برای کسب اطمینان از صحت عملیات انبارداری و کشف تفاوت های احتمالی بین موجودی انبار و مقادیر مندرج در کارتهای انبار لازم است تا کنترل هایی بر روی موجودی ها اعمال گردد. این تفاوت ها ممکن است دارای علتهای متفاوتی باشد از جمله برخی از این دلایل عبارتند از :
اشتباهات در ثبت کارت های موجودی
عدم ثبت ورودی یا خروجی کالا
سوء استفاده در کارت های موجودی
کم و زیاد شدن سهوی ورودی و یا خروجی کالا به انبار
نکته: درباره انتخاب قفسه انبار مناسب خود بیشتر بدانید.
انبار گردانی
طبق دستورالعمل های مربوطه، یکبار و به طور کامل تمام کالاها و اقلام ذخیره شده در انبار، معمولا در انتهای سال محاسبه می شوند یا تحویل و تکامل بین انبارها و یا نیاز به تهیه صورتهای مالی موقت، یا …. در طول سال انجام می شود. همچنین اگر سیستم انبار مکانیسم شود، کد محصول و نوع انبار یک انبار تنها می تواند از سیستم چاپ و چاپ شود و با ارسال برچسب ها به کالاها، شمارش کالاها صورت می گیرد، همچنین با استفاده از نوار کد و کد خوان بارکد، اعمال اعمال جراحی امکان پذیر است.
برچسب انبارگردانی با پرفراژ به سه قسمت تقسیم شده است، به طوری که هر مرحله که شمارش می شود، قسمت اول از دو قسمت دیگر جدا می شود، نشان می دهد که محصول برای یک بار شمارش شده است و در انتهای شمارش همه کالاها و لیست موجودی را در صورت عدم تطابق مطابقت می دهد برای بار دوم شمارش می شود و نتیجه این شمارش نیز در بخش دوم درج و قسمت دوم نتیجه گیری می شود. اگر شمارش سوم ثابت شود، شمارش نهایی کالا در پایان لیست نهایی انجام می شود.
درباره تفاوت قفسه ایزی راک و قفسه ایزی راک ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
کنترل موجودی انبار
کنترل موجودی ها به دو صورت کنترل دائمی و انبارگردانی انجام می پذیرد. در کنترل دائمی انبار که عموماً بصورت شمارش و کنترل دائمی کالا و موجودی درطول سال می باشد. انباردارها یا افرادی که برای این منظور در نظر گرفته شده اند به طور مداوم ورود و خروج کالاها را با میزان آنها کارتها مطابقت داده و از بروزاختلافات احتمالی جلوگیری بعمل می آورند. این روش مزایای متعددی دارد از جمله اینکه جنبه پیشگیرانه داشته و ازبروز تفاوتها جلوگیری می کند. اطلاعات انبار در هرزمان به روز بوده و در دسترس می باشند و از آنجا که افراد مشخصی بطور مداوم کار شمارش را انجام می دهند و در این زمینه تخصص لازم را بدست آورده و کار کنترل با دقت خاصی انجام می شود. علاوه بر این تعطیلی یا وقفه ای نیز در فعالیت های موسسه بوجود نمی آید از آنجا که شمارش دائمی موجودی انبارها از یک طرف هزینه های زیادی برای سازمان بدنبال دارد و از طرف دیگر ممکن است باعث اختلاط وظایف صف و ستاده در انبار شده و یا زمینه سوء استفاده های احتمالی در امور انبار بوجود آید. لذا در اکثر سازمانها به جای کنترل دائمی موجودی انبارها، از روش انبارگردانی برای نظارت بر امور انبار بهره می گیرند.
انبار گردانی عبارت است از کنترل فیزیکی انبار و شمارش کالاهای موجود در انبار و تطبیق آنها با کارتهای انبار و دفاتر حسابداری در مقاطع زمانی مشخص
انبارگردانی یکی ازرایج ترین و در عین حال دقیق ترین روش های کنترل موجودی های انبار است. در این شیوه تعداد کل اجناس سالم، معیوب، خسارت دیده، غیر قابل مصرف، ورودی و خروجی شناسایی و مشخص می گردند همچنین انبارگردانی موجب تسهیل در شناسایی و تفکیک موجودی های کم گردش و یا راکد می شود.
درباره تفاوت راک پالت و راک پالت اتوماتیک شرکت اوژن بیشتر بدانید.
آشنایی با مفاهیم کنترل موجودی کالا و اهمیت آن در مدیریت کسب و کار
انبارگردانی معمولاً یک یا دو بار در سال و در ایام تعطیل یا کم کاری سازمان (انبارها) انجام می شود. برای انبارگردانی گروهی از بازرسان (شامل افراد مورد اعتمادی از داخل و یا خارج سازمان) اقدام به انبارگردانی و موجودی گیری و شمارش کالاها می کنند. لازم به ذکر است که در انبار گردانی مسئولین انبار فقط محل کالا و اطلاعات لازم را در اختیار گروه بررسی کننده می گذارند و نباید در امر شمارش و انبارگردانی مداخله کنند.
