» مقالات » نگهداری اسناد » انواع کمد بایگانی اداری و کاربردهای آن

انواع کمد بایگانی اداری و کاربردهای آن

 انواع کمد اداری و کاربردهای آن

 

انواع کمد بایگانی اداری و کاربردهای آن

تقریباً همه دفاتر روزانه با حجم زیادی از اسناد و پرونده ها روبرو می شوند. این پرونده ها می توانند شامل اطلاعات مربوط به شرکت یا مشتری باشند که برای هر کسب و کاری مهم است. به همین دلیل، محافظت از این پرونده ها در از دست دادن، سرقت یا خسارت یک اولویت اصلی به حساب می آید. نکته خوب این است که با وجود گزینه های مناسب ذخیره سازی اداری این امر به راحتی قابل دستیابی می باشد.

یکی از بهترین نوع سیستم های ذخیره سازی پرونده های اداری، نگهداری آن ها در کمد بایگانی اداری است. این واحدهای ذخیره سازی می توانند تعدادی از کارکردهایی را انجام دهند که عملیات روزمره را تقویت کند. این امر باعث می شود كه شركت ها کمد بایگانی اداری را در دفتر خود نگهداری کنند.

 

کمد بایگانی اداری

  1.  بهترین مزیت یک کمد بایگانی اداری احتمالاً توانایی آن ها در نگهداری مقادیر زیاد پرونده ها بدون استفاده از فضای زیاد است.
  2.  داشتن کمد بایگانی اداری همچنین باعث می شود کارمندان دسته بندی و ذخیره پرونده ها، پوشه ها، زونکن ها و فایل باکس ها را انجام دهند. این امر بازیابی اطلاعات را برای کارکنان آسان تر کرده و بهره وری را افزایش می دهد.
  3.  داشتن کلیه پرونده ها و پوشه های لازم در یک مکان ذخیره شده می تواند باعث از بین رفتن اطلاعات شرکت یا آسیب دیدن محتوای پرونده ها شود.
  4.  شرکت ها همچنین می توانند با دریافت واحدهای ضد حریق، امنیت پرونده ها و پوشه های ذخیره شده در کمد بایگانی اداری را افزایش دهند.
  5.  کمدهای بایگانی اداری همچنین می توانند با انواع مختلفی از قفل ها همراه شوند تا امنیت اطلاعات محرمانه ذخیره شده در داخل آن ها افزایش یابد.

 

دو نوع کمد بایگانی اداری وجود دارد. کمد بایگانی افقی و کمد بایگانی عمودی. اگرچه ساختار این ها متفاوت است، اما مزایای یکسانی را ارائه می دهند. انتخاب بین این دو به اندازه و چیدمان فضای اداری بستگی دارد.

 

مهم نیست که در چه صنعتی هستید، این شانس وجود دارد که شرکت شما به فضای ذخیره ای احتیاج داشته باشد و در دنیای تجارت شروع به قرار دادن اسناد و پرونده های بیشتر به صورت آنلاین می کند، اما این بدان معنی نیست که آن ها هنوز از بین رفته اند. خوشبختانه، این روزها گزینه های مختلفی برای مدیران اداری و کارمندان وجود دارد تا اسناد خود را به شکلی که برای آن ها مناسب است، سازمان دهند.

 

انواع کمدهای بایگانی اداری 

 
  •  کمد بایگانی اداری پرونده های عمودی

کمد بایگانی اداری پرونده عمودی نام سیستم فایل استانداردی است که در بیشتر دفاتر مشاهده خواهید کرد. آنها به دلایلی در دفاتر سراسر دنیا جزء اصلی باقی مانده اند - به دلیل طراحی عمودی، محکم هستند و فضای بسیار کمی را اشغال می کنند. اگر در یک دفتر کوچکتر قرار دارید یا فضای محدودی دارید، ممکن است یک کمد بایگانی اداری پرونده عمودی یا فایل دوار برای شما مناسب باشد.

