مانند.156 /122. در سازمانهایی که کد پرونده روی نامه قید می‏گردد، با خط تیره فاصله شماره‏ی پرونده ثبت می‏شود.

ثبت شماره برگ هر پرونده با یک خط فاصله در سمت راست شماره پرونده نیزمعمول است. ثبت شماره پرونده بعد یا قبل از شماره‏ی اندیکاتور نامه، به نحوه‏ی شماره گذاری سازمانها بستگی دارد. در بعضی از سازمانها، مکاتبات با استفاده از کد پرونده ‏ها و شماره برگ هر یک از پرونده ‏ها شماره گذاری می‏گردند. در این شیوه، دفتر اندیکاتور کاربردی نخواهد داشت.

بایگانی مکاتبات اداری

قسمت اول:

تعاریف و اصطلاحات بایگانی تعریف بایگانی بایگانی دارای مفاهیم و معانی دوگانه ای به شرح زیر است:

1) بایگانی به مفهوم فن طبقه بندی، تنظیم و نگاه داری و حفاظت اسناد و مدارک، بر طبق روشی معین به نحویکه در اسرع وقت و با کمال سهولت وبا صرف حداقل هزینه، نیروی انسانی و وقت، بتوان به آن اسناد دست یافت.

2) بایگانی به معنای محل نگاه داری اسناد بر طبق ضوابط معین وعلمی تعریف پرونده پرونده مجموعه ای است از اسناد مربوط به یک موضوع مشخص و بایک شخص خاص که با رعایت نظم و ترتیب و با رعایت حق تقدم در یک پوشه ویا یک کلاسور نکاه داری شده باشد.

محتویات یک پرونده مبین آن موضوع و یا مشخصات یک فرد است. تعریف طبقه بندی از نظر بایگانی یکی از اساسی ترین مراحل بایگانی، طبقه بندی اسناد می‏ باشد؛

طبقه بندی از نظر بایگانی عبارت است از تقسیم بندی اسناد به دسته‏ هایی که حداقل میان آنها یک موضوع خاص و مشترک وجود داشته باشد.

یک طبقه بندی منطقی و صحیح که اساس تشکیل پرونده است، باید دارای این خصوصیات باشد:

اطمینان: طبقه بندی اسناد باید طوری پی ریزی شود که محل دقیق سند مشخص گردد.

سرعت: طبقه بندی باید موجبات دست یافتن به اسناد مورد لزوم را در حداقل زمان فراهم سازد.

سهولت: نحوه ای طبقه بندی باید به سهولت قابل فهم بوده و اجرای آن امکان پذیر باشد.

قابلیت انعطاف: طبقه بندی باید طوری طرح ریزی شده باشد که با تغییرات احتمالی قابل انعطاف باشد.

برای نیل به نکات مذکور در فوق، رعایت موارد یاد شده در زیر الزامی است:

باید در نظر داشت که در غالب موارد، هدف و منظور از تهیه‏ی نامه، تحت یک عنوان خلاصه شده و ملاک طبقه بندی قرار گیرد. مکاتباتی که در باره‏ی موضوع یا نام صورت می‏گیرد، بر حسب نام موضوع یا نام اشخاص تفکیک شده و هر یک را در طبقه ای مجزا قرار دهند. بخشنامه‏ها، دستورعمل‏ها، مقررات و همچنین سایر اسناد مشابه معمولا در یک طبقه جداگانه قرار داده شوند. در مورد نامه‏هایی که موضوع آنها نامعلوم و پیچیده است، و تعیین طبقه‏ی آن به آسانی میسر نیست، از مسولان مربوط که مسبوق به سابقه هستند باید کسب تکلیف گردد.

عریف تنظیم اسناد منظم و مرتب کردن پرونده‏ها در هر یک از گروه‏های تعیین شده در طبقه بند ی اسناد را اصطلاحا تنظیم می‏گویند.در تنظیم صحیح محتویات هر یک از پرونده‏هانکات زیر باید مورد توجه قرار گیرند: جای گزینی صحیح محتویات پرونده‏ها به طوری که ارتباط منطقی بین عنوان پرونده و موضوع نامه وجود داشته باشد.
در تنظیم محتویات داخلی پرونده تقدم و تاخر شماره و تاریخاندیکاتور نامه مراعات شود. از هر نامه فقط یک نسخه در پروندهه بایگانی شود واز نگاه داری نسخ اضافی جدا جلوگیری گردد.

در بعضی از سازمان ها به سبب اهمیت پیش نویس، آن را به پیوست نامه بایگانی می‏کنند. قطر جلد هر پرونده(به استثنا کلاسور) نباید از 2سانتیمتر و یا در حدود150برگ تجاوز کند.

در صورت افزایش برگ‏های هر پرونده از معیار تعیین شده، باید پرونده‏ی جدیدی تحت همان عنوان وبا قید “جلد دوم” تشکیل داده ودر کنار جلد اول قرار داد. در مواردی که نامه ای پیرو نامه‏ی دیگر باشد، نامه‏ی معطوف علیه را باید پس از بررسی به آن الصاق کرد ودر غیر این صورت به آخرین برگ پرونده اضافه کرد.

تعریف کد یا علامت رمز کد یا نشانه یا علامت رمز، عبارت است از تبدیل اسم ویا یک موضوع به یک علامت قراردادی . این علامت می‏تواند به صورت شماره یا حرف انتخاب شده باشد.

