سوابق، در پي انجام وظايف هر سازمان ايجاد و يا دريافت مي شوند و در زماني كه عملي پايان نيافته، سوابق مربوط به آن، جاري و پس از اتمام مراحل كار، غيرجاري يا راكد تلقي مي شوند. در واقع، به علت عدم استفادة روزانه، بايد تحت شرايط خاصي براي مدت معيني در سازمان ايجاد كننده به عنوان بايگاني نيمه جاري يا نيمه راكد نگهداري شوند.
درباره عملکرد بایگانی ریلی بیشتر بدانید.
نگهداري اين گونه سوابق، موجب هزينة زياد مي گردد. لذا مديريت امور اسناد غير جاري، امروزه بيش از پيش مورد توجه مسئولان اداري به ويژه سازمان هاي بزرگ مي باشد. هدف از برنامة امور اسناد غيرجاري ضمن تقليل و صرفه جوئي قابل توجه درجا، نيروي انساني و وقت بررسي و عمل تصفيه و تفكيك سوابق با ارزش از بی ارزش مي باشد.
امروزه در بسياري از كشورها، مركز بايگاني راكد و شعبه هاي آن، با وظيفة جمع آوري اسناد و نگهداري و در دسترس قراردادن آنها و نيز امحاي اوراق زائد، براساس برنامه هاي منظم و زمانبندي شده، به كار خود فعالانه ادامه مي دهند.
براي ادارة سوابق اسناد و مدارك، شعبه هاي مركز بايگاني راكد در نواحي مختلف ايجاد و با برنامة مشخص و يكنواخت كه متضمن حداقل مخارج است ايجاد و اداره مي شوند.
درباره تفاوت قفسه بایگانی و قفسه بایگانی ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
در آمريكا هزينة نگهداري يك فوت معكب از اين گونه سوابق در سازمان ايجاد كننده، برابر چهار دلار براي هر فوت مكعب است. چنانچه رقم هزينة توليد سوابق را در سازمان هاي دولتي به آن اضافه كنيم، رقمي بين 8 تا 10 دلار به دست مي آيد. اكنون اهميت ايجاد چنين مراكزي كاملاً مشهود مي گردد.
بایگانی راکد چیست؟
بایگانی راکد محل نگهداری اسناد راکد است، روش مورد استفاده در بایگانی جاری و نیمه جاری در این بایگانی استفاده ای ندارد. در واقع این بایگانی مورد استفاده اداره ایجاد کننده و محقق نمی باشد و فقط در این محل پرونده ها از نظر آرشیوی و امحایی مورد ارزشیابی قرار می گیرند.
به “بایگانی راکد” انبار “پیش آرشیوی” نیز می گویند. معمولا این راه حل در جاهایی که زمین ارزان تر است ساخته می شود مثل انبار پیش آرشیوی فرانسه در پاریس در محلی به نام “فونتن بلو” می باشد و یا در انگلستان به آن “Limbo” یا “مکان فراموش شده” می گویند. این محل کار “ارزشیابان” می باشد.
در ايران بعد از سال ها تلاش، پاره اي از وزارتخانه هاي قديمي نظير دادگستري و دارائي، توانستند پيشنهادهائي جهت امحاي اوراق به دولت ارائه دهند. سپس در سال هاي 1333 ش. با همكاري دكتر آنجل، معاون سازمان آرشيو ملي آمريكا كه به ايران آمده بود، پس از اجراي يك دورة آموزشي در راستاي بهكرد مديريت امور اسناد در ايران در سازمان هاي دولتي، پيشنهادهائي ارائه شد كه متأسفانه در آن زمان به جايي نرسيد. سرانجام در سال 1340 ش. شوراي عالي اداري كشور سازمان سابق امور اداري و استخدامي پس از مطالعات زياد و تشخيص 10 ميليون پرونده راكد در 270 اتاق و انبار در تهران با فضائي بالغ بر 12000 متر مربع و با هزينة ساليانه40/000/000ريال، مقرر شد فكري براي پرونده هاي راكد يكصدسال اخير به عمل آيد. در نتيجه در سال 1343 ش.، طرح مركز بايگاني راكد كشور به تصويب هيئت وزيران رسيد. سپس در سال 1349 ش. مقرر شد به جاي مركز بايگاني راكد، ابتدا آرشيو ملي كشور (سازمان اسناد ملي ايران) تأسيس و تشكيل شود.
