در چرخه ي فعالیت هاي سازمانی منابع انسانیمهمترین رکن فرآیند فعالیت یک سازمان محسوب میشود. هر سازمان و یا شرکتی بنا به نوع فعالیت و شیوه کاري خود در سطوح مختلف ناچار به مدیریت منابع انسانی است. منابع انسانی در هر سازمانی، شامل تمام کارکنان اعم از مدیران ، سرپرستان،کارشناسان،کارمندان و کارگران در سطوح مختلف شغلی است. روش هاي علمی ومتنوعی در طول سالیان گذشته و پس از ارائه نظریه مدیریت علمی توسط فردریک وینسلو تیلور در زمینه مدیریت منابع انسانی ارائه شده و هیچ سازمان بزرگ و کوچکی نیست که به اهمیت آن واقف نباشد.
درباره عملکرد بایگانی ریلی بیشتر بدانید.
از اینرو مدارك و اسناد مربوط یه منابع انسانی در هر سازمان به دلیل اهمیت آنها در مدیریت منابع انسانی بسیار حائز اهمیت است صرف نظر از اندازه سازمان وگستره فعایت سازمان، در تمام سازمان ها کارکنان و عوامل انسانی در زمان شروع به فعالیت و همکاري با سازمان متبوع برخی مدارك واسناد را در اختیار کارفرما قرار می دهند.تشکیل پرونده براي کارکنان در ادارات بزرگ و سازمان هاي دولتی و بسیاري از شرکت ها اغلب زیر نظر امور اداري انجام شده و از آن با عنوان (بایگانی کارگزینی یا بایگانی پرونده هاي پرسنلی نیز یاد می شود.) لازم به ذکر است که در بنگاههاي اقتصادي کوچک و متوسط بخش هاي حسابداري این کار را انجام می دهند.
درباره تفاوت کمد کتابخانه و کمد کتابخانه ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
روش هاي بایگانی پرونده پرسنلی
1. سنتی
روش بایگانی سنتی علی الخصوص در مورد پرونده هاي پرسنلی به میزان بسیار زیادي باعث کاهش بهره وري در روند کاري می گردد و همچنین استهلاك و آسیب پذیري به مرور زمان بسیار زیاد است و عدم دسترسی سریع و بی واسط مدیران سازمان به اسناد و دسترسی و جستجوي آنها بسیار زمان بر می باشد.
درباره کمد بایگانی کشویی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
2. الکترونیکی
هر چند به علت مشکلات قانونی نیاز به نگهداري اصل بسیاري از مدارك الزام آور است اما فناوري اطلاعات و روشهاي نوین آرشیو الکترونیک باعث گردید دیگر براي انجام امور روزمره نیازي به مراجعه به اصل اسناد نبوده و فقط در صورت لزوم و ارائه مدارك به مراجع قانونی به اصل اسناد رجوع کرد.
همچنین مقاله حفاظت و نگهداری مجموعه تمبر را مطالعه کنید.
موارد و مستنداتی که باید در پرونده پرسنلی بایگانی شود:
1. فرم هاي مرخصی و احکام وگزارشات ماموریت
2. احکام کارگزینی
3.قراردادهاي کار
4.تشویقات و پاداش ها
5.تنبیهات و غیبت ها
6.حوادث غیر مترقبه
7.مدارك مربوط به ایام بیماري
8.شرح وظایف کار
9.سایر موارد مرتبط با انجام وظایف
اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا
منبع: www.ozhanco.com