کد به منزله‏ ی علامت اختصاری طبقه‏ بندی نیز محسوب می ‏شود. اداره امور بایگانی اداره امور بایگانی هر سازمان با استفاده از سه شیوه صورت می‏گیرد:

الف: نظام متمرکز بایگانی در این شیوه کلیه امور بایگانی از قبیل طبقه بندی، کد گذاری، تنظیم و نگاه داری پرونده‏ها در بایگانی مرکزی (بایگانی کل) صورت می‏گیرد و سایر واحد‏ها ی سازمان مجاز به داشتن بایگانی و نگاه داری پرونده‏ها نخواهند بود.مزایای این شیوه عبارت است از:

صرفه جویی در تعداد کار کنان بایگانی صرفه جویی در محل و سایر بایگانی اعمال صحیح مدیریت و تقسیم کار به طور عادلانه بین کارکنان بایگانی جلوگیری از تشکیل پرونده‏های متعدد و مشابه نظام غیر متمرکز در این شیوه هر یک از واحد‏ها ی سازمانی دارای بایگانی مستقل بوده و پرونده‏های مربوط به خود را تنظیم و نگاه دار یمی کنند. از مزایای این شیوه:

نزدیک بودن پرونده‏ها به استفاده کنندگان آشنا بودن اقدام کنندگان به عناوین پرونده‏ها احساس تعلق بیشتر بایگان به اداره خود و در نتیجه کارآیی بیشتر نظام پراکنده در این شیوه هر یک از اقدام کنندگان موظف به نگاه داری اسناد و مدارک و سوابق اداری خود می‏باشند.

این شیوه مورد توجه و توصیه سازمان‏های اداری نیست. علاوه در نظام‏های مذکور در فوق، در بعضی از موسسات از شیوه کنترل مرکزی برای بهبود اداره‏ی امور بایگانی استفاده می‏کنند، بدین گونه که معمولا یک واحد سازمانی به طور نمونه “واحد تشکیلات وروش‏ها” بر کلیه امور بایگانی از قبیل نحوه‏ی کد گذاری، انتخاب عناوین پروند‏ها و راکد کردن پرونده‏ها نظارت می‏کنند. نظارت مرکزی در سازمان‏هایی اعمال می‏شود که در آن سازمان بایگانی‏های متعدد وجود داشته باشد.

قسمت دوم: اصول روش‏های بایگانی اسناد و مدارک و پرونده‏های هر سازمان به صورت مختلف طبقه بندی و تنظیم گردیده و بر اساس یکی از روش‏های بایگانی نگاه داری می‏شوند.منطقی ترین این نوع طبقه بندی که در کتب مختلف مربوط به بایگانی مورد بحث قرار داده شده است، عبارت اند از:

1) طبقه بندی بر مبنای شاخص‏هایی بر اساس نام افراد، سازمانها و مناطق جغرافیای

مانند: حسن شکوهی _ وزارت کشور_ شهرستان آبادان

2) طبقه بندی بر اساس موضوع و مفاد نامه: بایگانی پرونده‏های موضوعی و اداری که از مهمترین بایگانی هر سازمان محسوب می‏شود بر اساس عنوان یک موضوع خاص تشکیل می‏گردد.

3) طبقه بندی بر اساس تاریخ : مانند مکاتبات سررسید دار طبقه بندی، تنظیم و بایگانی هر یک از طبقات سه گانه مذکور در فوق، مستلزم استفاده از روش‏های مختلف بایگانی است که ذیلا به شرح هر یک از آنها می‏پردازیم:

روش‏های تنظیم پرونده‏های اسمی روش الفبایی ساده

الف. تعریف روش چنانچه پرونده‏ها بر اساس حروف الفبا در قفسه‏ها چیده شوند، به چنین روشی، روش الفبایی ساده می‏گویند. در این روش پرونده‏ها بر اساس حروف متشکله نام خانوادگی ودر صورت تشابه به نام پدر و شماره شناسنامه و… صاحب پرونده وبا رعایت حق تقدم حروف الفبا تنظیم و بایگانی می‏گردند.نمونه کامل این روش در راه نمای تلفن و لغت نامه‏ها می‏باشد.

ب. موارد استفاده از روش الفبایی برای تنظیم پرونده‏های کارمندی و اداری استفاده می‏شود. در این روش هر قسمت از قفسه‏ها را به یکی از حروف الفبا اختصاص داده وپر ونده‏ها به ترتیب آنها در جاهای پیش بینی شده بایگانی می‏شوند. بر طبق این روش برای دست یابی به پرونده‏ی مورد نظر، نیازی به تنظیم و استفاده از دفتر راه نمای الفبایی نخواهد بود، نحوه‏ی قرار دادن پرونده‏ها و هم چنین الصاق حروف الفبا روی قفسه‏ها می‏تواند نقش دفتر راه نما را داشته باشد.

