در نظام حقوقي ايران تنظيم و ثبت اسناد رسمي بر عهده‌ي دفاتر اسناد رسمي قرار گرفته است. دفاتر اسناد رسمي: دفترخانه اسناد رسمي واحدهای وابسته به وزارت دادگستري است جهت تنظيم و ثبت اسناد رسمي طبق قوانين و مقررات موادي در آئين نامه دفاتر اسناد رسمي مصوب سال 1317 به بعضي از مفاد و مندرجات اسناد رسمي توجه نشان داده است.
درباره عملکرد بایگانی ریلی بیشتر بدانید.
در ماده 26 اين قانون نيز آمده كه در اسناد اجاره بايد در متن سند تصريح شود كه اگر بعد از گسستن عقد و يا پس از انقضاء مدت اجاره عين مورد اجاره تخليه نشود مالك بايد بهره بهاي زمان تصرف را بدهد. در مواد بعدي اين آئين نامه كه در خصوص معاملات غيرمنقول است، بيشتر شكل ظاهري اسناد مورد توجه قرار گرفته و قانونگذار به نحوي از مفاد اسناد صحبت نموده كه ظاهراً متوني مورد قبول همگان جهت ثبت اسناد، وجود داشته و آنگاه جزئيات مندرجات آن را توضيح داده است.
در مجموعه بخشنامه هاي ثبتي نيز گرچه گاهی از سوي قانونگذار اشاراتي به نحوه تنظيم اسناد صورت گرفته است، ولي تمامي موارد، ناظر به ذكر جزئيات و كم و زياد كردن الفاظ و يا رعايت بعضي از قوانين كلي است. تقريباً در هيچ يك از بخشنامه ها اشاره به انشاي سند به لحاظ نحوه تنظيم و اصول مندرج در آن نشده است. تنها در قانون مالك و مستأجر است كه در چندين بند، مواردي را مطرح و ذكر آنها را در اسناد اجاره نامه الزامي دانسته است.
درباره تفاوت کمد کتابخانه و کمد کتابخانه ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
در ماده 14 آئين نامه اجرايي قانون روابط موجر و مستأجر آمده است «دفاتر اسناد رسمي علاوه بر رعايت شرايط عمومي تنظيم اسناد اجاره مكلفند در سند اجاره اماكن تجاري با كاربري تجاري و… تصريح كنند كه عقد اجاره با سرقفلي يا بدون سرقفلي واقع شده است…»
همچنین مقاله محل مناسب بایگانی را مطالعه کنید.
عبارت شرايط عمومي تنظيم اسناد اجاره، ظاهراً همان حلقه مفقوده تنظيم اسناد رسمي است. نمونه‌هاي اسنادي كه مورد قبول ارباب فن قرار گرفته و آن را در ثبت معاملات خود پذيرفته اند. البته نكته در اينجاست كه در بررسي قوانين موجود اين شرايط عمومي، چندان روشن نيستند مگر آنكه آنها را عبارت از نام و نام خانوادگي و ساير مشخصات متعاملين و ديگر جزئياتي از اين دست بدانيم.
درباره کمد بایگانی مجری شرکت اوژن بیشتر بدانید.
در ماده پنج قانون روابط موجر و مستأجر مصوب سال 1362، قانونگذار در هفت بند مواردي را ذكر كرده است كه دفاتر اسناد رسمي مكلف هستند علاوه بر نكاتي كه به موجب قوانين و مقررات بايد رعايت شود، آنها را نيز در متن اسناد بگنجانند. اين ماده شايد مفصلترين توضيحي باشد كه قانونگذار در باب متن اسناد رسمي داشته است. اسناد اجاره فعلي، تمامي مندرجات اين ماده به همراه ساير شرايط عمومي اسناد اجاره نامه را در متن خود دارند. نمونه هاي موجود در دفاتر اسناد رسمي را كه بر پايه آنها معاملات و توافقات طرفين ضبط و ثبت مي گردد در سه عنوان كلي قابل بررسي است.
اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا