» مقالات » نگهداری اسناد » بایگانی و نگهداری اسناد و نقشه ها در شرکت حمل و نقل

بایگانی و نگهداری اسناد و نقشه ها در شرکت حمل و نقل


بایگانی و نگهداری اسناد و نقشه ها در شرکت حمل و نقل

 

بایگانی و نگهداری اسناد و نقشه ها در شرکت حمل و نقل

 

یک شركت حمل و نقل، مشابه هر سازمان ديگری، در طول روز فعاليت ها و اقدامات زيادی را انجام می دهد كه بسياری از آن ها ممكن است با يک سابقه، نامه، نقشه، درخواست كتبی يا فرم همراه باشد، همچنين در بسياری از موارد، نتايج فعاليت ها و اقدامات انجام شده در شركت حمل و نقل به صورت مدارک و مستندات مكتوب نگهداری می شود.

 هر يک از اين مستندات به عنوان يک سند دارای اهمیت خاصی است و ممكن است مراجعه به آن ها در آينده اهمیت داشته باشد. نگهداری این اسناد می تواند برای ادامه روند فعالیت شركت يا استفاده در تصمیم گیری ها و برنامه ریزی های شركت حمل و نقل در آينده، دارای اهمیت باشد. علاوه بر آن، نگهداری بسياری از اسناد ممكن است هم از لحاظ حقوقی و هم از لحاظ مالی، اهمیت زيادی داشته باشد.

 به همين دليل شركت های حمل و نقل بايد برای حفظ و نگهداری اسناد و سازماندهی آن ها كوشا باشند؛ اما بايد توجه داشت كه نگهداری اسناد به خصوص نگهداری نقشه ها علاوه بر اهميت آن، دارای هزينه های مالی نيز می باشد. به همين دليل، استفاده از روش ها و شيوه های مناسب برای مديريت اسناد و سازماندهی آن ها بسيار اهميت دارد.

 

ساماندهی و نگهداری اسناد و نقشه 

 سازماندهی مناسب اسناد و نقشه ها باعث می شود تا هم نگهداری اسناد مهم و حياتی سازمان با هزينه منطقی امكان پذير باشد و هم دسترسی به اسناد و نقشه های مورد نياز برای افراد مجاز به راحتی صورت گيرد. اين امر از یک سو موجب سهولت كار كاركنان شركت در دسترسی و استفاده از اسناد و سوابق مورد نياز شده و از سوی ديگر موجب سرعت بخشيدن پاسخگویی به مراجعين می شود. همچنين، با به كارگيری روش مناسب برای سازمان دهی اسناد، هزينه های شركت برای نگهداری سوابق مورد نياز و خطر احتمالی از بين رفتن مستندات كاهش خواهد يافت.

در پايان اين مقاله، شما با انواع روش های طبقه بندی، سازماندهی و نگهداری اسناد و نقشه ها آشنا شده و قادر خواهيد بود با شناسایی انواع اسناد، بايگانی و سازماندهی آن ها را در یک شركت حمل ونقل يا سازمان پايانه ها انجام دهيد.

 

اهمیت بایگانی اسناد

به نظر شما، در كدامیک از تصاوير زير جست و جو و يافتن يک سند آسان تر و سريع تر انجام می شود؟

 ساماندهی اسناد و مدارک

 

به نظر شما نداشتن بايگانی و نگهداری صحيح اسناد و مدارک در يک شركت حمل و نقل چه آثار و تبعاتی را به دنبال دارد؟

امروزه گسترش فعاليت های شركت های حمل و نقل باری و مسافری باعث افزايش سوابق و مستندات ايجاد شده در اين شركت ها شده است. اين اسناد حاوی اطلاعات و سوابق مهمی از عملكرد و فعاليت های اين شركت هاست. اين اسناد هم به لحاظ مالی و هم از نظر مسئولیت های حقوقی و اجتماعی اهميت دارند.

 شركت های حمل و نقل در مقابل مشتريان خود مسئوليت قانونی دارند و برای رعايت حقوق مشتريان بايد اسناد و مدارک مورد نياز را مطابق قوانين و مقررات مربوط نگهداری نمايند. شركت های حمل و نقل ممكن است اين اسناد را از مسافران، صاحبان كالا، رانندگان يا ساير مراجع قانونی مانند بيمه و سازمان حمل و نقل و پايانه ها دريافت كنند. اين اسناد بايد به نحو مناسبی سازماندهی و نگهداری شوند تا در صورت لزوم مورد استفاده قرار گيرند.