ترتیب ثبت اسامی روی پوشه‏ها و دفاتر راه نما مجموعه ای از حروف که تشکیل یک اسم را می‏دهند، از نظر بایگانی اصطلاحا واحد نامیده می‏شود. بر طبق این تعریف حسن ابراهیمی از دو واحد یعنی حسن و ابراهیمی تشکیل شده است. نحوه‏ی ثبت اسامی و رعایت حق تقدم واحد‏های بایگانی که در پیش به آن اشاره شد، قواعد اندکس اسامی2 نامیده می‏شود. با توجه به اصطلاحات بیان شده این اصول برای ترتیب ثبت اسامی در دفاتر و تنظیم پروند‏ها در قفسه‏ها باید مورد توجه قرار بگیرند:

قاعده‏ ی 1: نام خانوادگی باید قبل از اسم اعم از مفرد یا مرکب ثبت شود:

مانند”محمدی_علی”و”شکوهی_ ایرج”

قاعده ی2: در مواقعی که نام موسسات تجاری با نام افراد همراه باشد، در این صورت ابتدا نام خانوادگی شخص ویا اسم مخصوص موسسه ثبت شده یعد نوع شرکت نوشته می‏شود

مانند: شرکت سهامی عباس نعمتی

روش صحیح ثبت اسامي: نعمتی عباس_ شرکت سهامی

قاعده ی 3: اسم‏هایی که با حروف مخفف و یا ختصاری نوشته می‏شوند هر یک از حروف به منزله یک نام کامل محسوب شده و هر یک از آن حروف به عنوان یک واحد بایگانی تلقی می‏گردند مانند: شرکت سهامی آی.بی. ام روش صحیح: آی.بی. ام_ شرکت سهامی

قاعده ی 4: اسامی مرکب به عنوان یک اسم تلقی می‏گردندمانند: شرکت سهامی اتوبوس رانی تهران و حومه روش صحیح : اتوبوس رانی تهران وحومه_ شرکت سهامی

قاعده ‏ی 5: درجات و القاب در ثبت اسامی مورد توجه قرار نمی گیرند و جز واحد بایگانی محسوب نمی شوند و داخل پرانتز بعد از اسم ثبت می‏گردند

مانند: دکتر احمد سلیمانی: روش صحیح: سلیمانی_ احمد(دکتر)

قاعده ی 6: هر گاه اسم با آدرس توام باشد آدرس بعد از اسم نوشته می‏شود: مانند: فروشگاه فرخی_ شمیران روش صحیح: فرخی_ فروشگاه _ شمیران

روش الفبایی و شماره ای با گروه بندی حرف اول و دوم نام خانوادگی

الف) تعریف روش در این روش، اسامی پرونده‏ها بر مبنای حرف اول و دوم نام خانوادگی تفکیک شده و پس از کدگذاری ملاک تنظیم قرار می‏گیرند.

ب) نحوه و موارد استفاده نحوه‏ ی کد گذاری پرونده در چند مرحاه و به شرح یاد شده در زیر صورت می‏گیرد. در مرحله‏ی اول کلیه‏ی پرونده ‏ها را با توجه به حروف اول آنها به 32 قسمت تقسیم می‏ کنند. در مرحله دوم 32 حرف زبان فارسی را به چهار گروه زیرین تقسیم بندی کرده و به هر یک از گروه ‏ها ی چهار گانه یک کد اختصاصی داده می‏ شود.

روش شماره گذاری متوالی یا مسلسل الف.

تعریف روش

این روش یکی از رایج ترین شیوه ‏های شماره گذاری پرونده ‏ها، به خصوص برای تنظیم پرونده ‏های اسمی و موضوعی است. ملاک تنظیم پرونده ‏ها در این روش شماره‏ های ردیفی است که به ترتیب تشکیل به هر یک از پرونده‏ها اختصاص داده می‏شود.

موارد استفاده نحوه ‏ی استفاده از روش شماره گذاری متوالی بدین ترتیب است که ابتدا عناوین پرونده‏ ها به ترتیب حق تقدم، و بدون در نظر گرفتن حروف متشکله‏ ی عنوان آنها در یک دفتر ثبت گردیده، و سپس شماره‏ ی ردیفی که به منزله‏ ی شماره‏ ی پرونده‏ ی آنها نیز محسوب می‏گردد، به آنها اختصاص می‏بابد، و پرونده‏ ها با توجه به شماره‏ های تعیین شده به ترتیب در محل‏ های پیش بینی شده بایگانی می‏ شوند.

برای سهولت و سرعت دست یابی به شماره‏ ی پرونده و محل نگاه داری آنها اسامی پرونده ‏ها را در دفتر دیگری به نام دفتر راهنمای الفبایی، و با توجه به حروف نام صاحب پرونده ثبت می‏کنند. بر طبق این روش، برای بایگانی پرونده‏ها سه مرحله صورت می‏گیرد:

مرحله ‏ی اول: ثبت اسامی و عناوین پرونده‏ ها در فهرست یا دفتر ثبت اولیه برای تعیین شماره‏ ی ردیف آن ها
مرحله ‏ی دوم: ثبت اسامی و عناوین پرونده‏ ها بر حسب نظم حروف متشکله و نام صاحب پرونده در دفتر راه نمای الفبایی

مرحله‏ ی سوم: قرار دادن پرونده ‏ها بر طبق شماره ‏های معین در جاهای تعیین شده.

بدیهی است استفاده از دفتر راه نمای الفبایی که به نام”دفتر رپرتوار”معروف است و یا وسایل مشابه مانند دستگاه کاردکس یا لایندکس( شماره ی1/14و14)برای دست یابی به شماره‏ی پرونده‏ی مورد نظر با توجه به نام صاحب پرونده ضرورمی باشد.

ردیف نام خانوادگی – نام سایر اطلاعات

1 پیرنیا حسن کارمند کارگزینی

2 انصاری علی کارمند کارگزینی

3 بیرجندی شیدا کارمند حسابداری

4 پازوکی امیر کارمند روابط عمومی

5 بهبهانی احمد کارمند آموزش

6 ایزدی نادر کارمند کارپردازی دفتر ثبت اولیه (دفتر کل)

شماره پرونده نام خانوادگی – نام نام پدر شماره شناسنامه سایر اطلاعات

26 انصاری علی ایزدی نادر حسن محمد – – کارمند کارگزینی کارمند کارپردازی

53 بهبهانی احمد بیرجندی شیدا علی رضا – – کارمند آموزش کارمند حسابداری

41 پازوکی امیر پیرنیا حسن مهدی احمد – – کارمندروابط عمومی کارمند کارگزینی

دستگاه کاردکس

در این دستگاه کارت ‏های متعددی که قابل جابه جا شدن هستند قرار دارد که به عنوان راه نمای الفبایی و یا شماره‏ی مورد استفاده قرار می‏گیرد. دستگاه لایندکس دستگاه لایندکس یا راه نمای متحرک عبارت است از دستگاهی که صفحات متعدد و فلزی داشته، و هر یک از صفحات آن به یکی از حروف الفبا اختصاص دارد ودر هر صفحه مقدار زیادی کارت‏های باریک که شبیه نوار و قابل جابه جا شدن هستند قرار داده می‏شود.
روی این نوار‏ها می‏توان اطلاعاتی از قبیل شماره‏ی پرونده و سایر اطلاعات لازم را ثبت کرد. از این دستگاه برای منظور راه نمایی الفبایی استفاده می‏شود.

روش شماره گذاری بر اساس حرف اول و دوم نام خانوادگی الف) تعریف روش روش شماره گذاری حرف اول و دوم اسم بدین ترتیب است که با توجه به نظم و شماره‏ی ردیف حروف زبان فارسی، شماره‏های حرف اول و دوم نام خانوادگی در پرونده‏ی مورد نظر به ترتیب از چپ به راست و با یک خط تیره نوشته شده وشماره‏ی ردیفی به ترتیب تشکیل پرونده اختصاص داده می‏شود و پرونده‏ها با توجه به شماره‏های تعیین شده در قفسه قرار می‏گیرند
مانند:

نام و نام خانوادگی کد پرونده

باقر-باقری 1-1-2

پروانه- باغستانی 2-1-2

شماره ‏های مذکور در فوق به این طریق توجیه می‏شوند: 1-1-2= باقری-باقر 2= نماینده یحرف اول نام خانوادگی(ب) 1= نماینده‏ ی حرف دوم نام خانوادگی(الف) 1= نماینده ردیف پرونده ( اولین پرونده ای که تحت حروف یاد شده در بالا تشکیل گردیده است).

ب) موارد استفاده در این روش برای نگاه داری پرونده‏ های کارمندی استفاده می‏شود. استفاده از جدول شماره گذاری حروف الفبا در این روش ضروراست.

همچنین مقاله  بایگانی راکد چیست؟ را مطالعه کنید.

روش شماره‏ی رمز الفبایی

الف) در این روش ابتدا به هر یک از حروف الفبا شماره‏هایی از 1 الی 32 به ترتیب نظم الفبا اختصاص داده می‏شود،

به طور مثال: 1=الف 2=ب 3=پ و …. 32=ی

سپس با توجه به نام خانوادگی صاحب پرونده کد حرف مربوط مشخص وبایک خط تیره شماره ردیف پرونده نوشته می‏شود به طور مثال کد پرونده حسن ابراهیمی=5-1 این چنین توجیه می‏شود:

1= شماره‏ی حرف الف(ابراهیمی) 5=پنجمین پرونده ای که تحت حرف الف تشکیل شده است.

ب) موارد استفاده از این روش برای تنظیم پرونده‏ های اسمی، ودر بعضی از مواقع برای پرونده‏های موضوعی وهم چنین مکاتبات مربوط به واحد‏های مختلف جغرافیایی استفاده می‏شود. در جدول صفحه‏ی بعد، نمونه‏هایی از شماره گذاری پرونده با روش یاد شده در بالا نشان داده شده است. روش حرف و عدد
الف) تعریف ملاک تنظیم پرونده در این روش حرف اول نام پرونده و شماره ردیفی است که به هر یک از پرونده‏های مربوط به آنن حرف اختصاص داده می‏شود.

ب)موارد استفاده از این روش برای تنظیم پرونده‏های کارمندی استفاده می‏شود.

به طورمثال، نظام موضوعی شیوه ای است که پرونده‏ها بر اساس مفاد و یا محتوی نامه و تحت عنوان یک موضوع خاص تشکیل می‏گردد. این شیوه یکی از رایج ترین و در عین حال مشکل ترین و دقیق ترین روش‏های بایگانی مکاتبات اداری است، و استفاده از آن، مستلزم آگاهی کامل از هدف و وظایف و موضوعات مکاتبات آن واحد است. برای تنظیم پرونده‏های یک سازمان با استفاده از این روش باید فهرستی از عناوین موضوعات مورد مکاتبه تهیه گردد. در صورتی که این موضوع‏ها محدود باشند می‏تئان تحت عناوین انتخاب شده به تشکیل پرونده اقدام کرد.در مواقعی که تعداد موضوعات متنوع و یا هر یک از عناوین پرونده قابل تفکیک به عناوین فرعی باشند، در این صورت یک عنوان اصلی انتخاب شده وآن را به عناوین فرعی تر تقسیم کرده و سپس تحت عناوین انتخاب شده پرونده را تشکیل می‏دهند.

