رئيس دفتر يا دبير خانه
معاون يا دستيار رئيس دفتر يا دبير خانه
مسئول ثبت نامه ها يا دفاتر ثبت وصدور نامه ها
مسئول جمع آوري و توزيع نامه ها
درباره عملکرد بایگانی ریلی بیشتر بدانید.
فرم كنترل نامه:
مشخصات نامه هاي ارسالي وكليه واحدهاي مربوطه را همراه با مهلت اقدام براي گيرندگان مشخص مي نمايد.
درباره تفاوت قفسه بایگانی و قفسه بایگانی ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
كد گذاري نامه:
براي تسهيل كار متصديان تعيين مسير گردش نامه، بايد كليه واحدهاي داراي كد شناسايي باشند تا به وسيله كد گذاري امر شناسايي و توزيع نامه ها آسانتر صورت پذ يرد.
درباره تفاوت قفسه کتابخانه و قفسه کتابخانه ریلی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
انواع دفاتر مديريت امور دفتري:
دفتر ثبت وارده و صادره
دفتر اندكس دبيرخانه
دفتر راهنماي الفبايي
دفتر اندكس شماره اي
دفتر ارسال ورسيد نامه ها
انواع فرمهاي مديريت امور دفتري:
فرم در خواست پرونده
فرم جانشين پرونده
فرم ارجاع نامه
فرايند كنترل نامه ها:
اين فرايند براي ثبت نامه هاي وارده و صادره همچنين تعيين محل آنها اعمال مي شود.
همچنین مقاله تاریخچه آرشیو در جهان را مطالعه کنید.
روشهاي كنترل:
كنترل تك فرمي
كنترل از طريق فرم ارسال نامه ها
كنترل از طريق دفتر رسيد نامه ها
كنترل از طريق دفتر ثبت وارده و صادره نامه ها
ارزشيابي اسناد :
تشخيص ارزش اسناد (اداري و آرشيوي) را از اوراق زائد ارزشيابي م يگويند. اوراقي كه فاقد ارزشهاي اوليه و ثانويهباشند اوراق زائد هستند.
درباره کمد کشویی بایگانی شرکت اوژن بیشتر بدانید.
انواع ارزشيابي :
ارزشيابي اداري : با توجه به قوانين و مقررات و دستورالعملها و ضوابط حاكم بر دستگاه ايجاد كننده سند ارزش اسنادداراي و مدت زمان اعتبار آن (جدول زماني) مشخص مي شود.
ارزشيابي آرشيوي :
با توحه به محتواي اسناد در زمينه هاي سياسي، فرهنگي، اقتصادي، قضايي، نظامي، اجتماعي و… و نياز پژوهشگران اسناد ارزشيابي مي شوند.
اوژن ، کیمیاگر فضا در دنیای بایگانی اسناد و انبار کالا
منبع: www.ozhanco.com