» مقالات » نگهداری اسناد » امنیت در بایگانی اسناد

امنیت در بایگانی اسناد

 امنیت در بایگانی اسناد

 

امنیت در بایگانی اسناد

موقعیت مکانی و شرایط محیطی بایگانی اسناد تاثیر بسزایی در امنیت بایگانی اسناد دارد. اطلاع از میزان نم اتاق بایگانی، دما و درجه گرما و سرما و مواد آلاینده ی محیطی می تواند به ما در نگهداری اسناد و مدارک و همچنین حفظ امنیت بایگانی اسناد کمک کند تا بتوانیم تمهیدات و تجهیزات مورد نیاز را  برای هرچه بهتر و ایمن نگه داشتن آن ها تامین نماییم.

برای حفظ امنیت بایگانی اسناد در این مقاله 6 مورد را ذکر کرده ایم که اطلاعاتی را در مورد تعیین مکان مناسب، استفاده از کمد بایگانی که بتواند امنیت بایگانی اسناد را تامین نماید را کسب خواهید نمود تا در زمان نگهداری اسناد و مدارک بتوانیم آن ها را از تمامی خطرات انسانی و طبیعی در امان نگه داریم.

اگر به دنبال مکان جدید برای بایگانی اسناد خود هستید یا باید آن ها منتقل کنید، موارد زیر را در ایمنی آن های بکار ببرید. بر اساس آمار آتش سوزی و رطوبت بیشترین آسیب جدی را به بایگانی ها وارد کرده است.

ساختمانی که می خواهید اسناد و مدارک خود را در آن بایگانی کنید باید در مقابل آب، رطوبت، آتش سوزی، آلودگی، آسیب و دسترسی غیرمجاز محافظت کند.

شرکت اوژن سیستم جهان با سابقه ی تولید 50 سال بایگانی ریلی و کمد بایگانی هوشمند توانسته است تمامی موارد مهم در حفظ و نگهداری اسناد و مدارک را برای شما به وجود آورده است.

 

6 فاکتور مهم در امنیت بایگانی اسناد

 

1- محیط (دما و تهویه)

اگر مجموعه های شکننده یا حساس را ذخیره می کنید، مهم است که بایگانی در یک اتاق خنک و کاملاً خشک و با دمای پایدار نگهداری شود. تغییر روزانه دما نباید بیش از 2± درجه سانتی گراد باشد. درجه حرارت بالا، رطوبت و تغییرات دما سرعت تغییرات شیمیایی و تخریب مواد ذخیره شده شما را افزایش می دهد. با رطوبت بالای 65٪ ، کپک به راحتی در مجموعه های شما پخش می شود. برای کنترل دما و رطوبت، اغلب سیستم تهویه نصب می شود. برای محافظت در برابر گرد و غبار و کپک زدن، مجاری تهویه و فیلتر در اتاق مورد نیاز است. هنگام انتخاب سیستم ذخیره سازی موبایل برقی، آنها "حالت تهویه" را فراهم می كنند، در زمان های از پیش تعیین شده سیستم "باز" می شود تا تهویه بهینه در همه راهروها فراهم شود.

 

2- جلوگیری از آتش سوزی

محل نگهدای اسناد و مدارک و بایگانی آن ها باید تا حد ممکن در برابر آتش ایمن باشد، برای این منظور نیاز است که به ایمنی در و پنجره ها توجه شود تا مقاومت لازم در برابر آتش را داشته باشند.

گزینه هایی برای مقاوم سازی دیوارها، کف و سقف محل نگهداری اسناد و مدارک در برابر آتش وجود دارد که برای اعمال آن ها می توان ویژگی های خاصی را به سیستم های بایگانی مورد استفاده اضافه کرد.

به عنوان مثال، در سیستم های الکتریکی متحرک و بایگانی ریلی هوشمند اگز زنگ هشدار دهنده خاموش شود، سیستم سیگنالی دریافت می کند تا دود ایجاد شده برای محافظت مجموعه اسناد به موقعیت خاصی هدایت شود.

 

 مطالعه نمایید: امنیت قفسه های فلزی و انبارها در مقابل آتش سوزی

 

3- آب

آب آسیب شدید و غیرقابل جبرانی به بایگانی می رساند. به همین منظور تمهیداتی در تاسیسات و لوله کشی اتاقی که اسناد و مدارک در آن نگهداری می شوند باید اندیشید.