به طور مثال:

بخش نامه ها (عنوان اصلی) بخش نامه های اداری(عنوان اصلی) بخش نامه ها ی آموزشی(عنوان پرونده) بخش نامه های مالی(عنوان پرونده) امور کارپردازی(عنوان اصلی) استعلام بها(عنوان پرونده) خرید وسایل اداری(عنوان پرونده) مناقصه و مزایده(عنوان پرونده) پرونده های موضوعی با توجه به روش های مختلف بایگانی تنظیم شده و پس از کد گذاری در قفسه های مربوط بایگانی می شوند.

روش هایی که برای تنظیم مکاتبات اداری وپرونده های موضمعی مورد اسفاده قرار می گیرند،عبارت اند از: روش الفبایی: مراجعه شود به بند 1-27این مجموعه .

روش شماره ای مسلسل:

مراجعه شود به بند 4-28 روش

شماره گذاری محدود یا مقطع وروش کارتن – جزوه دان بند 1-29 و4-29 روش شماره گذاری محدود یا مقطع الف. تعریف روش یکی دیگر از روش هایی که برای شماره گذاری محدود یا مقطع نام دارد.

در این روش به هر یک از دسته ها و گروه ها یک رشته شماره ی محدود اختصاص می یابد. به طور مثال از شماره ی 1تا99 برای( حرف الفبا) واز شماره 100تا199 برای حرف “ب” و… بنابراین برای هر یک از حروف الفبا فقط 100 پرونده می توان تشکیل داده و شماره گذاری پرونده می توان تشکیل داده و شماره گذاری کرد و اگر از این تعدادتجاوز کرد باید در نحوه ی شماره گذاری پرونده ها تجدید نظر به عمل آورد.

ب.موارد استفاده از این روش برای شماره گذاری و تنظیم پرونده های کارمندی، اسمی و موضوعی استفاده می شود.

نمونه های زیر نحوه ی تنظیم پرونده های موضوعی را با استفاده از روش “شماره گذاری محدود” نشان می دهد. روش شماره گذاری مرکب یا روش موضوعی –شماره ای

الف.تعریف در این روش به عناوین اصلی پرونده ها یک شماره اختصاص داده شده و به پرونده هایی که تحت آن عنوان تشکیل می گردند با فاصله ی یک ممیز یا تیره، شماره ردیف داده می شود ودر صورت لزوم عناوین فرعی را نیز می توان به عناوین فرعی تر تقسیم کرد.

ب. موارد استفاده از این روش برای تنظیم پرونده های موضوعی استفاده می شود ذیلا اهم موضوعاتی که در غالب سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرند با استفاده از روش تنظیم شماره گذاری مرکب نشان داده می شود: روش اعشاری یا دسیمال

الف. تعریف رده بندی اعشاری بر مبنای اعداد ده گانه یعنی از 0 تا9 می باشد، و هر یک از تقسیمات ده گانه که به منزله ی کد و شماره ی اصلی و عنوان کلی پرونده ها است، به تقسیمات فرعی که نباید از 10 تجاوز کند، تقسیم می گردند. در صورت لزوم آن ها را می توان به قسمت های ده گانه دیگر تقسیم کرد ویا با اعشار و ممیز مکاتبات مورد نظر را با کد و عنوان اصلی پرونده ها شماره گذاری و تنظیم گردیده اند. این روش برای اولین بار به توسط “ملویل دیویی” دانشمند بزرگ علوم کتابداری و واضع این فن در کتابداری ابداع شد و مورد استفاده قرار گرفت وبه نام روش دیویی خوانده شده است. در حال حاضر نیز اکثر کتابخانه ها با این روش تنظیم گردیده اند. تقسیمات ده گانه ای که در روش دیویی برای کتابداری به عنوان تقسیمات کلی و اصلی عناوین کتب ارائه گردیده، در جدول مربوط نشان داده شده است.

کد گذاری روش دیویی استاندارد بوده ودر همه جا به طور یکنواخت از آن استفاده می شود. استفاده درست از این روش مستلزم اطلاعات وسیعی در این زمینه می باشد که از حوصله ی این مجموعه خارج است.

ب. موارد استفاده از شیوه ی اعشاری در بایگانی ها از شیوه ی اعشاری یا دسیمال علاوه بر تنظیم کتابخانه، برای بایگانی مکاتبات نیز استفاده می شود که غالبا در بایگانی هایی که حجم کار و تعداد مکاتبات و پرونده ها زیاد است به کار برده می شود. نحوه ی عمل بدین ترتیب است که ابتدا کلیه ی عناوین و موضوعات مورد مکاتبه را به ده قسمت کلی تقسیم کرده و تحت هر یک از تقسیمات ده گانه به تشکیل پرونده اقدام می کنند، وبه هر یک از آن ها نیز شماره ی فرعی از 0تا9 اختصاص داده می شود . این تقسیم بندی می تواند چندین بار تکرار شود.

روش کارتن –جزوه دان

مبنای تشکیل پرونده در این روش بر اساس چهار عامل، یعنی: موضوع، نام سازمان، منطقه ی جغرافیای، تاریخ می باشد.