محصولات و مواد موجود در کارخانه، چه تولیدی و چه غیر تولید، می تواند به شرح زیر تقسیم شود:
مواد اولیه یا مواد خام: این مواد برای تولید محصولات استفاده می شود.
محصولات در حال پیشرفت: شامل دستمزد و هزینه های نامناسب و هزینه های سربار.
کالای تولید شده: گفته می شود کالایی است که به لحاظ تولید و به بازار عرضه شده است.
کالاهای خریداری شده برای فروش: این سری از اقلام شامل مواردی است که بدون هیچ تغییری عرضه می شوند و به صورت موقت در انبارها ذخیره می شوند.
مواد مصرفی: تولید غیر مستقیم موثر مانند: روغن، روغن، لوازم و غیره
محصولات ضایعات: مقالاتی که تخفیف و غیر قابل استفاده هستند، معمولا در مزایده یا تعمیر می شوند.
همچنین مقاله اهداف و مزایای سیستم نرم افزاری انبار را مطالعه کنید.
مراحل و اقدامات لازم جهت انبارگردانی یک انبار به شرح زیر می باشند:
مرتب کردن انبار: قبل از آنکه انبارگردانی شروع گردد لازم است تا موجودی های انبار به نحو شایسته ای از سوی انباردارها مرتب گردد. مرتب کردن انبارها شامل چیدن کالاها در مکان های قابل رویت، دسته بندی کالاها و تفکیک طبقات و انواع مختلف کالاها، تفکیک کالاهای امانی ضایعات و جداکردن سایر اقلامی که به نوعی باید از اقلام دیگر متمایز شده و بطور جداگانه ای شمارش شوند.
تهیه برگ های فهرست برداری: به منظور تسهیل در شمارش و جمع آوری اطلاعات مربوط به موجودی، برگه هایی که به منظور فهرست برداری و ثبت نتایج شمارش اقلام موجودی های انبار در نظرگرفته شده، بر روی قفسه های مربوط به هر قلم از کالاها الصاق می گردند. الصاق برگه های مذکور بر روی قفسه ها مانع دوباره کاری و شمارش تکراری کالاها و نیز باعث تسریع در جمع بندی اطلاعات می گردند ( تگ انبارگردانی)
به روز کردن اطلاعات مربوط به موجودی: قبل از شمارش باید کلیه گردشهای موجودی و ورود و خروج کالا در کارتهای انبار ثبت شده و مقدارقطعی و نهایی کالا درمانده کارتها آورده شود (برگ موجودی کالا)
تقسیم کالا و تعیین وظایف گروه های انبارگردان: برای اثربخش کردن فعالیت های شمارش باید وظیفه شمارش موجودی های مختلف را بین تیم های انبارگردانی تقسیم کرده و هر تیم را به شمارش یک بخش از کارها مأمور نمود. تیم های مذکور متشکل از چند نفر بعنوان شمارش گر، حسابدار و ارزیاب می باشد ( ثبات، شمارشگر)
ثبت اطلاعات بر روی برگه های فهرست برداری: پس از شمارش و کنترل هر قلم از کالاها آمار آن در برگه های فهرست برداری الصاق شده بر آن ثبت می شود. پس از ثبت اطلاعات مربوط به هر قلم برگه های فهرست برداری مربوطه از سوی شمارش گر و ثبات و تیم بازرسی کننده امضاء می گردد.
تطبیق اطلاعات شمارش با اطلاعات کارت انبار و کاردکس: مانده محاسبه شده در کارتهای انبار باید با تعداد کالای شمارش شده مطابقت داده شود. در صورت عدم مغایرت بین موجودی کالای شمارش شده و مانده کارت انبار صحت فعالیت های مربوطه تأیید و به مسئولین مربوطه اعلام گردد.
درباره تفاوت قفسه بالکن و قفسه ریلی انبار و قفسه الکتریکی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
اگر بین مانده کارت ها و موجودی شمارش شده، مغایرتی وجود داشته باشد، باید بررسی بیشتری صورت بگیرد تا علت مغایرت مشخص گردد. مغایرت مذکور ممکن است به دلیل اشتباه در ثبت، اشتباه در شمارش و ورود و خروج و یا سوء استفاده های احتمالی باشد.
اصلاح اطلاعات کارتهای انبار: با مشخص شدن علت مغایرت های احتمالی و پس از مشخص شدن تعداد واقعی موجودی کالا، کارت های انبار متناسب با کالاهای موجود در انبار، اصلاح و اطلاعات آن به روز گردد تا مانده موجود در حسابهای انبار و کاردکس، آمار واقعی و قابل برنامه ریزی باشند. این کار در دانشگاه علوم پزشکی با ارائه لیست های کسر و اضافه و نهایی کردن آنها در مدیریت امور مالی با حضور فیزیکی همکاران انبار و حسابداری در زمان مربوطه انجام می گردد.
اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا
منبع: اوژن سیستم جهان
www.ozhanco.com