 

  •  کمد بایگانی اداری کشویی

کمد بایگانی اداری کشویی همانند کمد بایگانی اداری پرونده های عمودی یک نیاز مشابه را رفع می کنند، اما کمدهای بایگانی اداری کشویی بطور قابل توجهی گسترده تر هستند و در نتیجه فضای بیشتری را به خود اختصاص می دهند. اگر جایی برای یکی از این کمد بایگانی های اداری سبک دارید، آن ها یک سرمایه گذاری عالی هستند، زیرا می توانند بیش از دو برابر تعداد کمد بایگانی اداری عمودی سنتی را داشته باشند.

نکته مهم اینجاست که عرض آنها می تواند محل کار را در دفتر بیش تر اشغال کند. برای این کمد بایگانی اداری کشویی به فضای اختصاصی احتیاج خواهید داشت و تصمیم گیری در مورد خرید یک ست دیگر دشوار است. در عوض ، این یک روش عالی برای نگه داشتن پرونده های بیشتر، در مقایسه با جدا کردن پرونده ها در میان چندین کمد بایگانی اداری کوچکتر پرونده در کنار یگدیگر است.

 

در مورد ضرورت آشنایی با انواع سیستم های بایگانی بیشتر بدانید. 

 

  •  کمد بایگانی اداری پایه

آیا به چیزی کمی کوتاه تر نیاز دارید که بتواند در یک اتاقک، اتاق یا فضای اداری کوچک قرار بگیرد؟ پس یک کمد بایگانی اداری پرونده پایه ممکن است راه حلی باشد که به دنبال آن هستید. این کابینت ها برای قرار دادن در زیر یک میز ساخته می شوند ، که اغلب به عنوان بخشی از یک کمد بایگانی اداری تنظیم می شوند. گزینه های مختلف کشوهای برتر برای لوازم اداری را با زیر مجموعه های بزرگتر را ارائه می دهد.

 

  •  کمد بایگانی اداری فایل

کمد بایگانی اداری فایل غلتکی شبیه به کمد بایگانی اداری پرونده های پایه است، زیرا اندازه آن ها کوچکتر است و می توانند در زیر یک میز قرار گیرند، اما این ها روی چرخ ها هستند. پرونده ها را می توان به راحتی در اطراف دفتر جابجا کرد یا دوباره مرتب کرد و سر و سامان داد.

 

  •  کمد بایگانی اداری انبار

کمد بایگانی اداری انباری با قفسه های باز و گسترده ای ساخته شده اند تا طیف گسترده ای از وسایل را در امان نگه دارند. مدیران دفاتر بسته به محتوا می توانند این کمد بایگانی اداری را قفل یا باز نگه دارند. علاوه بر این، این موارد برای ذخیره سازی بسیار عالی هستند زیرا به راحتی می توان آن ها را متناسب با طیف گسترده ای از اندازه های شیء تنظیم کرد. می توانیم به محصولات برتر اوژن سیستم جهان همچون: بایگانی ریلی، بایگانی ریلی هوشمند، کمد بایگانی هوشمند و قفسه بایگانی گردشی هوشمند اشاره کنیم.

 

  •  کمد بایگانی اداری فایل های ضد حریق

در حالی که امیدواریم هرگز با مشکل آتش روبرو نشویم، اما همیشه این احتمال آتش سوزی وجود دارد. کمدهای بایگانی اداری پرونده ضد حریق، ضخیم تر و قوی تر ساخته شده اند تا در صورت بروز آتش سوزی یا سیل، اسناد موجود در داخل را محافظت کنند. برای مشاغل دارای اسناد حساس که امکان جایگزینی ندارند، کمد بایگانی اداری پرونده های ضد حریق یک ضرورت است.

 

 منبع: www.ozhanco.com

 

نویسنده: شیدا عمادی

بازگشت به لیست
مشاوره رایگان و کارشناسی تخصصی