آرشیو ملی کشور
آرشیو ملی کشور با 200 میلیون سند از مدارک و سوابق تاریخی گذشته توانسته است موارد مربوط به تعمیر و بازسازی، آزمایشگاه ها ی شیمیایی و بیولوژیکی را پشت سر گذارد و این مدارک و اسناد را با کمدهای بایگانی و مخزن های نگهداری خود به شیوه ایی خاص و منحصر به فرد بایگانی نمایند.
بازسازی دوره ایی این آثار از تلاش های مرکز آرشیو ملی کشور می باشد. ارزشمندی بایگانی این آثار در پلی است که بین گذشته و آینده در سرزمین ما ایجاد می کند. این گنجینه ی ارزشمند شامل انواع اسناد ملی کشور همچون دست نوشته های خطی، چاپی، تصاویر، عکاسی و هر وسیله یا اشیایی که بتوان از از آن ها اطلاعاتی راجع تاریخ کشورجمع آوری کرد می باشد.
با این اوصاف، جدی ترین مرکز معرفی هویت و تاریخ یک ملت و کشور، اسناد و مدارک آن کشور به حساب می آید.
به همین منظور، نگهداری از این آثار گران بها و ارزشمند از اهمیت ویژه ایی برای تمامی دولت ها برخوردار می باشد، روش نگهداری و مراقبت از آن ها تمهیدات ویژه ایی را طلب می کند تا بتوانند با گذر زمان از خطر تخریب، در امان بمانند.
اطلاعات لازم برای تسجیل راکد بودن پرونده ها:
1- عنوان پرونده
2- تاریخ اولین و آخرین برگ موجود در پرونده
3- شماره یا کد پرونده
4- سایر اطلاعات مورد نیاز
در بایگانی راکد پرونده ها به دو طریق تنظیم می گردد:
1- با همان شماره و کد جاری در قفسه ها نگهداری می شود.
2- شماره و کد جدید با تنظیم دفتر راهنمای بایگانی راکد در قفسه ها نگهداری می شود.
تشکیلات مرکز بایگانی راکد:
واحد دریافت
واحد مراجعه و دسترسی
واحد امحا
وظایف واحد دریافت:
1- فراهم آوردن سوابق و تخصیص فضای کافی برای سوابق راکد و کلیه ی سازمان ها (ایجاد انبارها و تالارهای مناسب)
2- مجهز کردن انبارها و تالارها و وسایل نگهداری (قفسه، کارتن یا جعبه های استاندارد و وسایل ضد حریق و ایمن)
3- تهیه راهنمای انبارها بر حسب موقعیت تالارها و قفسه ها
4- تهیه دستورالعمل ارسال اسناد از سازمان ها شامل نحوه ی بسته بندی، شماره گذاری و ارسال
5- تهیه و توزیع فرم استاندارد ارسال سوابق
وظایف واحد مراجعه و دسترسی:
1- حفظ سوابق به مدت پیش بینی شده (مدت زمان نگهداری که تعیین خواهد شد)
2- تهیه راهنماهای لازم به منظور مراجعه و دسترسی به سوابق
3- تعیین ضوابط نحوه ی استفاده از سوابق، مانند برگ هویت و صلاحیت مجوز مراجعه
4- انتخاب نمایندگان و رابطان سازمان ها، به منظور همکاری در انجام خدمات مورد نیاز سازمان ها
5- فراهم کردن تسهیلات مراجعه و استفاده از سوابق، برای کلیه ی مراجعه کنندگان شامل اتاق مطالعه، دستگاه تکثیر و تهیه رونوشت
چگونه می توان از مرکز بایگانی راکد استفاده کرد؟
شرط اساسی استفاده از مرکز بایگانی راکد، داشتن برنامه ی صحیح و منظم مدیریت امور اسناد است که طی آن، کلیه ی اصول و روش های ایجاد و نگهداری سوابق و امحای اوراق زائد مدون گردیده است و متصدیان امور مربوط با آموزش های لازم، رسما تعیین شده باشند (وجود واحد مدیریت امور اسناد و نمایندگان آرشیو ملی)
برنامه ی اوراق زائد شامل تفکیک انواع سابقه، مدت نگهداری و زمان ارسال سوابق به مرکز بایگانی راکد را بیان می کند و به مرور تاریخ امحای هر دسته یا ردیف را طی جدول هایی به تصویب آرشیو ملی می رساند.