به هیچ عنوان لوله کشی آب ساختمان از اتاق بایگانی عبور نکند، این لوله کشی می تواند شامل همه ی لوله های لوله کشی و لوله های آب گرمایش مرکزی باشد.

محل بایگانی نباید زیر مخازن آب، دیگ های بخار و لوله کشی قرار گیرد. قفسه بایگانی برای اینکه در مقابل رطوبت ایمن بماند باید آن  را به سقف و کف محکم کرد و هرگز مستقیما به دیوارهای خارجی ثابت نشود.

برای اینکه هوا در میان بایگانی های جریان داشته باشد و از نم و رطوبت در امان بمانند، سیستم های ذخیره سازی اسناد و مدارک باید 20 سانتی متر از دیوارها فاصله داشته باشند و پایین ترین قفسه به کار برده شده در کمد بایگانی باید 15 سانتی متر از سطح کف اتاق فاصله داشته باشد.

 امنیت در بایگانی اسناد


4- آلودگی نوری

 بایگانی باید حداقل در معرض نور خورشید و نور مصنوعی باشد. LED Lighting یکی از کم مصرف ترین منابع نوری است. یکی از مزایای نور LED این است که آنها هیچگونه اشعه ماورا بنفش یا مادون قرمز آزاد نمی کنند و در نتیجه می توانند عمر مجموعه ها را در مقایسه با منابع نور هالوژن با همان رنگ، دما و نور افزایش دهند.

 

5-  آلایندگی

اگر مجوعه اسناد مهم تاریخی دارید که ممکن است به راحتی آسیب ببینند، باید آن های در جعبه های بدون اسید قرار دهید. موادی مانند چوب اسید استیک باعث هر چه سریعتر خراب شدن بایگانی های می شوند.

مواردی گالوانیزه را هم می توانید استفاده کنید اما ما توصیه نمی کنیم. زمانی که لکه ای سفید و سیاهی بر روی آن های ایجاد شده است و سطح ناصافی را به وجود آورده است هرگز نبایذ از آن ها برای نگهدای کتاب ها تاریخی و اسناد مهم استفاده کنید، زیرا آسیب جدی به جلد کتاب وارد می کند.

بهترین گزینه برای نگهداری این نوع اسناد و مدارک استفاده از قفسه های فلزی باز است. قفسه های باز امکان گردش هوا را فراهم می سازند و همچنین امکان بازرسی و تمیز کردن بایگانی ها را آسان تر می کنند.


6- دسترسی غیرمجاز

برای اینکه از دسترسی غیر مجاز و سرقت اسناد و مدارک جلوگیری کنید، می توانید امکان دسترسی به ویژگی های امنیتی در سیستم های ذخیره سازی خود را افزایش دهید.

در سیستم های بایگانی متحرک می توانید ویژگی هایی مانند تشخیص حرکت و قفل داخلی را فعال کنید، همچنین سیستم های بایگانی الکتریکی می توانند به کد PIN  و برچسب RFID مجهز شوند.

  سیستم های الکترونیکی حرفه ای می توانند به سیستم های مدیریت اسناد متصل شوند و از طریق RFID می توانند از طریق ویژگی های باز و بسته شدن خودکار، بازیابی آسان مطالب بایگانی شده را تسهیل کنند. سیستم های کامل فقط برای تعداد کمی از افراد با شماره RFID یا PIN قابل دسترسی هستند یا می توانید فقط از یک راهرو برای محافظت اسناد از این ویژگی های بهره مند شوید.

 

علاوه بر این 6 فاکتور مهم ، موارد بیشتری وجود دارد که باید هنگام ایجاد یک اتاق بایگانی ایمن از جمله تاسیسات الکتریکی، حرکات بدون لرزش و غیره مورد توجه قرار گیرد. برای یافتن راه حل های ایده آل ذخیره سازی برای مکان خود، در هر مرحله از اجرا با ما تماس بگیرید. اجازه دهید متخصصان ما به شما کمک کنند!

 

منبع: www.ozhanco.com



نویسنده: شیدا عمادی

بازگشت به لیست
مشاوره رایگان و کارشناسی تخصصی