» مقالات » نگهداری اسناد » چه مواردی را باید در انتخاب کمد کتابخانه در نظر گرفت؟

چه مواردی را باید در انتخاب کمد کتابخانه در نظر گرفت؟

کمد کتابخانه

 

چه مواردی را باید در انتخاب کمد کتابخانه در نظر گرفت؟ 

 

خرید کمد کتابخانه

وقتی زمان خرید کمد کتابخانه می شود، درست مانند خرید اتومبیل، ویژگی های استانداری برای انتخاب درست وجود دارد که می توان از  آن ها برای تصمیم درست استفاده کرد.

از آنجایی که وجود یک سیستم کمد کتابخانه سرمایه گذاری در محیط کاری شما می باشد، این نکته را مدنظر داشته باشید که شرکت متناسب با نیاز خود را بیابید تا بتواند بهترین پیشنهاد و بهترین طراحی کمد کتابخانه را به شما ارائه دهد.

همچنین مهم است شرکتی را انتخاب کنید که به عنوان متخصص در صنعت خود شناخته می شود و به ارائه وعده ی قول های خود شهرت دارد.

 

شرکت هایی که تولید کننده کمد کتابخانه سفارشی هستند، معمولاً مشاوره طراحی رایگان را ارائه می دهند که در آن یک طراح کمد کتابخانه به اداره، شرکت یا خانه شما می آید. طراح، موجودی کتاب، اسناد و مدارک شما را با سایزهای موجود در نظر می گیرد تا بتواند با در نظر گرفتن فضایی که در اختیار دارید بهترین طراحی کمد کتابخانه را به شما ارائه دهد.

 

اگر طراحی کمد شما بزرگ و پیچیده است، ممکن است طراح جلسه دیگری را با شما ترتیب دهد تا طرح نهایی را به شما نشان دهد. بهتر است همه تصمیم گیرندگان در آن جلسه باشند، بنابراین همه می توانند در مورد خرید کمد تصمیم بگیرند. بسته به پیچیدگی طراحی، از زمانی که کمد را سفارش می دهید، به طور کلی چندین هفته طول می کشد تا شرکت بخش ها را تنظیم کند و نصب را انجام دهد.

 

انتخاب کمد کتابخانه اداری مناسب

هر اداره ایی به فضای ذخیره سازی نیاز دارد، بنابراین یافتن راه حل های مناسب، متناسب با نیازهای عملیاتی روزمره شغلی شما عامل مهمی است.

کمد کتابخانه یکی از محبوب ترین انواع فضای ذخیره سازی و قفسه بندی کتاب موجود برای دفاتر مدرن و سنتی است که روشی آسان و در دسترس برای سازماندهی و محافظت از مواد تجاری مانند کاغذ بازی، لوازم التحریر، لوازم و موجودی را ارائه می دهد.

 

در اینجا برخی از ملاحظات کلیدی را که باید هنگام انتخاب سیستم کمدهای اداری ایده آل ایجاد کنید  بررسی می کنیم و اینکه چگونه این امر می تواند به بهبود محل کار شما کمک کند.

 

دسترسی

اگر ماهیت تجارت شما به این معنی است که موارد ذخیره شده مانند پرونده ها، زونکن ها، فایل باکس ها و پوشه ها باید به سرعت و به طور منظم مورد استفاده قرار گیرند، قابلیت دسترسی باید یک نکته اساسی باشد. انتخاب قفسه بندی با اندازه و شکل مناسب برای نشستن در نزدیکی ایستگاه های کاری شروع خوبی است، اما همچنین در نظر بگیرید که کارکنان در زمان های شلوغی که بیش از یک نفر نیاز به دسترسی دارند، به راحتی قادر به استفاده از این فضای ذخیره سازی خواهند بود.

 

 

عملکرد

مهم است که قبل از تعهد به شکل یا اندازه خاصی، دقیقاً در نظر بگیرید که سیستم قفسه بندی در دفتر شما چه استفاده ایی می شود. به عنوان مثال، قفسه هایی که برای ذخیره کتاب ها، پرونده ها یا پوشه ها استفاده می شوند، برای کارکرد صحیح به عمق یا وزن زیادی احتیاج ندارند، در صورتی که قفسه های مورد استفاده برای ذخیره سازی به ظرفیت بسیار بیشتری احتیاج دارند و احتمالاً به دیوار یا کف به منظور تعمیر نیاز دارند.

 

فضا

فضا ممکن است در بعضی از دفاتر بسیار حائز اهمیت باشد، بنابراین یافتن یک راه حل قفسه بندی که نه تنها فضای کمتری را اشغال می کند بلکه می تواند فضای بیشتری را نیز ایجاد کند، یک مزیت واقعی است. گزینه های قفسه بندی ریلی یک روش خارق العاده برای به دست آوردن فضای اضافی در دفتر کار شما بدون از دست دادن ظرفیت ذخیره سازی مورد نیاز برای کارهای روزمره شماست.

 

سبک

گزینه های ذخیره سازی لزوماً در دفتر کار شما چشمگیر نیستند و در واقع می توانند برای تعریف سبک مورد نظر محل کار شما مورد استفاده قرار گیرند. سیستم های قفسه بندی  راک را می توان در انتخاب رنگ و پوشش سفارشی کرد و یک ذخیره سازی را ارائه داد که هم جذاب باشد و هم کارآمد!