عوامل انتخاب سوابق غیرجاری(راکد و با استفاده) از جاری به منظور انتقال اسناد (تهیه فهرست های اسناد انتقالی):
1- تعیین تعداد دفعات استفاده ی کارکنان سازمان از پرونده های غیرجاری و جاری
2- تعیین مدت زمان پیشنهادی که پرونده قبل از امحا باید نگهداری شود
3- تعیین میزان هزینه ی ارسال پرونده های غیرجاری به مرکز بایگانی راکد
به طور مثال اگر پرونده های غیرجاری واحدی بیش از یک مرتبه مراجعه در ماه نباشد، می توان آن را در خور ارسال به بایگانی راکد دانست، به شرط آن که هزینه ی ارسال بیش از صرفه جویی و تفاوت نگهداری در مرکز نباشد.
درباره تفاوت قفسه کتابخانه و قفسه کتابخانه ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
به طور کلی، ضابطه و عامل بالا می تواند با توجه به کمیت اسناد و فوریت استفاده و درجه ی محدودیت و محرمانگی سوابق، برای ارسال به مرکز ملاک عمل قرار گیرد.
انتقال سوابق غیرجاری:
انتقال سوابق غیرجاری به مرکز بایگانی راکد، به معنی امحای آن ها نیست بلکه صرفا به منظور صرفه جویی و ارزشیابی آن سوابق در سر فرصت مقتضی است.
پرونده های عمومی اداری:
برای تشخیص عمر اسناد، ساده ترین راه آن است که پرونده های عمومی به ترتیب تاریخ و سال در قفسه ها قرار می گیرد. این روش را تفکیک پرونده ها گویند.
لذا، بررسی و ارزشیابی می تواند هر سال یا هر دو سال و یا هر سه سال یک بار صورت پذیرد و با برچسب ها یا پوشه های رنگی متفاوت عمر آن ها را تشخیص داد و بر حسب کمیت به مرکز اسناد ارسال کرد.
درباره قفسه بایگانی کشویی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
پرونده های خاص و تخصصی:
این گونه پرونده ها زمانی غیرجاری می شوند که موضوع آن ها خاتمه یافته باشد، مانند پرونده ی کارمندان پس از استعفا، ترک خدمت، بازنشسته شدن و یا فوت که به صورت غیرجاری و راکد در می آید.
کلیه ی سازمان ها، می باید از طریق اداره ی امور اسناد، پرونده های موجود را به مرور بازرسی و ارزشیابی کنند و نحوه ی راکد سازی آن ها را به واحدها توصیه نمایند.
طریقه ی تکمیل فرم ارسال سوابق به مرکز بایگانی راکد:
بدیهی ست حداقل صرفه جویی در طریقه ی ارسال سوابق راکد باید در نظر گرفته شود. چنانچه سازمان ارسال کننده در حوزه ی فعالیت مرکز بایگانی راکد باشد، این انتقال توسط مرکز و چنانچه در سایر نقاط باشد، از امکانات پست سفارشی یا راه آهن و یا امکانات سایر سازمان ها استفاده می شود.
اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا
منبع: www.ozhanco.com