 

نبود سازماندهی مناسب و ايجاد بايگانی صحيح می تواند مشكلات زير را به دنبال داشته باشد:

 

  • ادامه فعاليت شركت با اختلال مواجه شود؛
  • هزينه های مالی اضافی به شركت تحميل شود؛
  • شركت با نارضايتی مسافران و مشتريان مواجه شود؛
  • برای شركت مشكلات قانونی و حقوقی ايجاد شود.

 

آيا می دانيد كه چگونه باید اسناد را نگهداری نمود تا هم فضای زيادی را اشغال نكنند و هم به راحتی قابل جست وجو باشند؟ به نظر شما سابقه، پرونده و بايگانی چه ارتباطی با هم دارند و تفاوت آنها در چيست؟ اكنون كه با اهمیت بایگانی اسناد آشنا شديد، آيا مي توانيد هدف از آن را تشريح كنيد؟

 هدف بایگانی و مدیریت اسناد، اطمینان از این نكته است كه اطلاعات ثبت شده(در مراحل چرخه عمر سند) به شیوهای اقتصادی و كارآمد مدیریت شوند. به عبارت دیگر باید گفت كه هدف از سازماندهی اسناد، مراقبت مؤثر و اقتصادی از اسناد شركت است؛ خواه اين اسناد در شكل سنتی ( نوشتاری، صوتی، تصويری و...) يا اينكه به صورت اسناد الكترونيكی باشند.

آيا می دانيد كه چگونه بايد اسناد را نگهداری نمود تا هم فضای زيادی را اشغال نكنند و هم به راحتی قابل جست وجو باشند؟ به نظر شما سابقه، پرونده و بایگانی چه ارتباطی با هم دارند و تفاوت آنها در چيست؟ 

 

 در مورد ضرورت آشنایی به سیستم های بایگانی بیشتر بدانیم.

 

تجهيزات ساماندهی و نگهداری از اسناد

برای نگهداری مناسب از اسناد، آن ها را با توجه به ارتباطی كه ممكن است با هم داشته باشند، در پرونده های جداگانه طبقه بندی نموده و در نهايت در محلی به نام بايگانی نگهداری می كنند. حال با اين توضيح، می توانيد مفهوم پرونده و بايگانی را درک كنيد.

پرونده مجموعه ای از اسناد و مدارک مربوط به یک موضوع، شخص يا سازمان است كه به ترتيب خاصی در یک مجموعه زونکن نگهداری شده است. به ابزاری كه برای محافظت و نگهداری از اسناد استفاده می شود، محافظ سند گفته می شود كه غالباً به شكل پوشه، كلاسور، زونكن يا فابل باکس ست. در حقيقت پرونده مجموعه ای از اسناد و سوابقی است كه با هم در ارتباط بوده يا موضوع يكسانی دارند و با روش منطقی، برای استفاده های جاری يا كاربرد در آينده، در پوشه يا پوشه هایی تنظيم شده باشند. يک پوشه يا زونكن در فایل باکس نگهداری می كنند و به مجموعه آن ها یک پرونده گفته می شود.

 

پوشه آويز: اين پوشه ها دارای گيره ای از بالا و معمولاً برای بايگانی فايل های دوار و يا سيستم های بايگانی ريلی كه به اين منظور ساخته شده اند، كاربرد دارند. اين پوشه ها با ابعاد استاندارد و در رنگ های مختلف وجود دارند.

 

پوشه بندی: از اين نوع پوشه معمولاً برای بایگانی اوراقی كه نبايد پانچ شوند، استفاده می شود. اين نوع پوشه در عرصه بایگانی قدمت زيادی دارد.

 

پوشه آویز كشویی: برای بایگانی در فایل های ریلی به كار می رود. نحوه قرار گرفتن پوشه ها در بایگانی با اتصال گیره ایی در کشو به شکل آویزان قرار می گیرند.

 

منبع:www.ozhanco.com



 

نویسنده: شیدا عمادی

بازگشت به لیست
مشاوره رایگان و کارشناسی تخصصی