پس از تهیه یفهرست چهار گانه و اختصاص کد به هر یک از آن ها ، شماره های تعیین شده را در داخل علامت(+) قرار می دهند و هر یک از خانه های این چهار گوشه به ثبت یکی از عوامل اختصاص دارد.مانند:محل،نام سازمان، موضوع،تاریخ

به طور مثال :توجیه پرونده ی 12 —–69 به شرح زیر است:

3 5 3=اداره ی کل راه و ترابری 5= مشهد 2/1 = قرارداد آسفالت 69= سال 1369 این روش از روش های قدیمی بایگانی محسوب می شود که در بایگانی های سازمان ها و وزارت خانه های قدیمی مورد استفاده قرار دارد.

با الهام از روش کارتن- جزوه دان ، نوع ساده تری از آن طرح ودر سازمان ها استفاده شده است. در این روش فهرستی از پرونده های موضوعی را تهیه کرده و هر چند پرونده را که مربوط به یک عنوان اصلی باشد در داخل یک کارتن قرار می دهند وبه هر یک شماره اختصاص می یابد وبه هر یک از پرونه های مربوط به آن کارتن نیز شماره فرعی داده می شود.

نحوه ی ثبت این شماره ها روی پرونده ها به صورت عدد کسری است.بدین ترتیب که صورت کسر نشان دهنده ی شماره ی کارتن و شماره ی مخرج کسر نشانگر ردیف پرونده ای است که در داخل آن کارتن قرار دارد.جدول زیر نحوه ی تنظیم راه نمای بایگانی پرونده های موضوعی با استفاده از روش ساده ی کارتن- جزوه دان نشان داده می شود. با توجه به این جدول پرونده ی استخدام= 1/1 ،ماموریت ها2/1 انتقال وجه1/2 امور بانکی2/2 خواهد بود. روش جغرافیایی الف.

تعریف تشکیل پرونده به نام یک واحد خاص جغرافیایی مانند شهر، منطقه و یا استان بدون در نظر گرفتن موضوع مورد مکاتبه روش جغرافیایی نام دارد. ب. نحوه ی مورد استفاده از این روش در سازمان هایی اسفاده می شود که با نقاط مختلف کشور در مکاتبه باشند.

بر طبق این روش به نام هر منطقه یک پرونده تشکیل می شود و مکاتبات مربوط به آن منطقه در پرونده ی مربوط بایگانی می گردد. نحوه ی تنظیم مکاتبات و پرونده های جغرافیایی به دو صورت انجام می گردد.

1) استفاده از روش الفبایی: در این روش پرونده ها با توجه به حروف متشکله نام منطقه در قفسه ها تنظیم و بایگانی می گردند. در شکل شماره ی(21) نحوه ی تنظیم وثبت عنوان پرونده بر اساس روش الفبایی نشان داده شده است.

2) استفاده از روش شماره ای: به هر یک از پرونده ها شماره ای اختصاص داده می شود وآن ها را با توجه به آن شماره ها در قفسه ها بایگانی می کنند . بدیهی است برای دست یابی به پرونده های مورد نیاز استفاده از راهنمای الفبایی که با توجه به حق تقدم حروف اول نام منطقه تنظیم می گردد،الزامی و ضروری است. روش شماره ای محض در این روش فقط شماره ی پرونده یا شماره ی سند ملاک تنظیم است. بنابراین بدون در دست داشتن شماره، نمی توان به پرونده یا سند مورد نظر دست یافت.

نمونه کامل این روش را در بایگانی حسابداری اسناد هزینه، بانک ها(بر حسب شماره ی حساب) پرونده ی اشتراک آب وبرق و تلفن( بر حسب شماره ی مشترک) یادر بایگانی خودرو ها ( بر حسب شماره ی پلاک) می توان مشاهده کرد. روش تاریخی الف. تعریف اساس طبقه بندی مکاتبات در روش تاریخی؛ زمان ایجاد، مراجعه ویا تعقیب پرونده یا سند مورد نظر می باشد. بنابراین اسناد و پرونده هایی که ملاک مراجعه به آن ها؛ سال، ماه، هفته و یا روز است، بر طبق روش تاریخی تنظیم و بایگانی می گردد. موارد استفاده به طوری که گفته شد، از این روش برای پرونده هایی که باید در تاریخ معین در مورد آن ها اقدام خاصی به عمل آید، استفاده می شود.

از قبیل پرونده های موضوعی در کار گزینی برای انجام امور مربوط به ترفیعات، مرخصی ها و بازنشستگی کارکنان و یا اسناد سر رسیددار موسسات بانکی و بازرگانی ویا تعیین اوقات در مراجعه قضایی. ساده ترین نوع روش تاریخی استفاده از دفتر سررسید ویا تقویم دار است. در سازمان های بزرگ معمولا پرونده هایی که باید در تاریخ مشخصی بررسی شوند، بارعایت حق تقدم تاریخ اقدام در قفسه هاییمه به همین منظور پیش بینی شده اند، بایگانی می کنند. پرونده ی گردان ویا پرونده”لیوردو کپي” (يک نسخه از نامه ی صادره به ترتیب تاریخ صدور) بر طبق روش تاریخی تنظیم و بایگانی می شوند. برگ شماری ولاک و مهر کردن پرونده ها محتویات بعضی از پرونده ها آن چنان اهمیتی دارند که دخل و تصرف د رهر یک از آن ها زیان های جبران ناپذیری به سازمان مربوط یا صاحب پرونده وارد می سازد، که یکی از اصول متداول برای اطمینان از جلوگیری از دخل و تصرف تعویض و یا گم شدن احتمالی آن ها برگ شماری محتویات آن است.