 

 کمد کتابخانه اداری

 

مزایای کتابخانه اداری

کتابخانه ها می توانند کتاب های فنی، راهنماهای مرجع تحریریه، نمونه مطالب یا حتی بایگانی از راهنماهای کاربر را در خود جای دهند. ما مشتاق هستیم که از مزایای استفاده از کتابخانه اداری در این مقاله برای شما بگوییم.

       1. پس انداز می کند

 به جای خرید همان کتاب برای هر کارمندی که ممکن است نیاز به مراجعه به آن داشته باشد، می توانید یک کتاب را برای یک کتابخانه مشترک خریداری کنید. این برای کتاب های فنی، پزشکی یا حقوقی که در وهله اول یک پنی زیبا هزینه می کنند بسیار کمک می کند.

 

       2. اطلاعات سازگار

 شما اطمینان دارید که تیم شما از اطلاعات و منبع یکسانی استفاده می کنند و از اطلاعات متناقضی برای کار در یک پروژه مشترک استفاده نمی کنند. این امر به ویژه در دوره استفاده از وب سایت ها برای راهنماهای مرجع بدون هیچ گونه بررسی و توازن از منابع تثبیت شده و ویرایش شده بسیار مهم است.

 

     3. ایجاد یک دارایی و یک استاندارد

 ایجاد یک کتابخانه شرکتی یا دپارتمان، حتی اگر فقط یک کتابخانه در یک راهرو باشد، همچنین ساخت دارایی برای همه کارمندان و حفظ اولویت ها است. این به همه می گوید که کارمندان دقیق، آگاه و تحصیل کرده مورد احترام و پشتیبانی قرار می گیرند. این، به نوبه خود، زمینه را برای اجرای همان استاندارد تعالی پروژه ها ایجاد می کند.

 

ارزش کتابخانه در خود مطالب و متناسب با نیازهای محل کار شما و مرکز توجه شرکت یا بخش شماست.

 

اولین قدم این است که تصمیم بگیرید آیا می خواهید یک کتابخانه در کل شرکت برای همه کتاب های مشترک یا چندین کتابخانه دایره ای تاسیس کنید. اگر تمرکز شرکت شما به اشتراک گذاشته شده باشد و اکثر کارمندان روی پروژه ها و کارهای مشابهی کار می کنند، یک کتابخانه مشترک بزرگ ممکن است راهی برای شما باشد. با این حال، برای بخش هایی با مواد مرجع کاملاً متفاوت، کتابخانه های دپارتمان مفید است.

 

هر شرکتی نیازهای مختلفی دارد، بنابراین قبل از جهش  آنچه را که از کتابخانه خود نیاز دارید، در نظر بگیرید. وظیفه ایجاد یک کتابخانه ممکن است آنطور که انتظار می رود ترسناک نباشد. وقتی آماده شدید، این مراحل ساده را دنبال کنید:

 

1- یک مکان مرکزی برای کتاب ها ایجاد کنید و مانند سازماندهی زبان، سبک دستور زبان یا سبک، سامانه ای برای سازماندهی آنها تهیه کنید. گاهی اوقات یک سیستم به طور کامل تحقق نمی یابد تا زمانی که به کتاب ها نگاه کنید و روند موضوعات را ببینید. این همچنین زمانی است که شما باید تصمیم بگیرید که آیا به یک سیستم چک کردن نیاز دارید.

 

2- از کارمندان بخواهید کتاب های متعلق به شرکت را در قفسه کتاب بگذارند. این به آنها امکان می دهد هر خانه ای را که قرض گرفته شده بیاورند. پس از گذشت چند روز از بازگشت آرام کتاب، در دفتر قدم بزنید و تمام کتاب های باقیمانده کتابخانه را که بطور فعال استفاده نمی شوند جمع کنید.

  

3- کتاب ها را سازماندهی کنید، کمی فضای اضافی در هر قفسه بگذارید تا حذف یا جایگزینی عنوان با مشکل روبرو نشود. همچنین بهتر است یک سبد یا جعبه در یک قفسه با چاپ راهنماهای لازم برای سبک داخلی و کتابچه راهنمای کاربر داشته باشید.

این انتخاب شماست اگر می خواهید یک کلیپ بورد برای افراد برای خروج از کتاب وارد کنید، در یک شرکت کوچکتر ضروری نیست.

 

همه افراد با یک مجموعه کتاب مشترک در هیئت مدیره نخواهند بود و بسیاری از کتاب ها همچنان در ادارات جداگانه زندگی می کنند، اما اغلب این برای کتاب های تخصصی که فقط توسط اعضای خاصی از تیم استفاده می شود خوب است. با گذشت زمان، کتابخانه اصلی رشد کرده و به یک منبع واقعی تبدیل خواهد شد.

 

منابع:

1- https://www.rackline.com/how-to-make-office-shelving-work-for-you/

2- https://www.teamwork.com/blog/benefits-office-library/

www.ozhanco.com




مقالات مرتبط:

 فهرست نویسی در کتابخانه ها چرا کتابخانه ها را دوست دارم؟ تاریخچه کتابخانه قفسه بندی کتابخانه دانشگاه ها و مدارس چرا کتابخانه ها را دوست دارم؟
فهرست نویسی در کتابخانه هاچرا کتابخانه ها را دوست دارم؟ تاریخچه کتابخانه  قفسه بندی کتابخانه دانشگاه ها و مدارس قفسه بندی کتابخانه عمومی

 

 

نویسنده: شیدا عمادی

بازگشت به لیست
مشاوره رایگان و کارشناسی تخصصی