این کار مشکلاتی نیز در خروج مستمر و متوالی پرونده ها از بایگانی ایجاد می کند و کنترل محتویات پرونده نیز برای هر بار دادو گرفت،موجب صرف وقت زیاد می گردد. به همین لحاظ باید کوشید که حتی المقدور از خروج پرونده جلوگیری گردد و فقط در صورت نیاز به پروند ه هایی که ارزش حقوقی و قضایی ، مالی و … دارند برگ های آن ها را شماره کرده و تحویل متقاضی کرد؛و هنگام رسید نیز دقیقا محتویات آن را بر شمرد. نحوی برگ شماری بدین ترتیب است که ظهر برگ های هر پرونده ویا محل مناسب به مهری که نمونه ی آن ضمیمه ی شماره (23) این مجموعه استريا، ممهور و امضا گردد.

انتقال یک پرونده از یک سازمان به سازمان دیگر ویا تسلیم آن به مراجع قضایی باید تابع مقررات خاص سازمان ذی ربط و صاحب پرونده باشد؛ به هر حال لاک و مهر کردن یک پرونده به طور خلاصه بدین ترتیب است که دو طزف منتهاالیه پرونده را سوراخ کرده و نخی نسبتا محکم از آن عبور می دهند به طوری که نتوان برگی از پرونده را خارج و یا به آن اضافه کرد؛ بعد دو سوراخ را به هم گره می زنند و روی آن را لاک و مهر می کنند. به هنگام تحویل گرفتن نیز باید دقت شود که محل لاک و مهر پرونده ی ارسالی سالم و تعداد برگ های آن نیز دقیقا شماره شود. فرم مهر برگ شماری پرونده برای اطمینان از تعداد محتویات پرونده هایی که به قسمت ها و یا واحد های مختلف فرستاده می شوند ودارای اهمیت خاصی نیز می باشد مانند پرونده های کارگزینی،امر مالی، قراردادها و نظایر آن ها باید محتویات انها شمارش شده و شماره ی برگ با ذکر کل برگ های پرونده با قید امضای مسوول به متقاضی تحویل داده و یا تحویل گرفته شود. این مهر به ظهر هر یک از برگها ممهور می‏گردد. نحوه‏ جستجو و استفاده از نامه‏ی مورد نیاز استفاده از پرونده‏ها و اسناد بایگانی باید با توجه به نکات یاد شده در زیر صورت گیرد:

1. حتی المقدور سعی شود پرونده ها از بایگانی خارج نشده و در همان جا مالعه شوند.

2. خروج پرونده یا اسناد از بایگانی فقط با اطلاع مسوول بایگانی صورت گیرد.

3. استفاده از فرم در خواستپرونده که نمونه ی آن در شکل شماره ی (24) نشان داده شده ضروراست. این فرم به منزله ی رسید از متقاضی است وپس از اعاده ی پرونده به بایگانی از بین خواهد رفت.

4. اگر احساس شود به قسمتی از سوابق پرونده نیاز است مشخصات سند یا سابقه ی مورد نظر از قبیل : عنوان ، شماره و تاریخ پرونده یا نامه که در فرم درخواست کننده نوشته و فرم درخواست را که به عنوان رسید متقاضی است، تا عودت آن به جای سند یا پرونده خارج شده بایگانی کند.

.5 فهرست افرادی که حق استفاده از بایگانی را دارند با نمونه ی امضای آنها طی اطلاعیه ی رسمی به بایگانی ابلاغ گردد تا بایگان مجوز تحویل اسناد به افراد را داشته باشد.

6. در صورتی که پرونده ای بر طبق تقاضای کتبی از محل بایگانی وقفسه خارج گردد، باید در محل پرونده ی خارج شده کارت مخصوصی که به نام “کارت جایگزین پرونده” نامیده می شود قرار داده شود. مشخصات پرونده و گیرنده ی آن در این کارت ثبت می گردد. در صورت مراجعه ی بعدی به این پرونده می توان به محل ارسال پرونده دست یافت. فرم شماره ی (25) نمونه ای از کارت جایگزین را نشان می دهد.

7. برای باز جست نامه یا یک پرونده چنین عمل می شود:

– مراجعه به پرونده ای که بر طبق معمول سند باید در آن بایگانی شده باشد.

– پیدا کردن شماره یا کد پرونده با توجه به موضوع یا اسم صاحب پرونده با استفاده از دفتر راه نمای بایگانی یا دفتر کلاسمان.

– مراجعه به اسناد و مکاتباتی که جدیدا دریافت شده و احتمالا هنوز بایگانی نشده اند.

– مراجعه به پرونده های دیگر که از لحاظ موضوع، شماره وکد، یا موضوع مورد نظر مشابهت دارند.

– استفاده از دفتر اندکس بایگانی که فرم و نحوه ی استفاده از آن در شکل شماره ی(26) توضیح داده شده است.

– استفاده از فرم فهرست محتویات پرونده فرم شماره ی(28) برای تسهیل و تسریع پیدا کردن نامه ی مورد نظر در پرونده ی مربوط (در صورت وجود این فرم در بایگاني).

– استفاده از دفاتر دبیر خانه مانند دفتر اندیکاتور، اندکس، وارسال مراسلات برای اطمینان از ورود نامه به سازمان وتعیین محل اقدام آن. دفتر اندکس بایگانی شرح فرم: این دفتر یکی از مهمترین دفاتر بایگانی محسوب می شود.

در این دفتر چند ستون پیش بینی شده اند که ستون اول اختصاص به شماره ی اندیکاتور نامه و ستون مقابل آن مخصوص ثبت شماره ی پرونده ی همان نامه را دارد. نحوه ی استفاده از اندکس بایگانی نامه پس از ثبت در دفتر اندیکاتور و اختصاص شماره به آن و همچنین پس از طی مراحل مختلف ودر نهایت برای ضبط در بایگانی به واحد بایگانی ارسال می گردد. در این جا شماره ی پرونده ی نامه توسط مسوول بایگانی مشخص ودر ذیل نامه ثبت می شود. قبل از ضبط نامه در پرونده نامه در دفتر اندکس بایگانی ودر مقابل شماره ی اندیکاتور تعیین شده ثبت شماره ی پرونده در مقابل آن یادداشت می شود. بنا بر توضیحات مذکور در فوق با داشتن شماره ی اندیکاتور و با مراجعه به این دفتر به سهولت می توان به شماره ی پرونده ی نامه ی مورد نظر دست یافت. فرم “یادآوری” از این فرم موقعی استفاده می شود که یک نامه به دو یا چند موضوع ویا چند نفر ارتباط داشته باشد. در چنین مواردی در یک پرونده نامه ی اصلی؛ ودر پرونده های دیگر فرم یادآوری قرار می گیرد. در حقیقت این فرم نقش فتو کپی اسناد را ایفا می کند. فرم محتویات داخلی پرونده از این فرم به عنوان فهرست محتویات داخلی هر پرونده و شمارش برگ های داخلی آن استفاده می شود. فرم جایگزین پرونده های انتقالی از این فرم مواقعی استفاده می شود که تعدادی از پرونده ها به علل مختلف از محل قبلی خود به جای دیگری منتقل شده باشد.

در این مواقع مشخصات پرونده های انتقالی مانند: کد، عنوان پرونده، تاریخ تشکیل و سایر نکات لازم را ضمن ثبت مراتب در دفتر راه نما بر روی “فرم انتقال” ثبت ودر محل قبلی پرونده ها الصاق می کنند تا بدین وسیله بتوان به محل جدید پرونده های مورد نظر راحت تر وزودتر دست یافت.

نمونه ی فرم در شکل شماره ی 28 نشان داده شده است.

راکد کردن پرونده ها با این که تعریف دقیق و مورد قبولی از پرونده های راکد و نیمه جاری وجود ندارد، مع ذالک مشخصات این پرونده ها را می توان به شرح زیر ذکر نمود:

– پرونده هایی که اقدام در مورد آن ها خاتمه یافته ودر حال حاضر حاوی مکاتبات بدون اقدام و غیر تعقیب باشد و یک سال از تاریخ بسته شدن آن بگذرد.

– پرونده های که محتویا تشان بر اثر مرور زمان مورد استفاده و مراجعه ی مستمر نباشد.

– پرونده هایی که به کارکنان مربوط باشد( پرونده ی کارمندی) واز تاریخ بازنشستگی صاحب آن وپس از تسجیل بازنشستگی یک سال گذشته و یا صاحب پرونده استعفا کرده ویا فوت شده باشد. پرونده های کامندی در ردیف پرونده هایی محسوب می گردند که نگه دار ی آن ها برای همیشه الزامی است وفقط از محل بایگانی جاری به بایگانی بازنشستگان ویا….. منتقل می گردد. تسجیل راکد بودن پرونده ها برا یاطمینان از راکد بودن پرونده ها لازم است که از خصوصیات پرونده هایی که راکد ویا نیمه جاری تشخیص داده شده اند فهرستی که متضمن نکات زیر است تهیه شده وپس از تایید مقام مسوول به مسوول بایگانی راکد فرستاده شود.

1. عنوان پرونده

2. تاریخ اولین وآخرین برگ موجود در پرونده

3. شماره یا کد پرونده

4. سایر اطلاعات مورد نیاز ارسال پرونده ها به بایگانی

راکد پس از تسجیل راکد ویا نیمه جاری بودن پرونده ها از طرف مقام مسوول پرونده ها به بایگانی فرستاده شوند. در بایگانی راکد در سازمان مربوط پرونده ها به دو طریق تنظیم می گردد: الف. با همان شماره و کد جاری در قفسه ها تنظیم می گردد. ب. شماره و کد جدید با تنظیم دفتر راه نمای بایگانی راکد در قفسه ها نگه داری می شود. فرم راه نمای پرونده های بایگانی راکد مشابه بایگانی جاری است. مقررات بایگانی راکد کل و امحای اوراق زاید انتقال پرونده ها به مرکز بایگانی راکد کل و همچنین امحای اوراق زاید شامل مقررات و قوانین سازمان اسناد ملی ایران است که مقررات و دستور عمل های مربوط ضمیمه ی شماره ی 1 این مجموعه است.

اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا

منبع: www.ozhanco.com